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Excel 97/2000/XP: Freigegebene Arbeitsmappen

Bei der Arbeit an einer Excel-Arbeitsmappe soll ein ganzes Team mitwirken. Alle Kollegen sollen auf die Datei gleichzeitig im Netz zugreifen und Änderungen vornehmen können. Zugleich soll es aber einen Koordinator geben, der Veränderungen an bestimmten Tabellenteilen verbieten kann. Die PC-WELT zeigt Ihnen, wie Sie dieses Problem unter Excel geschickt lösen können.

Anforderung

Fortgeschrittener

Zeitaufwand

Mittel

Problem:

Bei der Arbeit an einer Excel-Arbeitsmappe soll ein ganzes Team mitwirken. Alle Kollegen sollen auf die Datei gleichzeitig im Netz zugreifen und Änderungen vornehmen können. Zugleich soll es aber einen Koordinator geben, der Veränderungen an bestimmten Tabellenteilen verbieten kann.

Lösung:

Excel bietet ab Version 97 für diese Aufgabe alle notwendigen Funktionen. Deren Anwendung erfordert allerdings einige Übung. Mit folgender Schritt-für-Schritt-Anleitung kommen Sie als Koordinator am schnellsten ans Ziel:

1. Sie erstellen die Arbeitsmappe und speichern sie auf einem Netzlaufwerk, auf das auch alle anderen Mitarbeiter schreibend zugreifen können. In einem Peer-to-Peer-Netz müssen Sie den Ordner mit der Excel-Datei also für "Lese-/Schreibzugriff" freigeben.

2. Markieren Sie alle Zellen und Spalten oder auch einzelne Zellen, die nicht geändert werden dürfen, und wählen Sie dann unter "Format, Zellen, Schutz" die Option "Gesperrt".

3. Dieser Schreibschutz wird gültig, sobald Sie unter "Extras, Schutz, Blatt" die "Inhalte" aktivieren. Bevor Sie auf "OK" klicken, sollten Sie unbedingt ein Kennwort vergeben - andernfalls könnte nämlich jeder Tabellenbenutzer den Blattschutz aufheben.

4. Im letzten Schritt der Vorbereitung gehen Sie auf "Extras, Arbeitsmappe freigeben". Unter "Status" aktivieren Sie die einzige angebotene Option. Danach definieren Sie unter "Einstellungen" einen Zeitraum, in dem alle Änderungen protokolliert werden sollen. 10 bis 20 Tage sollten in der Regel ausreichen. Unter "Änderungen aktualisieren" empfehlen wir die Option "Beim Speichern der Datei", unter "Kollidierende Änderungen" die Option "Manuell entscheiden".

Danach ist die Arbeitsmappe einsatzbereit. In den nicht gesperrten Bereichen kann jeder Mitarbeiter neue Einträge und Änderungen vornehmen. Sobald er auf "Speichern" klickt, werden seine Änderungen und die aktuellen Änderungen der anderen Kollegen übernommen.

Über den Menüpunkt "Extras, Änderungen verfolgen, Änderungen akzeptieren oder ablehnen" kann sich jeder Bearbeiter die neu hinzugekommenen Einträge der anderen Zelle für Zelle und mit Bearbeiterkennung anzeigen lassen und diese gegebenenfalls auch korrigieren.

Wollen Sie als Koordinator die Arbeitsmappe zu einem späteren Zeitpunkt exklusiv bearbeiten und die geschützten Zellenbereiche ändern, müssen Sie erst in umgekehrter Reihenfolge vorgehen (also Schritt 4, 3, 2). Danach wird wieder der Blattschutz aktiviert (Schritt 3) und schließlich die Mappe erneut freigegeben (Schritt 4).

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