09.08.2012, 14:09

Heinrich Puju

Schneller arbeiten

Excel: Häufige Zellinhalte mit Kürzeln eingeben

Mithilfe von Textbausteinen können oft wiederholte Zellinhalte wie Namen bequem mit wenigen Buchstaben eingegeben werden.

Immer wieder den gleichen Text in Tabellenzellen einzutippen, ist ermüdend. Wir zeigen, wie Sie für lange Phrasen knappe Textbausteine eingeben, um Zeit und Arbeit zu sparen.
Bei der Textverarbeitung hilft Word in solchen Fällen mit Schnellbausteinen, in denen sich wiederkehrende Phrasen speichern lassen. Eine ähnliche Hilfestellung lässt sich auch in Excel für Eingaben in Tabellen einrichten.
Phrase speichern: Um für eine Arbeitsmappe einen Textbaustein anzulegen, klicken Sie in Excel 2007 und Excel 2010 auf das Menüregister „Formeln“ und dann auf „Namen definieren“. In Excel 2003 öffnen Sie das Menü „Einfügen“ und klicken dann auf die Befehle „Namen ➞ Definieren“. Geben Sie danach zuerst ein Kürzel für den Baustein ins Namenfeld ein, etwa Haftungsausschluss für eine Haftungsklausel. Den Text des Bausteins erfassen Sie im Feld „Bezieht sich auf“.
Allerdings ist die Textlänge in diesem Feld auf 255 Zeichen inklusive Leerzeichen beschränkt. Viermal so lange Phrasen, also 1024 Zeichen, können Sie verwenden, indem Sie den Bausteintext vorab in eine Tabellenzelle schreiben. Im Fenster „Namen definieren“ stellen Sie danach einen Zellbezug zur Zelle mit diesem Text her: Statt in dem Eingabefeld „Bezieht sich auf“ etwas einzugeben, klicken Sie dazu auf die Tabellenschaltfläche daneben. Dadurch verkleinert sich das Fenster. Dann klicken Sie in der Tabelle auf die Zelle, die den Text enthält, und dann wieder auf die Schaltfläche neben dem Feld, das jetzt die Zellkoordinaten anzeigt. Bestätigen Sie den Textbaustein abschließend mit einem Klick auf „OK“.
Textbaustein in die Tabelle einfügen: Danach ist es ganz einfach, den angelegten Textbaustein in der Arbeitsmappe zu verwenden. Geben Sie in der Zelle, in der die Phrase erscheinen soll, ein Gleichheitszeichen und das Namenskürzel ein, das Sie für die Phrase angelegt haben, also beispielsweise =Haftungsausschluss. Sobald Sie die Eingabe wie gewohnt mit der Enter- oder Tabulatortaste bestätigen, zeigt Excel in der Zelle statt des Bausteinnamens die gespeicherte Textphrase.
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