20.12.2011, 10:35

Heinrich Puju

Effizient mit Excel arbeiten

Spezial-Wörter von Excel ergänzen lassen

Sogar Namen kann man in die Auto-Ergänzen-Funktion von Excel aufnehmen. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch viel Kleinarbeit.

Wer eigene Wörter wie Namen wiederholt in eine Tabelle eingibt, kann diese von Excel automatisch ergänzen lassen, um beim Eintippen Zeit zu sparen. So geht's.
Etwa wenn Sie in Tabellen immer wieder die Standorte Ihrer Firma, die Namen Ihrer Kollegen oder die Mitglieder Ihres Vereins aufführen müssen. Dafür können Sie einfach eigene Listen für die Ausfüllautomatik anlegen.
Vorbereitung:
Zunächst müssen Sie die Einträge vorgeben, die später von Excel automatisch ausgefüllt werden sollen. Sofern Sie diese schon einmal in einer Tabelle erfasst haben, empfiehlt es sich, die entsprechende Excel-Arbeitsmappe zu öffnen, um auf die vorhandenen Einträge zuzugreifen. Das spart Tipparbeit. Beachten Sie, dass Sie die Arbeitsmappe laden müssen, bevor Sie durch die im Folgenden beschriebenen Einstellungen im „Optionen“-Fenster die Öffnen-Funktion von Excel blockieren. Falls die Einträge allerdings in einem anderen Dateiformat – etwa in einem Word-Dokument – vorliegen, erübrigt sich dies.
Listen erstellen:
Bei Excel 2010 klicken Sie auf „Datei ➞ Optionen ➞ Erweitert“. Dann blättern Sie mit der Bildlaufleiste nach unten und klicken dort auf „Benutzerdefinierte Listen bearbeiten“. Leichter finden Sie die Funktion bei Excel 2007: Klicken Sie im Excel-Fenster auf das Startsymbol links oben und dann auf „Excel-Optionen ➞ Erweitert ➞ Häufig verwendet“. Im oberen Abschnitt klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Benutzerdefinierte Listen bearbeiten“. Noch leichter geht’s bei Excel 2003: Die Befehlsfolge „Extras ➞ Optionen ➞ Benutzerdefinierte Listen“ führt zum Ziel.
Listen erfassen:
Die weitere Vorgehensweise ist bei den erwähnten Excel-Versionen identisch: Im Fenster „Benutzerdefinierte Listen“ geben Sie im Eingabefeld „Listeneinträge“ die Wörter ein, mit denen die Zellen später automatisch ausgefüllt werden. Trennen Sie Eingaben jeweils mit einem Komma oder mit einem Druck auf die Enter-Taste. Mit „Hinzufügen“ übernehmen Sie die Einträge in die „Benutzerdefinierten Listen“.
Listen importieren:
Schneller geht es – vor allem bei umfangreichen Listen, wenn Sie auf bereits erfasste Vorgaben einer Excel-Arbeitsmappe zugreifen. Dazu klicken Sie ins Feld „Liste aus Zellen importieren“ und markieren in der zuvor geöffneten Arbeitsmappe den Bereich mit den Listeneinträgen. Die Zellkoordinaten werden im Eingabefeld gezeigt. Ein Klick auf „Importieren“ übernimmt die entsprechenden Einträge. Im Feld „Listeneinträge“ lassen sich importierte Einträge nachbearbeiten, etwa mit einem Druck auf die Entf-Taste löschen oder die Reihenfolge ändern. Wieder übernehmen Sie die Liste mit „Hinzufügen“.
Listen kopieren:
Auch Listen aus anderen Programmen, etwa aus einer E-Mail, lassen sich übernehmen: Sie markieren die Begriffe, die durch Kommas oder Absatzzeichen getrennt sein sollten, klicken die Markierung mit der rechten Maustaste an und wählen im dann erscheinenden Menü „Kopieren“. Danach wechseln Sie in das Listen-Fenster von Excel, klicken mit der rechten Maustaste ins Feld „Listeneinträge“ und wählen den Menüpunkt „Einfügen“.
Eigene Ausfüll-Listen benutzen:
Nachdem Sie die geöffneten Fenster mit „OK“ geschlossen haben, können Sie die neue Ausfüll-Liste verwenden: Klicken Sie in die Zelle der Tabelle, in der die Auflistung beginnen soll. Tippen Sie den Begriff aus der neuen Ausfüll-Liste ein, mit dem die Tabelle beginnen soll. Klicken Sie die Zelle an, und ziehen Sie den Rahmen so weit wie gewünscht in der Spalte oder Zeile auf. Schon füllt Excel die Zellen aus.
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