17.10.2011, 10:35

Heinrich Puju

Excel-Tricks

Tabelleninhalte bequem vorlesen lassen

Wer Datenkolonnen in Excel-Tabellen übertragen möchte, kann leicht durcheinander kommen. Wer auf Nummer sicher gehen will, lässt sich die Inhalte einfach vorlesen.
Meist irrt dann der Blick zwischen Papier und Bildschirm hin und her. Einfacher ist es, sich die erfassten Zahlen von Excel vorlesen zu lassen. Dann können Sie die Zellinhalte konzentriert auf dem Papier verfolgen, ohne dauernd den Kopf heben zu müssen.

Leserichtung festlegen:
Öffnen Sie die Menügruppe „Sprachwiedergabe“, wie im Tipp „Befehle zur Sprachkontrolle von Zellen im Menüband ergänzen“. Bevor Sie die Sprachwiedergabe starten, legen Sie mit einem Klick auf das entsprechende Symbol der Menügruppe fest, ob die Tabelle spalten- oder zeilenweise vorgelesen wird.
Klicken Sie auf das Symbol „Eingabezellen nach Spalten“, wenn die korrekte Eingabe von Ziffern oder anderen Inhalten überprüft werden soll, die in einer Spalte untereinander stehen, andere Spalten aber nicht der Überprüfung bedürfen. Dies ist oft der Fall, wenn die benachbarten Spalten keine für die Tabelle kritischen Werte enthalten. Also entweder Formeln, so dass der Zellinhalt auf Basis der kontrollierten Spalte automatisch berechnet wird, oder Texte, bei denen Tippfehler zwar unschön, aber nicht problematisch sind.

Sollen hingegen mehrere Eingaben in nebeneinanderliegenden Zellen kontrolliert werden – beispielsweise Bestand, Absatzmenge und Preis, so empfiehlt es sich, „Eingabezellen nach Zeilen“ anzuwählen.
Die besten Excel-Addins

Wiedergabebereich eingrenzen: In der Tabelle lässt sich durch die Markierung eines Zellbereichs der Bereich begrenzen, der kontrolliert werden soll. Um also nicht alle Spalten einer Zeile vorlesen zu lassen, markieren Sie die relevanten Spalten, bevor Sie die Vorlesefunktion starten. Allerdings müssen die Spalten nebeneinander liegen.

Durch eine Markierung können Sie auch ausschließen, dass Zeilen mitgelesen werden, die für die akustische Kontrolle von Werten irrelevant sind, beispielsweise Spaltenüberschriften oder Ergebniszeilen.

Wiedergabe starten und stoppen:
Die Wiedergabe starten Sie mit einem Klick auf das Symbol „Eingabezellen“. Solange keine Markierung gesetzt ist, liest Excel in der zuvor gewählten Richtung – also spalten- oder zeilenweise – die gesamte Tabelle vor. Haben Sie den Bereich, der kontrolliert werden soll, vorab markiert, so beschränkt Excel die Wiedergabe auf diese Passage und stoppt selbsttätig, sobald alle Zellinhalte vorgelesen wurden. Die aktuell vorgelesene Zelle wird als aktiv eingerahmt. So haben Sie stets die Orientierung, an welcher Stelle der Tabelle Sie sich gerade befinden. Um die Sprachkontrolle zu stoppen, klicken Sie auf „Spracheingabe beenden“.
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