Zunächst sollten Sie der Übersichtlichkeit halber in Office Live Workspace einen oder mehrere Arbeitsbereiche erstellen. Hierzu klicken Sie in der linken Spalte unter "Meine Arbeitsbereiche" auf "Neuer Arbeitsbereich". Office Live Workspace bietet Ihnen daraufhin eine Reihe vorgefertigter Arbeitsbereich zur Wahl, beispielsweise Bereiche für schulische Aufgaben, Veranstaltungen, den Haushalt, berufliche Projekte oder für Reisen. Je nach Bereich unterscheiden sich dabei die automatisch hinzugefügten Vorlagen-Dokumente. So finden Sie etwa im Aufgabenbereich für Reisen Pack- und Reisechecklisten und ein Formular für persönliche Daten, wohingegen im Aufgabenbereich für Projekte Vorlage-Präsentationen, Projektnotizen oder Teilnehmerlisten angeboten werden. Die Bereiche sind dabei voll anpassbar, einzelne Elemente können nach Belieben gelöscht oder umbenannt werden. Weitere Elemente lassen sich über die Schaltfläche "Neu" hinzufügen.

Um in Office Live Workspace enthaltene Dateien anderen Personen zugänglich zu machen, klicken Sie innerhalb eines Arbeitsbereiches in der rechten Spalte auf "Freigeben". Hier haben Sie die Wahl, ob Sie nur den aktuellen Bildschirm freigeben möchten (erfordert die Installation von Microsoft Sharedview), den kompletten Arbeitsbereich oder daraus nur einzelne Dokumente. Zudem können Sie die Rechte der Zugriffsberechtigten einschränken. So genannte "Editoren" erhalten vollen Lese- und Schreibzugriff auf Inhalte eines Arbeitsbereichs oder einzelne Dokumente, sie können darüber hinaus Kommentare schreiben und Inhalte löschen. "Anzeigende Benutzer" hingegen erhalten lediglich Lesezugriff auf die im Arbeitsbereich befindlichen Inhalte und können Kommentare verfassen.

Darüber hinaus können Sie bei der Freigabe von Arbeitsbereichen festlegen, ob die eingeladenen Personen auch ohne Anmeldung bei Office Live Workspace Zugriff auf die Dateien erhalten sollen, oder nicht. Dokumente, die aus Versehen gelöscht worden sind, zum Beispiel durch übereifrige Editoren, lassen sich über den Punkt "Gelöschte Objekte" in der linken Spalte wieder herstellen. Sobald ein Inhalt innerhalb eines Arbeitsbereiches von einem anderen Nutzer verändert oder neu erstellt wurde, erhalten Sie ein Info-Mail.

Dokumente lassen sich logischerweise nicht parallel bearbeiten, um Datenverluste beim Abspeichern zu vermeiden. Hat ein Anwender beispielsweise ein Word-Dokument zur Bearbeitung geöffnet und ein weiterer Teilnehmer möchte diese Datei ebenfalls aufrufen, erhält dieser einen Warnhinweis und kann die betreffende Datei wahlweise nur mit Leserechten öffnen oder einen Hinweis erhalten, sobald die Datei wieder zur Verfügung steht.

Zur besseren Nachverfolgung der Aktivitäten der Teilnehmer innerhalb eines Arbeitsbereichs dient der Bereich "Aktivität" im rechten Bereich von Office Live Workspace. Hier sehen Sie auf einen Blick, wer was und wann angestellt hat. Wenn Sie möchten, können Sie hier auch festlegen, dass Sie bei jeder Aktivität eine Info-Mail erhalten. Ein Arbeitsbereich kann für maximal 100 Personen freigegeben werden.

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