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Adressen aus Outlook in Word einfügen

26.06.2001 | 10:15 Uhr |

Sie fügen oft eine Adresse aus Ihrem Outlook-Adressbuch in Word-Dokumente ein. Bislang kopieren Sie die gewünschte Adresse über die Zwischenablage. Eine komfortablere zeigt Ihnen die PC-WELT.

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Fortgeschrittener

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Mittel

Sie fügen oft eine Adresse aus Ihrem Outlook-Adressbuch in Word-Dokumente ein. Der Weg über die Zwischenablage ist Ihnen jedoch zu umständlich.

Sie können ein Icon zum Einfügen von Outlook-Adressen in eine beliebige Symbolleiste von Word integrieren. Wählen Sie dazu in Word "Ansicht, Symbolleisten, Anpassen", und wechseln Sie auf die Registerkarte "Befehle". Markieren Sie unter "Kategorien" den Eintrag "Alle Befehle" und dann unter "Befehle" den Eintrag "EinfügenAdresse".

Ziehen Sie diesen Eintrag mit der Maus auf die gewünschte Symbolleiste. Positionieren Sie jetzt den Cursor an die gewünschte Stelle im Word-Dokument. Um eine Adresse aus dem Adressbuch auszuwählen, klicken Sie auf das neu eingerichtete Adressbuch-Icon. Es öffnet sich das Dialogfeld "Namen auswählen". Stellen Sie sicher, dass im Dropdown-Feld oben rechts der Eintrag "Kontakte" ausgewählt ist. Markieren Sie in der unteren Fensterhälfte den gewünschten Namen, und bestätigen Sie mit "OK".

Wenn Sie Outlook in einem bestimmten Modus installiert haben, haben Sie im Dialogfeld "Namen auswählen" keine Möglichkeit, zu entscheiden, ob Sie die "Postanschrift" oder die Anschrift "Privat" einfügen wollen - Word fügt immer die Adresse ein, die in Outlook als "Postanschrift" festgelegt ist. Auch wenn Sie in Outlook die Option "Dies ist die Postanschrift" markiert haben, hat das keinen Einfluss darauf, welche Adresse in Word eingefügt wird.

Um dieses Problem zu beheben, müssen Sie den Outlook-Installationsmodus wechseln - von "Nur via Internet" zu "Unternehmen oder Arbeitsgruppe". In welchem Modus Outlook bei Ihnen installiert ist, finden Sie heraus, indem Sie in Outlook "?, Info über Microsoft Outlook" aufrufen. Im folgenden Fenster finden Sie die gewünschte Information in der zweiten Zeile. en Wechsel können Sie ohne Umweg über das Installationsprogramm direkt in Outlook vornehmen.

Achtung: Wenn Sie von "Unternehmen oder Arbeitsgruppe" wieder zu "Nur via Internet" zurückkehren, gehen zahlreiche persönliche Einstellungen verloren.

So wechseln Sie von "Nur via Internet" zu "Unternehmen oder Arbeitsgruppe": Wählen Sie "Extras, Optionen, E-Mail-Übertragung". Klicken Sie auf die Schaltfläche "E-Mail-Unterstützung neu konfigurieren". Unter "E-Mail-Dienste" markieren Sie die Option "Unternehmen oder Arbeitsgruppe". Damit Outlook neu konfiguriert wird, müssen Sie es nun bei eingelegter Office-2000-CD neu starten.

Im Modus "Unternehmen oder Arbeitsgruppe" finden Sie die Schaltfläche "E-Mail-Unterstützung neu konfigurieren" zum erneuten Wechsel übrigens unter "Extras, Optionen" auf der Registerkarte "E-Mail-Dienste". Falls Ihnen das Layout der angezeigten Adresse nicht gefällt, sind in Word noch einige Schönheitskorrekturen nötig: Öffnen Sie ein neues Dokument, in das Sie die Codes für die gewünschten Adressfelder eintragen. Eine Übersicht über die verfügbaren Codes finden Sie in der Hilfe des Visual-Basic-Editors (ALT-F11), indem Sie hier nach "Add-Address" suchen. Im Word-Dokument schließen Sie die Codes in eckige Klammern ein. Halten Sie sich außerdem exakt an die Groß- und Kleinschreibung.

Für Vor- und Nachname tragen Sie also etwa [PR_GIVEN_NAME] [PR_SURNAME] ein. Ordnen Sie die Adressfelder so an, wie sie später erscheinen sollen. Jetzt können Sie auch Anpassungen wie Schriftart und -größe vornehmen. Markieren Sie danach die gesamte Anschrift. Über "Einfügen, AutoText, Neu" fügen Sie einen neuen Autotexteintrag mit dem Namen "Adresslayout" hinzu.

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