Office-Zwischenablage richtig nutzen

Microsoft Office hat aber eine Erweiterung der Zwischenablage an Bord, die bis zu 24 Elemente gleichzeitig speichert.

Office-Zwischenablage aktivieren:
In Office 2010 kann die Office-Zwischenablage direkt über das Menüband geöffnet werden. Im Menüband „Start“, das sie mit einem Klick auf den gleichnamigen Registerreiter öffnen, finden Sie die Rubrik „Zwischenablage“. Klicken Sie dort auf den kleinen, schrägen Pfeil am unteren Rand. Daraufhin öffnet sich eine Spalte, in der sämtliche Elemente gelistet werden, die Sie in der Zwischenablage sammeln.

Elemente kopieren:
Sobald die Office-Zwischenablage aktiv ist, können Sie sie füllen, indem Sie etwa eine Textpassage markieren und entweder die Taste Strg zusammen mit der Taste C drücken oder den Menübefehl „Kopieren“ anklicken. Das Element wird dann in die Zwischenablage übernommen.

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Element einfügen:
Über die Zwischenablagen-Spalte lassen sich Elemente der Office-Zwischenablage in beliebiger Folge in Office-Anwendungen einfügen. So können Sie ein Zitat, das Sie einer Internetseite entnommen haben, später in ein Dokument einfügen, auch wenn zwischenzeitlich andere Passagen kopiert wurden. Um Elemente gezielt einzufügen, positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, an der die Kopie erscheinen soll. Klicken Sie dann in der Zwischenablage-Spalte auf das Element, das Sie einfügen wollen. Es erscheint danach an der aktuellen Position der Einfügemarke.

Elemente löschen:
Wenn Sie denn Mauszeiger über ein Element der Zwischenablage-Spalte führen, sehen Sie rechts neben ihm ein Pfeilfeld. Wenn Sie diesen Pfeil anklicken, können Sie das markierte Element löschen und so gezielt Platz für Neues schaffen. Um alle Elemente in der Zwischenablage zu löschen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Alle löschen“ über der Zwischenablage-Liste.

Wenn Sie die Elemente der Zwischenablage vorher sichern wollen, gehen Sie so vor: Öffnen Sie in Word ein neues Dokument, und klicken Sie am Kopf der Spalte auf „Alle einfügen“. Dann findet sich die Sammlung – in umgekehrter Reihenfolge – im aktuellen Dokument. Wenn Sie dieses speichern, können Sie die Elemente später wieder verwenden.

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Anzeige der Zwischenablage ändern:
Für den optimalen Einsatz der Zwischenablage sollten Sie die Anzeige-Optionen konfigurieren. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Optionen“ am Ende der Zwischenablage-Spalte. Da die geöffnete Office-Zwischenablage viel Platz auf dem Bildschirm beansprucht, sollten Sie die Einstellungen „Office-Zwischenablage automatisch anzeigen“ und „Office-Zwischenablage anzeigen, wenn Strg+C zweimal betätigt wurde“ ausschalten.

Setzen Sie stattdessen ein Häkchen vor „Sammeln ohne Anzeigen der Office-Zwischenablage“. Überflüssig ist in der Regel auch die Option „Office-Zwischenablagesymbol auf der Taskleiste anzeigen“. Hingegen bleiben Sie über die aktuellen Kopiervorgänge auf dem Laufenden, wenn Sie „Bei Kopieren Staus bei Aufgabenbereich anzeigen“ markieren. Wenn diese Option angeschaltet ist, setzt Sie das Infofeld der Windows-Leiste mit der Meldung „Element wurde der Sammlung hinzugefügt“ in Kenntnis, sobald ein Kopiervorgang erfolgreich war. Falls Sie einmal etwas kopieren, was sich nicht für die Office-Zwischenablage eignet – beispielsweise eine Datei – erscheint in der Info-Sprechblase: „Element nicht gesammelt: Format nicht unterstützt von Office-Zwischenablage“.

Wenn Sie fertig sind, können Sie die Office-Zwischenablage mit einem Klick auf das Schließkreuz am oberen Rand der Spalte wieder ausblenden.