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Globaldokument mit Vorlagen erstellen

03.08.2015 | 14:31 Uhr |

In Globaldokumenten lassen sich mehrere, einzelne Textdokumente zusammenführen.

Dieser Dokumenttyp kommt vor allem bei umfangreichen wissenschaftlichen Arbeiten, langen Berichten oder Büchern zum Einsatz. Auch hier könnte man mit nur einer Datei auskommen. Zahlreiche Abbildungen und Tabellen führen jedoch zu sehr großen Dokumenten, die das Programm verlangsamen. Außerdem steigt bei großen und komplexen Dateien die Gefahr von Defekten und damit des Verlusts der Arbeit. Bei Globaldokumenten ist das Risiko des Datenverlustes geringer. Zudem ist es einfacher, einzelne Kapitel anderen Personen zur Bearbeitung zu überlassen und trotzdem für eine einheitliche Formatierung zu sorgen.

Dieses Programm brauchen Sie: LibreOffice , kostenlos, für XP, Vista, Windows 7 und 8.

Im Prinzip beherrscht LibreOffice Globaldokumente schon länger. In der Version 4.4.1 ist jetzt eine neue Funktion für Globaldokument-Dokumentvorlagen hinzugekommen. Damit lassen sich neue Globaldokumente schnell auf Grundlage einer Vorlage erstellen. Und so nutzen Sie sie.

Erstellen Sie zuerst eine neue Dokumentvorlage mit allen erforderlichen Zeichen und Absatzvorlagen. Dazu erstellen Sie ein neues, leeres Writer-Dokument, beispielsweise über „Datei -> Neu -> Textdokument“. Geben Sie für eine einfache Vorlage eine Überschrift und etwas Texte ein. Die Überschrift formatieren Sie über die Auswahlliste links oben als „Überschrift1“, den Text als „Textkörper“.

Sollte die Seitenleiste nicht sichtbar sein, blenden Sie sie über „Ansicht -> Seitenleiste“ ein. Klicken Sie auf das „T“-Symbol („Formatvorlagen“). Stellen Sie in der Auswahlliste am unteren Fensterrand „Verwendete Vorlagen“ ein. Klicken Sie „Überschrift 1“ mit der rechten Maustaste an und gehen Sie im Kontextmenü auf „Ändern“. Stellen Sie die gewünschten Formatierungen beispielsweise für Schriftart und Schriftgröße sowie Einzüge und Abstände ein. Klicken Sie auf „OK“, um die Änderungen zu speichern. Entsprechend verfahren Sie auch mit allen anderen Formatvorlagen, die Sie in Ihren Dokumenten verwenden wollen. Passen Sie auch die Seiten-, Rahmen- und Listenvorlagen an oder erstellen Sie neue.

Nun gehen Sie auf „Datei -> Dokumentvorlage -> Als Vorlage speichern“. Per Klick auf „Neuer Ordner“ können Sie Verzeichnisse anlegen, in denen Sie Ihre Dokumentvorlagen organisieren. Wählen Sie den gewünschten Ordner per Doppelklick aus und klicken Sie auf „Speichern“. Vergeben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung für die Dokumentvorlage und bestätigen Sie mit „OK“. Schließen Sie das noch geöffnete Dokument. Sie können es speichern, wenn Sie es später noch verwenden wollen. Führen Sie in Zukunft Änderungen nur in dieser Dokumentvorlage durch. Diese wirken sich dann sofort auf das Globaldokument und alle Teildokumente aus. Verzichten Sie auf direkte Formatierungen über die Symbolleiste.

Klicken Sie im Menü auf „Datei -> Neu -> Vorlagen“. Wählen Sie die zuvor erstellte Vorlage per Doppelklick aus. Gehen Sie auf „Datei -> Senden -> Globaldokument erzeugen“ und erstellen Sie über „Neuer Ordnern“ einen eigenen Ordner für das Projekt. Dazu tippen Sie einen Dateinamen für das Globaldokument ein und klicken Sie auf „Speichern“. Sie können jetzt Änderungen im Globaldokument vornehmen und beispielsweise über „Extras -> Kapitelnummerierung“ eine Nummerierungsart für die Kapitelüberschriften beziehungsweise das Inhaltsverzeichnis festlegen. Danach gehen Sie auf „Datei -> Dokumentvorlage -> Als Vorlage speichern“ und speichern das Globaldokument als Vorlage. Diese Funktion ist in LibreOffice 4.4.1 neu hinzugekommen. Wie bei anderen Dokumenten auch, lässt sich jetzt über „Datei -> Neu -> Vorlagen“ ein neues Globaldokument auf Basis dieser Vorlage erstellen.

Stellen Sie im Globaldukument über "Extras -> Kapitelnummerierung" das gewünschte Nummernformat ein. Auch das Inhaltsverzeichnis wird dann formatiert.
Vergrößern Stellen Sie im Globaldukument über "Extras -> Kapitelnummerierung" das gewünschte Nummernformat ein. Auch das Inhaltsverzeichnis wird dann formatiert.

Erstellen Sie weitere Dokumente für das Inhaltsverzeichnis und die einzelnen Kapitel über „Datei -> Neu -> Vorlagen“. Verwenden Sie dabei immer die gleiche Dokumentvorlage wie schon für das Globaldokument. Speichern Sie jedes Dokument unter einem aussagekräftigen Namen wie „Inhalt“, „Kapitel_01“ und „Kapitel_02“.

Kehren Sie zum Globaldokument zurück und öffnen Sie über die Taste F5 den Navigator. Wenn Sie eine Liste sehen, die mit „Überschrift“ beginnt, klicken Sie links oben auf das Symbol für „Umschalten“. Rufen Sie mit einem rechten Mausklick das Kontextmenü des ersten Eintrags aus und wählen Sie „Einfügen -> Datei“. Klicken Sie eins der soeben erstellten Dokumente an. Bei gedrückter Strg-Taste ist auch einen Mehrfachauswahl möglich. Klicken Sie auf „Öffnen“. Per Drag & Drop bringen Sie die Einträge in der Liste in die richtige Reihenfolge.

Noch sind die Unterdokumente im Globaldokument schreibgeschützt geöffnet. Um ein Dokument zu bearbeiten, öffnen Sie es per Doppelklick auf den Dateinamen im Navigator. Wählen Sie beispielsweise die Datei für das Inhaltsverzeichnis. Fügen Sie über „Einfügen -> Verzeichnisse -> Verzeichnisse“ das Feld für das Inhaltsverzeichnis ein. Setzen Sie die gewünschten Optionen, klicken Sie auf „OK“, speichern und schließen Sie die Datei. Im Globaldokument navigieren Sie zur Seite mit dem Inhaltsverzeichnis und gehen im Kontextmenü auf „Verzeichnis aktualisieren“. LibreOffice füllt dann automatisch den Inhalt entsprechend der gewählten Kapitelnummerierung und der Überschriften in den Dokumenten. Im Navigator können Sie die Ansicht per Klick auf das Symbol „Umschalten“ jederzeit ändern. Wie bei herkömmlichen Dokumenten auch, gelangen Sie per Doppelklick etwa auf Überschriften, Bilder, Tabellen oder Verzeichnisse schnell zum gewünschten Abschnitt.

Nach abschließender Bearbeitung führen Sie die Dateien des Globaldokuments in einer einzelnen Datei zusammen. Gehen Sie auf „Datei -> Exportieren“, vergeben Sie einen Dateinamen und klicken Sie auf „Speichern“. Öffnen Sie die exportierte Datei und gehen Sie auf „Format -> Bereiche“. Wählen Sie unter „Bereich“ alle Einträge bei gedrückter Strg-Taste aus. Entfernen Sie die Häkchen vor „Verknüpfung“ und „Geschützt“

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