2049315

Zwölf hilfreiche Tipps & Tricks rund um Office

19.06.2016 | 09:38 Uhr |

Kleiner Trick, große Wirkung – das gilt für die hier vorgestellten Office-Tipps für produktives Arbeiten.

Kennen Sie eigentlich sämtliche Funktionen von Word, Excel und Powerpoint? Nein, sicher nicht, und damit sind Sie willkommen im Club der Standardnutzer. Wir zeigen Ihnen, was Sie mit Ihren Office-Anwendungen im Alltag alles anstellen können – Sie werden überrascht sein! Holen Sie das Beste aus den vielfach eingesetzten Office-Suiten Microsoft Office und der kostenlosen Alternative Libre Office heraus. Übrigens lassen sich fast alle Tipps zu Libre Office auch unmittelbar oder analog in Open Office nutzen, denn die Anwendungsmodule in beiden Paketen unterscheiden sich nur in Details.

1. Keine persönlichen Angaben in Libre-Office-Dokumenten zeigen

Die Weitergabe von Dokumenten soll ohne eingebettete Autorennamen und Infos zur Bearbeitungszeit erfolgen.

Lösung: In Libre Office lassen sich die beim Bearbeiten einer Datei vom Programm gespeicherten persönlichen Angaben zu einem Dokument wie Bearbeitername oder Schreibstatistik durch den Anwender löschen. Das ist vor der Weitergabe von Dokumenten zur Wahrung der Privatsphäre empfehlenswert, wenn Sie verhindern wollen, dass Dritte Rückschlüsse auf Sie als Ersteller ziehen können. Zum Löschen der Daten rufen Sie den Dialog „Datei > Eigenschaften“ auf, bringen die Registerkarte „Allgemein“ nach vorne und klicken auf „Zurücksetzen“. Entfernen Sie danach noch das Häkchen vor „Benutzerdaten verwenden“ und bestätigen Sie mit „OK“.

In den Benutzereinstellungen unter „Extras > Optionen > Laden / Speichern“ im Abschnitt „Allgemein“ können Sie durch das Setzen eines Häkchens vor der Option „Eigenschaften vorher bearbeiten“ festlegen, dass Libre Office die persönlichen Benutzerangaben beim Befehl „Speichern unter“ anzeigen soll.

Text ohne Formatierung: Soll beim Übernehmen von Textschnipseln aus Webseiten oder Layoutdokumenten in Libre Office Writer reiner Text ohne Schriftauszeichnung eingefügt werden, wählen Sie „Bearbeiten > Inhalte einfügen“.
Vergrößern Text ohne Formatierung: Soll beim Übernehmen von Textschnipseln aus Webseiten oder Layoutdokumenten in Libre Office Writer reiner Text ohne Schriftauszeichnung eingefügt werden, wählen Sie „Bearbeiten > Inhalte einfügen“.

2. Formeln oder Werte in Libre Office Calc anzeigen

Welche Werte in einer Tabelle in Libre Office Calc sind statisch, welche sind von Formeln berechnet? In der Standardansicht zeigt Libre Office Calc die Werte von Formeln an. Die Formel selbst gibt es erst in der oberen Eingabezeile zu sehen, wenn die jeweilige Zelle unter dem Auswahlrechteck liegt.

Lösung: Zur Kontrolle mehrerer Formeln in einer Tabelle eignet sich eine andere Ansicht von Libre Office Calc, die Formeln im Klartext anzeigt und Werte mit Farben versieht. Gehen Sie zu „Extras > Optionen > Libre Office Calc > Ansicht“ und markieren Sie rechts bei den Einstellungen unterhalb von „Anzeigen“ die Punkte „Formeln“ und „Werte hervorheben“. Ab sofort zeigen Zellen nicht mehr das Ergebnis, sondern die hinterlegte Formel selbst an. Zudem ist der Inhalt von Zellen je nach Datentyp farbig markiert. Statische Werte sind blau, Formeln grün eingefärbt.

Noch nützlicher wird diese alternative Ansicht, wenn sie sich bei Bedarf schnell aktivieren und auch wieder deaktivieren lässt. Dies gelingt am besten mithilfe einer Abkürzung in der Werkzeugleiste. Hierzu gehen Sie zu „Extras > Anpassen“, wählen im Feld „Symbolleiste“ den Eintrag „Standard“ und klicken darunter neben der Liste „Befehle“ auf „Hinzufügen“.

Calc präsentiert jetzt eine Liste aller möglichen Menübefehle und unter „Ansicht Formel anzeigen“ auch die Funktion zur Darstellung von Formeln. Markieren Sie den Eintrag und gehen Sie auf „Hinzufügen“. Die neu hinzugefügte Schaltfläche schaltet mit einem Mausklick zwischen Formel- und Werteansicht hin und her.

Kostenloses Online-Office im Praxis-Test

Seitenleiste anzeigen: Beim Formatieren von Dokumenten erspart die schicke Seitenleiste in Libre Office Writer dem Nutzer den häufigen Wechsel in Menüs. Die Leiste lässt sich über „Ansicht“ und „Seitenleiste“ einblenden.
Vergrößern Seitenleiste anzeigen: Beim Formatieren von Dokumenten erspart die schicke Seitenleiste in Libre Office Writer dem Nutzer den häufigen Wechsel in Menüs. Die Leiste lässt sich über „Ansicht“ und „Seitenleiste“ einblenden.

3. Text ohne Formatierung in Libre-Office-Dokumente einfügen

Textbausteine aus anderen Dokumenten, Webseiten und PDF-Dateien, die Sie in Libre Office Writer einfügen, bringen ihre ursprüngliche Formatierung mit. Die Ergebnisse sind selten ideal, und der eingefügte Text muss daraufhin passend nachformatiert werden.

Lösung: Den schnellsten Weg, bereits eingefügten Text von allen Formatierungen zu befreien, bietet der Eintrag „Formatierung löschen“ in der Auswahlbox der Formatvorlagen links oben in der Menüleiste von Libre Office Writer. Um Text aus der Zwischenablage gleich ohne Formate einzufügen, eignet sich die Funktion „Bearbeiten  Inhalte > Inhalte einfügen“, die Sie auch mit der Tastenkombination Strg-Umschalten-V aufrufen können. Im aufklappenden Dialogfenster wählen Sie dann als Format „Unformatierter Text“ aus.

Wer regelmäßig Text aus verschiedenen Quellen zusammenkopiert, sollte sich diese Funktion zum Einfügen gleich auf die gewohnte Tastenkombination Strg-V legen. Gehen Sie dazu im Writer auf „Extras > Anpassen“ und wählen Sie unten in der Liste der Funktionen unter „Bereich“ den Eintrag „Bearbeiten“ aus sowie rechts daneben „Inhalte einfügen“. Ist dieser Eintrag markiert, klicken Sie oben in der Liste „Tastenkombinationen“ auf den Eintrag „Strg+V“ und danach auf die Schaltfläche „Ändern“. Nun können Sie die bestehende Kombination entfernen und auf die gleiche Weise das herkömmliche Einfügen mit Formatierungen auf die Tasten Strg-Umschalten-V legen.

4. Kopf- und Fußzeilen in Libre Office Writer hinzufügen

Die in Libre Office Writer geschriebenen Dokumente sollen Seitenzahlen erhalten.

Lösung: Um die Seiten eines Dokuments fortlaufend zu nummerieren, öffnen Sie die Datei und gehen im Menü „Einfügen > Fußzeile“ zu „Standard“. Dann wird der Fußzeilenbereich sichtbar. Über „Einfügen > Feldbefehl > Seitennummer“ fügen Sie die Seitenzahl ein. Falls gewünscht, schreiben Sie hinter die Seitenzahl noch von und fügen dahinter die Anzahl der Seiten insgesamt über „Einfügen > Feldbefehl > Gesamtzahl der Seiten“ ein.

Wechseln Sie zu „Format > Absatz“, wählen Sie im Register „Ausrichtung“ den Punkt „Zentriert“ und legen Sie im Register „Umrandung“ eine feine Linie über dem Absatz fest. Dadurch erscheint die Seitenzahl unter dem eigentlichen Text und ist durch eine Linie abgetrennt. Text ohne Formatierung: Soll beim Übernehmen von Textschnipseln aus Webseiten oder Layoutdokumenten in Libre Office Writer reiner Text ohne Schriftauszeichnung eingefügt werden, wählen Sie „Bearbeiten > Inhalte einfügen“. Soll zusätzlich oben auf jeder Seite eine Grafik als Logo erscheinen, wählen Sie den Befehl „Einfügen > Kopfzeile > Standard“. Fügen Sie als Nächstes per „Einfügen > Bild > Aus Datei“ ein passendes Logo ein.

Textelemente drehen: Die umfassend formatierbaren Textfelder in Word bieten dem Anwender vielseitige Möglichkeiten bei der individuellen Gestaltung von Dokumenten.
Vergrößern Textelemente drehen: Die umfassend formatierbaren Textfelder in Word bieten dem Anwender vielseitige Möglichkeiten bei der individuellen Gestaltung von Dokumenten.

5. Deckblatt für längere Dokumente in Libre Office Writer einbinden

Umfangreichen Textdokumenten soll mit einem Titeldeckblatt ein professionelles Aussehen verliehen werden. Die Titelseite selbst soll nicht nummeriert werden.

Lösung: Gehen Sie an den Anfang Ihres Dokuments, tippen Sie den Text für das Deckblatt ein und formatieren Sie ihn nach Ihren Vorstellungen. Setzen Sie danach den Cursor ans Ende des Titeltexts und gehen Sie zu „Einfügen > Manueller Umbruch“. Im jetzt folgenden Fenster markieren Sie den Punkt „Seitenumbruch“ und wählen im Ausklappfeld „Vorlage“ die Option „Rechte Seite“. Setzen Sie anschließend ein Häkchen vor „Seitennummer ändern“ und übernehmen Sie den Wert „1“.

6. Die Seitenleiste in Libre Office aktivieren und verwenden

Viele aktuelle Bildschirme sind, was ihre Maße angeht, eher breiter als hoch. Daher wäre es praktisch, in Libre Office Platz in der Vertikalen zu sparen und Bedienelemente vermehrt an die Seite des Programmfensters zu verlagern.

Lösung: Libre Office in der aktuellen Version 4.3 verfügt über eine praktische Seitenleiste, die genau diese Zwecke erfüllt. Um sie einzublenden, wählen Sie „Ansicht > Seitenleis- te“. In der Seitenleiste gibt es ganz rechts vier Icons, über die Sie „Eigenschaften“ „Formatvorlagen“, „Gallery“ und „Navigator“ erreichen. Die Funktionen bei „Eigenschaften“ entsprechen weitestgehend denen, die sich auch bislang bereits über die Symbolleiste „Format“ aufrufen ließen. Hier können Sie beispielsweise die eingestellte Schriftart und Schriftgröße ändern oder die Absatzformatierung festlegen. Wenn Sie die Symbolleiste nicht mehr benutzen möchten, blenden Sie diese einfach über „Ansicht > Symbolleisten“ aus.

Auch die Funktionen von „Formatvorlagen“, „Navigator“ und „Gallery“ finden sich schon an anderer Stelle wieder. Die ersten beiden lassen sich über die Taste F11 beziehungsweise F5 in einem eigenen Fenster einblenden, die Bilderübersicht erreichen Sie im Menü mithilfe des Befehls „Extras > Gallery“.

Die Fenster können Sie beliebig auf dem Bildschirm anordnen oder im Hauptfenster andocken. Auch die Seitenleiste lässt sich in ein frei positionierbares Fenster verwandeln, indem Sie auf die kleine Schaltfläche über den vier Symbolen klicken und dann im Menü auf „Abdocken“ gehen. Der Befehl „Andocken“ befestigt die Leiste wieder am Programmfenster. Alternativ klicken Sie mit der Maus auf einen freien Bereich der Seitenleiste und ziehen sie so vom Hauptfenster ab. Zum Andocken ziehen Sie die Leiste so lange über das Hauptfenster, bis der Andockrahmen erscheint, und lassen die Maustaste daraufhin los.

LibreOffice: So nutzen Sie die neue Seitenleiste

Dateivorschau für Word: Im Windows-Explorer in Windows 8 klicken Sie im Menüband zunächst auf „Ansicht“ und dann auf „Vorschaufenster“. Nun blendet Windows eine zusätzliche Textspalte mit der Vorschau ein.
Vergrößern Dateivorschau für Word: Im Windows-Explorer in Windows 8 klicken Sie im Menüband zunächst auf „Ansicht“ und dann auf „Vorschaufenster“. Nun blendet Windows eine zusätzliche Textspalte mit der Vorschau ein.

7. Textelemente eines Word-Dokuments frei drehen

Sie möchten etwa für die Abreißer eines Verkaufszettels am Schwarzen Brett den Text um 90 Grad drehen. Denn so ist es möglich, mehr Abreißer nebeneinander zu platzieren, ohne die Schrift zu klein wählen zu müssen.

Lösung: Eine einfache Drehfunktion bietet Word 2010 oder 2013 nicht: Vielmehr müssen Sie dazu über das Menüband „Einfügen“ ein „Textfeld“ erstellen. Hier stehen neben dem „einfachen Textfeld“ zahlreiche zusätzliche Varianten zur Verfügung, etwa solche, die bereits eine Hintergrundfarbe aufweisen.

Word fügt damit ein vorgefertigtes Textfeld mit einigen Zeilen Bildtext ein, den Sie durch Ihren individuellen Text ersetzen. Mit den Anfassern an den Seiten und an den Ecken ziehen Sie das Fenster daraufhin auf die gewünschte Größe. Zum Drehen des Textes bieten sich zwei Möglichkeiten an: Entweder Sie fassen den Ankerpunkt oben mit der Maustaste an und drehen mittels gedrückter Maustaste das gesamte Textfenster in den gewünschten Winkel (nur im docx-Format). Oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf den Rahmen des Textfeldes und öffnen damit das Kontextmenü. Dort wählen Sie nun den Eintrag „Form formatieren > Textfeld > Textrichtung“. Im Anschluss daran stehen neben der schon voreingestellten Option „Horizontal“ ebenfalls die Möglichkeiten zur Links- oder zur Rechtsdrehung des Textes zur Verfügung – an dieser Stelle ist lediglich der 90-Grad-Winkel möglich.

Im Formatieren-Dialog haben Sie zwar zahlreiche weitere Möglichkeiten (3D-Format, künstlerische Effekte, Spiegeln und so weiter), aber eben nicht alle. Wichtige Funktionen wie die Position des Textfeldes im Text, seine Größe und die Umfließen-Option des übrigen Textes rufen Sie im gerade geöffneten Kontextmenü nicht über den Eintrag „Form formatieren“, sondern über den Eintrag darüber auf, also „Weitere Layoutoptionen“.

Tabelle weitergeben: Der Befehl „Als Bild kopieren“ übernimmt den markierten Tabellenteil als Grafik in die Zwischenablage, um diesen dann etwa in eine Mail einzufügen.
Vergrößern Tabelle weitergeben: Der Befehl „Als Bild kopieren“ übernimmt den markierten Tabellenteil als Grafik in die Zwischenablage, um diesen dann etwa in eine Mail einzufügen.

8. Vorschauansicht von MS-Office- Dateien im Explorer aktivieren

Eigentlich kann der Windows-Explorer insbesondere in der Ansicht „Extra große Symbole“ bei Office-Dokumenten nicht nur das jeweilige Word-, Excel- oder Powerpoint-Symbol einblenden, sondern auch eine Miniaturansicht mit dem Inhalt der ersten Seite anzeigen. Das klappt allerdings nicht bei allen Dateien.

Lösung: Sie behelfen sich in Windows 8 mit einem Klick im Menüband auf „Ansicht“ und danach auf „Vorschaufenster“. In Windows 7 klicken Sie auf das Symbol „Blenden Sie das Vorschaufenster ein“. Rechts neben der Dateiliste erscheint eine zusätzliche Spalte, die den Inhalt der gerade gewählten Datei anzeigt. Möchten Sie zusätzlich oder alternativ die Miniaturansicht mit dem Inhalt der ersten Seite sehen, müssen Sie dies beim Abspeichern in der jeweiligen Office-Anwendung festlegen.

Im Datei-Speichern-Dialog aktivieren Sie dazu die Option „Miniaturansicht speichern“ (Office 2010) oder „Miniatur speichern“ (Office 2013) links unten. Windows zeigt dann ab der Zoomstufe „Mittelgroße Symbole“ die Miniaturinhaltsansicht im Windows-Explorer an. Je nach Display-Auflösung ist sie vor allem bei der Option „Extra große Symbole“ sinnvoll nutzbar.

9. Rechensymbole in Excel schnell als Text kennzeichnen

Beginnt man eine Zelle mit einem Plus- oder Minuszeichen, interpretiert Excel dies als Rechenoperation und fügt ein führendes Gleichheitszeichen ein. Nicht immer ist dieser Automatismus gewünscht, doch praktischerweise lässt er sich einfach unterbinden.

Lösung: Speziell für diesen Fall die Formatierung der betreffenden Zelle als Text zu ändern, ist ein möglicher Ausweg, aber häufig zu aufwendig und zu umständlich. Bequemer geht es, wenn Sie unmittelbar vor dem Plus- oder Minuszeichen ein Apostroph eingeben. Excel behandelt es als Sonderzeichen, sodass die sonst übliche Meldung über eine fehlerhafte Formel nicht angezeigt wird.

Nachdem Sie die Zelle wieder verlassen haben, erscheint das Apostroph lediglich noch oben in der Bearbeitungsleiste. Auch auf einem Ausdruck ist es nicht zu sehen.

Summen berechnen: In Word lassen sich Rechenformeln in Tabellen einfügen, wenn Sie erst oben bei den „Tabellentools“ auf „Layout“ und dann auf „Formel“ klicken.
Vergrößern Summen berechnen: In Word lassen sich Rechenformeln in Tabellen einfügen, wenn Sie erst oben bei den „Tabellentools“ auf „Layout“ und dann auf „Formel“ klicken.

10. Tabelle aus Excel als Bild in die Zwischenablage übernehmen

Auf Websites und in Mails lassen sich Excel-Tabellen üblicherweise nicht direkt integrieren. Sie als Grafik einzubinden, ist hingegen nahezu immer problemlos möglich. Eine programminterne Funktion sorgt dabei für mehr Bequemlichkeit als ein Screenshot.

Lösung: Markieren Sie nach dem Öffnen der betreffenden Tabelle den Zellbereich, den Sie als Bild übernehmen wollen. Dann wechseln Sie im Menüband zum Tab „Start“. Links in der Gruppe „Zwischenablage“ klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil des Kopieren-Symbols. Aus dem aufklappenden Menü wählen Sie den Eintrag „Als Bild kopieren“.

Wenn Sie möchten, dass auf dem kopierten Bild Gitternetzlinien erscheinen, wählen Sie in der nun folgenden Dialogbox die Option „Wie angezeigt, andernfalls „Wie ausgedruckt“. Im Anschluss daran lässt sich die Grafik aus der Zwischenablage in ein Bildbearbeitungsprogramm Ihrer Wahl einfügen und speichern.

11. In Word-Tabellen mathematische Formeln verwenden

Sie wollen in einer Tabelle in Word Zahlen aus einer Spalte miteinander verrechnen und das Ergebnis einfügen.

Lösung: Klicken Sie in das Tabellenfeld, in dem Sie die Summe der Zahlen haben möchten. Klicken Sie im folgenden Schritt am oberen Fensterrand unterhalb des Menübandes „Tabellentools“ auf „Layout“, dann rechts auf „For-Tabelle weitergeben: Der Befehl „Als Bild kopieren“ übernimmt den markierten Tabellenteil als Grafik in die Zwischenablage, um diesen dann etwa in eine Mail einzufügen. mel“. Anschließend erscheint das Formelfenster. Falls die Formel =SUM(ABOVE) nicht bereits im Feld „Formel“ erscheint, müssen Sie diese manuell eintragen. Im Ausklappfeld „Funktion einfügen“ sehen Sie eine Übersicht der in Word verfügbaren Tabellenformeln. Beim „Zahlenformat“ können Sie aus der Liste die gewünschte Formatierung für den Zahlenwert wählen. Bei diesem Beispiel entscheiden Sie sich für die „#,##0“-Darstellung. Das Ergebnis wird hiermit als ganze Zahl angezeigt. Bestätigen Sie daraufhin mit „OK“. Word berechnet jetzt automatisch den Wert und fügt ihn danach an der betreffenden Stelle ein.

Nachdem Sie einzelne Werte geändert haben, klicken Sie auf das zuvor berechnete Ergebnis und drücken die Taste F9. Die Summe wird nachfolgend neu berechnet. Sie können auch die ganze Tabelle markieren und dann F9 drücken, um alle Ergebnisse zu aktualisieren.

12. Vollbildmodus beim Schreiben in Word nutzen

Wer sich allein auf den zu schreibenden Text konzentrieren will und weniger vom Drumherum abgelenkt werden möchte, sollte alle überflüssigen Bedienelemente in Word abschalten.

Lösung: Vor allem auf kleineren Bildschirmen kommt es darauf an, den vorhandenen Platz auf dem Display optimal zu nutzen. Dazu bietet Microsoft nicht nur einen Lesemodus, in dem praktisch alle Bedien- und Steuerelemente ausgeblendet sind, sondern in Word 2007, 2010 und 2013 auch einen Vollbildschreibmodus. Um diesen einzuschalten, fügen Sie zunächst das entsprechende Symbol links oben in der sogenannten Schnellzugriffsleiste hinzu. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Schnellzugriffsleiste auf den kleinen schwarzen Pfeil nach unten – rechts neben den Word-, Speichern-, Zurück- und Wiederholen-Symbolen. Im sich öffnenden Pull-down-Menü wählen Sie „Weitere Befehle“, dann bei „Befehle ausführen“ den Eintrag „Alle Befehle“ und darunter „Ganze Bildschirmansicht ein/ aus > Hinzufügen > OK“.

Wenn Sie nun auf das neue Icon mit dem Bildschirmsymbol klicken, steht Ihnen die gesamte Bildschirmfläche zum Schreiben zur Verfügung. Tastaturbefehle wie Strg-F zum Fetten des markierten Textes funktionieren auch im Vollbildschreibmodus. In die gewohnte Ansicht mit allen Befehlen gelangen Sie blitzschnell durch das Drücken der Esc-Taste.

Video: So erstellen Sie eine Pivot-Tabelle in Excel
0 Kommentare zu diesem Artikel
2049315