So nutzen Sie Suchfunktionen richtig

Allgemeine Regeln: Wer auf der Festplatte umfangreiche Textarchive gespeichert hat, bekommt oft sehr viele Treffer zu einem Stichwort. Nicht alle Suchprogramme bieten überzeugende Optionen, um eine Trefferliste nachträglich zu filtern. Aber alle verwenden eine Suchsyntax, mit der Sie die Treffermenge von vornherein zielsicher eingrenzen können: So dämmen Sie die Flut der Ergebnisse etwa durch die Filter „-“ oder „NOT“ ein. Damit können Sie sowohl Stichwörter als auch Dateiformate ausnehmen. Die Suche „Grafikkarte -xls“ liefert zum Beispiel Treffer zum Stichwort „Grafikkarte“, schließt dabei aber Excel-Tabellen aus.
 
Genau wie bei der Internetsuche ist es oft auch zielführend, eine Suchphrase in Anführungszeichen zu setzen, um die exakte Wortfolge finden zu lassen: „Bayern München“ liefert Treffer zum Fußballverein, während bei beiden Wörtern ohne Anführungszeichen alles zu Ort und Bundesland gefunden wird.
 
Nutzen Sie immer nur ein Datei-Suchprogramm. Wenn Sie bei Windows Vista und 7 eine Alternative verwenden wollen, sollten Sie die eingebaute Suche abschalten: Laden Sie durch Drücken der Windows-Taste und der Taste R das Fenster „Ausführen“, und geben Sie darin Services.msc ein. In der Konsole „Dienste“ suchen Sie dann „Windows Search“. Nach Doppelklick auf diesen Eintrag wählen Sie erst „Beenden“, setzen den Dienst bei „Starttyp“ auf „deaktiviert“ und bestätigen das mit „OK“.
 
Weitere Programmtipps:
 
Copernic Desktop Home: Das Suchtool Copernic Desktop Home hält unter „Extras -> Optionen“ eine Reihe wichtiger Einstellungen bereit. Beachten Sie dort, dass die maximale Größe der inhaltlich zu durchsuchenden Dateien standardmäßig auf 10 MB begrenzt ist. Vor allem PDF-Dateien und ZIP-Archive überschreiten aber schnell diese Größe. Wir empfehlen die Einstellung 50 MB, auch wenn sich dadurch die Indizierzeit verlängert. Das Erstellen des ersten Index lässt sich erheblich beschleunigen, wenn Sie das Copernic-Symbol neben der Windows-Uhr mit der rechten Maustaste anklicken und dann bei „Indexierungsleistung“ die Option „Unbegrenzt“ wählen. Sobald der Index fertig vorliegt, stellen Sie wieder auf „Eingeschränkt“ um.
 
Google Desktop: Das Suchprogramm Google Desktop lässt sich mit dem kostenlosen Zusatzprogramm CD/DVD Spindle Search erweitern, sodass auch CDs und DVDs indiziert werden können. Anschließend suchen Sie nach Musik und Filmen, ohne die Scheiben einlegen zu müssen. Die Suche selbst läuft über GoogleDesktop. Fundstellen auf einer CD/DVD erkennen Sie in der Ergebnisliste an dem vorangestelltenWort „spindle“ im Pfad.
 
Windows Search: Die Windows-Suche kennt neben den üblichen Operatoren eine große Anzahl von Meta-Informationen, nach denen Sie gezielt suchen können. Die Suche nach „tag:hund“ zum Beispiel findet alle Dateien, die das Stichwort „Hund“ enthalten. Diese Suche ist viel präziser als die einfache Suche nach „hund“.