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Mails ausmisten: Alte Anhänge sichern und löschen

13.04.2016 | 12:15 Uhr |

Mit vielen E-Mails sammeln sich auch viele Anhänge an. Das kann den PC verlangsamen. So schaffen Sie Abhilfe.

Über die Jahre sammeln sich im Outlook-Postfach häufig mehrere GB Daten an, die sowohl das Mailsystem als auch den Rechner langsam machen und zudem unnötig viel Platz auf der Arbeitspartition der Festplatte oder auf der schnellen SSD beanspruchen. Den Großteil dieses Platzes beanspruchen allerdings nicht die Mails an sich, sondern die mitgeschickten Anhänge. Diese sollen zwar durchaus gespeichert bleiben, aber eben nicht direkt in Outlook.

Nun existiert eine ganze Reihe von Programmen und Add-ons zum Speichern der Outlook-Anhänge, die meisten sind jedoch aufgrund ihres geschäftlichen Einsatzzweckes kostenpfl ichtig. Das gilt ebenfalls für Attachment Autosave von Smarttools, das kompatibel mit Outlook 2007, 2010, 2013 sowie 2016 ist und knapp 40 Euro kostet. Damit lassen sich Anhänge voll automatisch auslagern, organisieren und archivieren. Die kostenlose Programmvariante kann lediglich mit Outlook 2003 und 2007 verwendet werden, nicht aber in den neueren Programmversionen.

Fünf geniale Kniffe: So organisieren Sie Outlook

In Bezug auf die automatische Weiterverarbeitung nicht ganz so leistungsfähig ist die Gratis-Alternative Outlook Attachview . Nach dem Entpacken können Sie das Tool ohne Installation starten – ob Outlook dabei geöffnet ist oder nicht, spielt keine Rolle. Die im Anschluss daran erscheinende Oberfläche ist wegen der zahlreichen Einstelloptionen zunächst etwas verwirrend. Hier stellen Sie zum Beispiel ein, ob alle Anhänge oder bloß die der ein- oder ausgehenden Nachrichten angezeigt werden sollen, nur bestimmte Dateiformate, nur die aus einem bestimmten Zeitraum, lediglich die von bestimmten Empfängern, nur diejenigen aus einem Outlook-Profil und so weiter. Fürs Erste bestätigen Sie mit „OK“, das Tool listet Ihnen danach sämtliche angehängte Dateien auf, sofern diese den eingestellten Kriterien entsprechen. Die Explorer-artige Ansicht ermöglicht es jetzt auch, die Treffer nach verschiedenen Kriterien zu sortieren, beispielsweise nach der Größe, nach dem Absender oder Empfänger und so weiter. Hierzu klicken Sie einfach wie im Windows-Explorer oben auf den Kopf der jeweiligen Spalte. In der Auflistung markieren Sie die Anhänge Ihrer Wahl und entscheiden im nächsten Schritt, was damit passieren soll, also ob Sie kopieren, löschen oder etwas an deres machen möchten. Damit die Verknüpfungsinformationen zwischen den Anhängen und den ursprünglichen Mails nicht verloren gehen, bietet das Tool über das Kontextmenü (rechte Maustaste) die Option „Anlageinformationen exportieren“. Damit erstellt es eine Textdatei, die alle relevanten Infos enthält: Welche Anhänge von wem wann und mit welchem Betreff verschickt wurden.

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