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Formatierte Nachrichten senden

17.06.2009 | 10:31 Uhr |

Alle Mailprogramme können Nachrichten mit HTML-Formatierungen senden. Aber nicht alle zeigen Nachrichten standardmäßig so an: Die Texte wirken dann unprofessionell.

Tipp: Wie Ihre Mails beim Empfänger immer gut aussehen, egal, ob er HTML anzeigen lässt oder nicht, zeigt wir Ihnen nachfolgend.

Schritt 1 :
HTML einschalten: Ob Ihr Programm HTML-Mails versendet, erkennen Sie daran, dass der Editor beim Verfassen eine Toolbar zum Formatieren von Text anzeigt. Ist das nicht der Fall, müssen Sie diese Funktion zunächst einschalten.
Outlook Express/Windows Mail/Windows Live Mail: Klicken Sie auf den Menüpunkt „Extras, Optionen“, und stellen Sie auf der Registerkarte „Senden“ das Format für das Senden vom Mails auf „HTML“ ein.
Thunderbird: Hier schalten Sie die HTML-Formatierung für jedes Mailkonto einzeln ein. Rufen Sie den Menüpunkt „Extras, Konten“ auf, und gehen Sie für jedes Konto in den Abschnitt „Verfassen & Adressieren“. Hier aktivieren Sie jeweils die Option „Nachrichten im HTML-Format verfassen“.

Schritt 2:
Alternative Text-Version mitschicken: Bei vielen Mailprogrammen, etwa Outlook Express und Windows Mail, werden eingehende Mails standardmäßig als reiner Text angezeigt, um die Phishing-Gefahr zu reduzieren. Die in Text umgewandelten Mails sehen zuweilen – wegen der Formatierungsüberbleibsel – recht hässlich aus. Outlook Express und Windows Mail versenden daher mit jeder HTML-Mail eine alternative Textversion gleichen Inhalts für Nur-Text-Empfänger.
Zwei Versionen auch bei Thunderbird: Um zu jeder HTML-Mail eine Reintext-Alternative mitzuschicken, sagen Sie Thunderbird einfach, dass jeder Empfänger Reintext bevorzugt. Das tun Sie über den Menüpunkt „Extras, Einstellungen“ im Abschnitt „Verfassen“ auf der Registerkarte „Allgemein“ hinter der Schaltfläche „Sende-Optionen“. Gehen Sie hier auf die Registerkarte „Reintext-Domains“, klicken Sie auf „Hinzufügen“, und geben Sie als Domain „*.*“ ein. Außerdem stellen Sie die Option „Fragen, wie gesendet werden soll“ auf „Nachrichten als Reintext und HTML senden“.

Schritt 3:
HTML-Signatur erstellen: Weder Thunderbird noch die Microsoft-Mailprogramme bieten eine direkte Möglichkeit, eine formatierte Signatur zu erstellen. Über einen Trick erlauben Ihnen die Mailprogramme aber dennoch, die Schlussformel zu verfassen. Beginnen Sie einfach eine neue Mail, und entwerfen Sie in deren Textbereich die Signatur. Einen Adressaten oder einen Betreff müssen Sie nicht angeben.
Wenn Sie zufrieden mit Ihrem Werk sind, senden Sie die Mail nicht ab, sondern speichern sie. Das geht in Outlook Express und Windows Mail über den Menüpunkt „Datei, Speichern unter“ beziehungsweise in Thunderbird unter „Datei, Speichern als, Datei“, wobei Sie als Dateityp statt „*.eml“ jeweils „*.html“ festlegen. Diese Datei können Sie nun als Signatur einbinden. In Outlook Express und Windows Mail finden Sie die entsprechende Option unter „Extras, Einstellungen“ auf der Registerkarte „Signaturen“. Hier klicken Sie auf „Neu“ und geben unter „Datei“ die HTML-Datei an. In Thunderbird haben Sie eine Signatur pro Konto, die Sie jeweils unter „Extras, Konten“ angeben.

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