Dokumente im Internet gemeinsam bearbeiten

Im Internet lässt sich weltweit mit anderen zusammenarbeiten. Google Drive bietet im Zusammenspiel mit Google Docs die Möglichkeit, Dokumente nicht nur im Browser zu bearbeiten, sondern auch die Dateien im Internet zentral zu speichern und für andere freizugeben.

Anmelden: Um die Software von Google zur Zusammenarbeit zu nutzen, öffnen Sie die Suchmaschinenseite und klicken in der Kopfzeile der Seite auf „Drive“, wenn Sie mit Ihrem Benutzerkonto angemeldet sind. Ansonsten klicken Sie auf „Docs“ und melden sich mit Ihrem Google-Konto an. Sollten Sie noch kein Konto haben, klicken Sie auf „Registrieren“, denn die Einrichtung eines Nutzerkontos ist Voraussetzung für die Zusammenarbeit mit Google. Nachdem Sie sich angemeldet haben, ist es möglich, Google Drive zu aktivieren. Klicken Sie hierfür oben im Fenster auf „Jetzt mit 5 GB kostenlosem Speicherplatz loslegen“. Nun können Sie mit einem Klick auf „Erstellen“ die Art des Dokuments bestimmen, das angelegt werden soll, beispielsweise ein „Textdokument“, eine „Präsentation“ oder eine „Tabelle“.

Bearbeiten: Als Nächstes nehmen Sie wie gewohnt Eingaben vor. Zwar reicht der Funktionsumfang von Google Docs nicht an Microsoft Office heran, doch genügt er allemal, um übersichtlich gestaltete Dokumente, Präsentationen und Tabellen zu erstellen. Gespeichert werden Ihre Eingaben automatisch. Um anderen Anwendern die Möglichkeit zu bieten, an Dokumenten, Präsentationen oder Tabellen mitzuarbeiten oder Kommentare anzumerken, klicken Sie auf „Datei ➞ Freigeben“. Geben Sie im geöffneten Dialogfenster im Feld „Personen hinzufügen“ die E-Mail-Adressen der Personen ein, die mitarbeiten sollen.

In der Auswahlliste neben dem Personenfeld legen Sie mit einem Klick auf „Darf bearbeiten“ fest, ob die genannten Anwender tatsächlich Änderungen vornehmen oder das Dokument nur kommentieren beziehungsweise lediglich anzeigen dürfen. Auf jeden Fall sollten Sie mit einem Klick „Kopie an mich senden“ markieren, da dies hilft, die Übersicht zu bewahren. Anschließend schicken Sie die Benachrichtigung per Klick auf „Freigeben und speichern“ ab. Sie können nun auf die gleiche Weise weitere Anwender einladen und ihnen hierbei andere Bearbeitungsrechte einräumen. Mit einem Klick auf „Fertig“ schließen Sie die Freigabe ab.

Mit Google Drive und Google Docs in die Cloud

Zusammenarbeiten: Mehrere Anwender können nach der Freigabe parallel am gleichen Dokument arbeiten. Sie sehen, wo ein anderer Eingaben vornimmt, da die Aktivitäten jeweils durch farbige Markierungen und Nutzernamen angezeigt werden. Welche Anwender gerade von der Zusammenarbeit Gebrauch machen, erkennen Sie rechts über dem Dokument in Form von Farbfeldern. Um wen es sich hierbei handelt, zeigt sich, sobald der Mauszeiger über einem der Statusfelder ruht. Um in direkten Austausch mit anderen Nutzern zu treten, genügt es, eines der Farbfelder anzuklicken, wodurch eine ChatSpalte geöffnet wird, an deren unterem Ende sich Nachrichten eintippen und mit einem Druck auf die Enter-Taste versenden lassen.

So sehen Sie nicht nur direkt, was andere im Text ändern, sondern können auch gleich kundtun, was Sie davon halten. Eine chronologische Übersicht über die bislang vorgenommenen Änderungen erhalten Sie mithilfe des Befehls „Datei ➞ Überarbeitungsverlauf anzeigen“. In der danach eingeblendeten Überarbeitungsspalte lassen sich nicht nur die verschiedenen Änderungen per Mausklick farbig visualisieren, sondern auf Wunsch auch ältere Versionen durch Klicken auf „Überarbeitung wiederherstellen“ regenerieren. Weiter zurück in die Vergangenheit reicht die Überarbeitungsfunktion, wenn Sie in der Chronikspalte auf „Detaillierte Überarbeitungen anzeigen“ klicken.