Tipp: Korrekturen: Änderungen in Dokumenten verfolgen

Problem:

Wenn ein Text von einem anderen Bearbeiter korrigiert werden soll, gehen Anwender oft den Umweg über traditionelle Korrekturzeichen am Ausdruck. Auf diese Weise kann man zwar genau nachvollziehen, wer welche Änderungen veranlassen möchte, diese müssen allerdings jedes Mal wieder manuell in die Datei eingearbeitet werden.

Lösung:

Sowohl Word als auch Open Office Writer bieten Überarbeitungsfunktionen, bei denen die Änderungen farbig ausgezeichnet werden. Wir beschreiben die Vorgehensweise anhand von Word XP/2003, ältere Word-Versionen unterscheiden sich geringfügig. Writer bietet die Funktion unter „Bearbeiten, Änderungen“. Am deutlichsten weicht Word 2007 ab („Überprüfen“ in der Multifunktionsleiste).

1. Sie starten oder beenden die Funktion über das Menü „Extras, Änderungen nachverfolgen“. Alternativ geht’s auch über das Feld „ÄND“ in der Statusleiste. Word XP/2003 blendet dabei automatisch die Symbolleiste „Überarbeiten“ ein. In älteren Versionen müssen Sie das über „Ansicht, Symbolleisten, Überarbeiten“ manuell erledigen.

2. Sie ändern den Text. Word signalisiert die Änderungen durch Farben und Auszeichnungen, so sehen Sie etwa gelöschten Text in Rot und durchgestrichen. Die Art und Weise, wie Word den geänderten Text hervorheben soll, können Sie unter „Extras, Optionen, Änderungen verfolgen“ (oder in der Symbolleiste „Überarbeiten“ unter „Anzeigen, Optionen“) beeinflussen.

3. Die geänderten, hervorgehobenen Textstellen können Sie oder der abschließende Bearbeiter rechts anklicken und per Kontextmenü „annehmen“ oder „nicht übernehmen“. Die eingeblendete Symbolleiste „Überarbeiten“ erleichtert über die Buttons „Weiter“ und „Zurück“ die Suche nach überarbeiteten Stellen in größeren Texten. Außerdem gibt es hier die Möglichkeit, „alle Änderungen“ anzunehmen oder abzulehnen.

4. Beim Schreiben und Korrigieren können die zusätzlichen Farben und Auszeichnungen vom Text ablenken und daher stören. Word bietet deshalb in der Symbolleiste „Überarbeiten“ verschiedene Ansichtsmodi: Wenn Sie den Modus „Endgültig“ wählen, schreiben Sie erst mal ungestört wie in einem normalen Text. Danach stellen Sie um auf „Endgültige Version enthält Markups“ und erhalten jetzt alle Änderungen angezeigt. Den ursprünglichen Text vor dem Aktivieren der Überarbeitungsfunktion erhalten Sie jederzeit mit dem Ansichtsmodus „Original“.

5. Wenn Sie den Text drucken möchten, sind die unter Schritt 4 genannten Ansichtsmodi ebenfalls entscheidend: Wenn Sie das Dokument etwa mit der Einstellung „Original“ drucken, kommen die Änderungen nicht aufs Papier.