Zusammenarbeit in Echtzeit

Bei komplexen Unternehmensprojekten haben sich Collaboration Rooms als sehr effizient erwiesen. Diese virtuellen Arbeitsräume binden Abteilungen in eine gemeinsame Arbeitsumgebung ein und enthalten vordefinierte Inhalte und Dienste. Beispielsweise bieten sie Zugriff auf einen Projektkalender und gemeinsame Dokumente, Aufgabenlisten und Reports. Nicht alle Daten sind jedoch jedem in der Gruppe zugänglich. Während jedes Projektmitglied auf Kalenderfunktionen oder Aufgabenlisten zugreifen kann, sind spezielle Dokumente nur entsprechend berechtigten Mitarbeitern einsehbar.

Im Gegensatz zur asynchronen Zusammenarbeit erfolgt die synchrone Zusammenarbeit „live“ in Echtzeit. Das heißt, alle Kommunikationspartner müssen gleichzeitig präsent sein. Beispiele hierfür sind Telefon- und Videokonferenzen, Webkonferenzen oder Shared Applications. Diese Formen der synchronen Zusammenarbeit sind sinnvoll, wenn mehrere Mitarbeiter zur gleichen Zeit denselben Wissensstand haben sollen –beispielsweise bei Abstimmungen, Konferenzen oder Workshops.

Die einzelnen Tools sind unterschiedlich einsetzbar. Telefonkonferenzen spielen allenfalls in Gruppen bis maximal drei bis vier Personen eine Rolle, bei größeren Gruppen sind sie ineffizient. Oft werden heute webbasierte Tools verwendet, die die erarbeiteten Ergebnisse sofort für jeden Benutzer sichtbar machen. Application Sharing ermöglicht es beispielsweise mehreren Teilnehmern, gemeinsam per Intranet oder Internet an einem Dokument zu arbeiten.

Beim Desktop-Sharing nehmen mehrere Mitarbeiter gemeinsam an virtuellen Präsentationen teil und können so offene Fragen live klären und diskutieren. Virtuelle Workshops und Schulungen können Whiteboards und andere technische Mittel nutzen, um die Wissensvermittlung abwechslungsreich zu gestalten. Co-Browsing ermöglicht den kollektiven Besuch von Internet-Seiten von verschiedenen Arbeitsplätzen aus.

Viele dieser Tools finden sich heute zusammengefasst in webbased Conferencing Systemen. Einen Überblick über diese Systeme, die meist als Service angeboten werden, finden Sie hier.