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Excel 97/2000/XP: Spalten nachträglich teilen

12.11.2003 | 10:42 Uhr |

Sie haben eine umfangreiche Excel-Tabelle mit Personendaten. Die Namen habe Sie in der Form "Nachname, Vorname" jeweils in eine Zelle eingetragen - und auch das nicht einheitlich. Diese Form erweist sich als unpraktisch beim Sortieren oder Filtern. Wie können Sie Nachnamen und Vornamen trennen und in eigenen Spalten unterbringen, ohne dass Sie die umfangreiche Tabelle dafür manuell umschreiben muss? PC-WELT erklärt es Ihnen.

Anforderung

Fortgeschrittener

Zeitaufwand

Mittel

Problem:

Sie haben eine umfangreiche Excel-Tabelle mit Personendaten. Die Namen habe Sie in der Form "Nachname, Vorname" jeweils in eine Zelle eingetragen - und auch das nicht einheitlich. Diese Form erweist sich als unpraktisch beim Sortieren oder Filtern. Wie können Sie Nachnamen und Vornamen trennen und in eigenen Spalten unterbringen, ohne dass Sie die umfangreiche Tabelle dafür manuell umschreiben muss?

Lösung:

Erste Anlaufstelle für solche Fälle ist der Excel-Assistent unter "Daten, Text in Spalten". Falls eine eindeutige Struktur mit einem eindeutigen Begrenzer (etwa Komma oder Semikolon) vorliegt, löst er die meisten Probleme.

Aber auch bei Spalten mit weniger systematischen Einträgen kommen Sie mit einigen Hilfsspalten und Textfunktionen ans Ziel. Im folgenden Beispiel nehmen wir Komma und unsystematische Blanks (ein oder zwei Leerzeichen) als Begrenzer an:

1.

Erstellen Sie neben der betreffenden Spalte (im Beispiel: Spalte A) mit "Einfügen, Spalten" drei neue Hilfsspalten.

2.

Schreiben Sie in die erste Hilfsspalte (Spalte B) die Formel

=FINDEN(",";A1)

Diese Formel ortet die Position Ihrer Trennzeichen.

3.

In die zweite Hilfsspalte (Spalte C) tragen Sie

=GLÄTTEN(LINKS(A1;B1-1))

ein, um den linken Teil vor dem Komma, also den Nachnamen, abzutrennen.

4.

In die dritte Hilfsspalte (D) kommt die Formel

=GLÄTTEN(TEIL(A1;B1+1;LÄNGE(A1)-B1))

Sie filtert den rechten Teil nach dem Komma aus, also den Nachnamen. Die Funktion "Glätten" bewirkt in beiden Formeln, dass überflüssige Leerzeichen entsorgt werden.

5.

Erweitern Sie jetzt die drei markierten Formeln nach unten, soweit es Ihre Personenliste erfordert, und Sie erhalten in den Hilfsspalten C und D das gewünschte Ergebnis. Sie können es nun markieren und über "Bearbeiten, Inhalte einfügen, Werte" an den Ort Ihrer Wahl befördern. Überflüssig gewordene Hilfsspalten entfernen Sie durch Markieren und "Bearbeiten, Zellen löschen".

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