E-Mail-Postfächer unter einem Dach archivieren

Mit Mailstore Home können Sie ein zentrales Archiv anlegen. Weiterer Vorteil: Das Programm samt Mail-Archiv lässt sich auf einem USB-Stift einrichten und ist so überall verfügbar.

Mailstore installieren: Verbinden Sie einen USB-Speicherstift mit dem PC. Starten Sie dann die Installation des Programms aus dem Internet. Sobald die Abfrage „Wo soll MailStore Home installiert werden?“ erscheint, klicken Sie auf den Eintrag des Speicherstifts, dann auf „Installieren“ und am Ende der Installation auf „Fertigstellen“. Mailstore Home startet dann automatisch. Später rufen Sie das Programm per Doppelklick auf die Datei „MailStoreHomePortable“ im Ordner „Mail-Store Home“ auf dem Speicherstift auf oder über eine Verknüpfung auf der Windows-Oberfläche (siehe weiter unten).

Postfach-Profile anlegen: Um den Inhalt Ihrer Postfächer einzulesen, klicken Sie auf der Startseite auf „E-Mails archivieren“. Nachrichten von einem Online-Postfach importieren Sie nach einem Klick auf „Start“. Danach geben Sie Ihre „E-Mail-Adresse“ und das „Kennwort“ ein. Sollte Mailstore Home die Einstellungen des E-Mail-Kontos nicht selbst erkennen, bestätigen Sie die entsprechende Meldung mit „OK“. Im dann erweiterten Fenster genügt oft schon die Angabe der Serveradresse im Feld „Servername“, etwa imap.1und1.de.

Alle notwendigen Angaben erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Dienstleister. Bestätigen Sie die Eingaben mit „OK“. Neben Online-E-Mail-Konten können Sie auch Profile für die E-Mail-Übernahme aus Windows-E-Mail-Programmen wie Outlook oder Mozilla Thunderbird anlegen. Klicken Sie dazu in der Rubrik „E-Mail-Programme“ auf den Namen Ihres E-Mail-Programms. Um etwa Nachrichten aus Windows Mail zu übernehmen, klicken Sie in der Rubrik „E-Mail-Dateien“ auf „Verzeichnis“ und geben den Speicherordner an, bevor Sie mit „Weiter“ den Import beginnen.

Geheime Funktionen in Google Mail

Nachrichten einlesen: Wenn Sie die Profile für Ihre verschiedenen Postfächer angelegt haben, markieren Sie sie, indem Sie die Taste Strg gedrückt halten und die verschiedenen Profilnamen anklicken. Danach klicken Sie auf „Starten“. Das Einlesen der E-Mails dauert je nach Größe und Anzahl der Postfachordner von wenigen Minuten bis zu einigen Stunden.

Verknüpfung anlegen: Im Fenster, in dem Sie die Profile erstellen, können Sie auch Verknüpfungen für den Schnellstart von Mailstore Home über die Windows-Oberfläche anlegen. Dazu markieren Sie das gewünschte Profil und klicken dann auf „Verknüpfung auf Desktop“. Ein Doppelklick auf das Symbol startet später die Archivierung des Postfachinhalts.

Archiv durchsuchen: Nachdem die E-Mails aus verschiedenen Postfächern eingelesen wurden, können Sie sie durchsuchen. Geben Sie dazu oben in der Navigationsleiste im Feld „Schnellsuche im Archiv“ die Suchbegriffe ein, und klicken Sie auf „Suchen“. Rechts neben der Spalte werden dann die Fundstellen aufgeführt. Detailliertere Suchoptionen finden Sie nach einem Klick auf „E-Mails suchen“. Dann lassen sich etwa mit einem Klick auf „Suchordner erstellen“ Unterordner für das Suchergebnis anlegen.