19.12.2011, 10:35

Heinrich Puju

Excel richtig nutzen

Excel: Zeiteinheiten bequem ergänzen lassen

Zeitangaben einzugeben ist umständlich und zeitraubend. Das kann man aber auch bequem von Excel übernehmen lassen.

Bei vielen Tabellen arbeitet man mit Wochentagen, Monaten oder Jahreszahlen. Die muss man aber nicht selbst eingeben. Wir zeigen, wie Excel Zeitdaten automatisch ergänzt.
Das Gute daran: Für Standarddaten wie diese besitzt Excel eine Auffüllhilfe. Mit dieser „Auto-Ausfüllfunktion“ lassen sich Zeitreihen blitzschnell ohne großes Tippen automatisch auffüllen.
Jahre:
Wer viele aufeinander folgende Jahreszahlen erfassen muss, braucht bei Excel nicht lang. Schreiben Sie einfach die ersten zwei Jahreszahlen in zwei Zellen unter- oder nebeneinander. Dann klicken Sie in die erste Zelle, halten die Maustaste und erweitern mit dem Mauszeiger den Markierungsrahmen auf die Zelle darunter oder daneben. Dann lassen Sie die Maustaste los. Danach führen Sie den Mauszeiger auf das kleine Anfasserquadrat am unteren rechten Markierungsrahmen, bis er die Form eines Pluszeichens annimmt.
Drücken Sie dann wieder die Maustaste, und ziehen Sie die Markierung nach unten oder rechts bis zum gewünschten Endjahr auf. Dabei verlieren Sie nie den Überblick über die Jahre und Jahrzehnte, da während neben dem Mauszeiger ein kleiner Infotext anzeigt, wie weit sie sind. Diese kleine Hilfe richtet sich übrigens automatisch nach den Inhalten, bei denen Excel Ihnen beim Ausfüllen hilft. Sie zeigt also je nach Inhalt der Markierung auch Monate, Tage oder ganz einfach Zahlen- oder Namensfolgen an.
Monate:
Um Aufreihungen aufeinander folgender Monate automatisch auffüllen zu lassen, reicht es, den Startmonat vorzugeben. Bei der Eingabe von zwei Monatsnamen berücksichtigt Excel auch beliebige Zeitintervalle, beispielsweise quartalsweise Sprünge zwischen den Monaten. Probieren Sie es doch einfach einmal aus: Tippen Sie in die erste Zelle März und in die nächste Juni. Dann markieren Sie die beiden Zellen und ziehen die Markierung über den Anfasser in der Zeile oder Spalte auf.
Das Ergebnis: März, Juni, September, Dezember, März … Excel beherrscht ebenfalls das Zählen im Zweimonatsabstand oder im Halbjahresrhythmus. Und das Tabellenprogramm entdeckt auch Datenreihen, wo Sie es vielleicht gar nicht erwarten. So identifiziert es die Eingabe Q1 als Beginn einer Quartalsfolge und setzt sie, wenn der Rahmen in der beschriebenen Weise aufgezogen wird, mit Q2, Q3, Q4 fort, um dann wieder mit Q1 zu beginnen.
All dies geht übrigens nicht nur spaltenweise von oben nach unten, sondern auch in die Gegenrichtung. Und wenn es um die Bezeichnung von Spalten geht, genügt es, den Autoausfüll-Rahmen zeilenweise nach links oder rechts aufzuziehen. Excel hilft auch später noch, wenn eine Tabelle nachträglich erweitert werden soll: einfach zwei Zellen markieren und dann den Auto-Ausfüllrahmen entsprechend aufziehen.
Tage:
Dieselbe Ausfüllbandbreite bietet Excel auch bei den Wochentagen. Dabei ist es egal, ob die Tagesnamen ausgeschrieben, mit „Mo“, „Di“, „Mi“ abgekürzt oder gar klein geschrieben werden. Entscheidend für die Auffüllung ist immer Ihre jeweilige Vorgabe. Sie können auch nur Werktage auflisten lassen, also Sams- und Sonntage auslassen. Dazu klicken Sie direkt nach dem Aufziehen des Markierungsrahmens auf das neben dem Anfasser auftauchende Symbolfeld. Dadurch erscheint ein neues Auswahlmenü, in dem Sie auf „Wochentage ausfüllen“ klicken. Schon verschwinden die Wochenenden, und die Arbeitswochen bleiben zurück. Mit „Tage ausfüllen“ lässt sich auf die gleiche Weise die Woche wieder vervollständigen.
Zeit:
Beinahe selbstverständlich ist, dass das Tabellenprogramm auch Uhrzeiten beliebig auffüllen kann. Im Format „00:00:01“ listet Excel sogar Sekunden auf. Startzeitpunkt und Turnus hängen – wie oben beschrieben – von den Eingaben in den ers-ten beiden Zellen ab. So beginnen Sie mit 08:15 und 09:00 einen Stundenplan im 45-Minuten-Rhythmus.
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