Bei diesem Modell wird eine unternehmens- oder anwendungsspezifische Taxonomie aufgebaut, die E-Mails (und auch andere relevante Dokumente) automatisch auswertet, klassifiziert, verschlagwortet und ablegt. Dies kann beispielsweise eine Compliance-Taxonomie nach GDPdU oder eine Taxonomie für den Kundendienst sein. Die automatische Klassifizierung soll den Endanwender nicht nur von der Last manueller Archivierung, sondern auch von der Verschlagwortung befreien und zudem mögliche Fehlerquellen beseitigen.

Diese Klassifizierung ist im Zusammenhang eines ECM zu sehen, in dem alle Dokumente nach einem Aktenplan, einem Ordnersystem oder einer definierten Metadatenstruktur abgelegt werden. Letztere muss spezifisch für das Unternehmen erstellt werden, eine organisatorische Aufgabe, die im Rahmen eines entsprechenden Projekts zu lösen ist. Über die Metadaten, die unter anderem den Dokumententyp wie Vertrag, Handelsbrief etc. beschreiben, werden der Lebenszyklus und die Aufbewahrungsdauer von E-Mails und sonstigen Dokumenten gesteuert.

Archiv als Recherchemedium

Wie kommen Anwender wieder an die abgelegten Nachrichten und die Anhänge heran? Auch hier gibt es verschiedene Optionen. Werden Anhänge archiviert, so entfernt die Archivierungssoftware die Datei und ersetzt sie durch einen Link. Der Klick auf den Verweis holt das entsprechende Dokument aus dem Repository. Sollte der Anhang wieder in der E-Mail benötigt werden (um beispielsweise eine Nachricht inklusive Anhang weiterzuleiten), muss dieser auch rekonstruierbar sein. Das Gleiche gilt für die eigentliche Mail. Sie kann inklusive Betreffzeile im Postfach des Anwenders bleiben und lässt sich durch einen Klick wiederherstellen.

Eine Mail-Management-Lösung muss aber auch Suchfunktionen direkt aus dem E-Mail-Client heraus bieten. Meist wird eine Volltextrecherche unterstützt, außerdem ist eine Suche über die Attribute notwendig, so dass Nachrichten über den Absender, die Betreffzeile oder das Datum gefunden werden kann. Eine Recherche nach weiteren Attributen ist dann möglich, wenn die Daten zusätzlich manuell oder automatisiert verschlagwortet wurden.

Handelt es sich bei der Mail-Management-Lösung um einen Bestandteil einer ECM-Lösung, dann kann man nach E-Mails auch außerhalb des E-Mail-Clients suchen, beispielsweise über das ECM-Frontend. Eine solche Recherche beschränkt sich nicht auf Mails, sondern umfasst auch alle anderen Dokumente.

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Juristische Offenlegungspflichten: Neben den anwenderbezogenen Suchfunktionen tritt derzeit unter dem Stichwort eDiscovery oder Legal Discovery...