Wie bei Outlook üblich, hält es sich in Antwortmails beim Zitieren des ursprünglichen Textes nicht an die international anerkannten technischen Standards. Beim Antworten auf eine Mail stellt Outlook die ursprüngliche Nachricht unterhalb des neuen Textes ohne Zitatzeichen dar. Bei kurzen Mails ist dies meist kein Problem. Werden jedoch komplizierte Sachverhalte diskutiert, ist es oft ratsam, die Antworten zwischen die einzelnen Abschnitte zu schreiben, damit klar ist, auf welchen Teil der Mail man sich bezieht.

Klarer wird die Sache, wenn Sie Zitierzeichen verwenden. Gehen Sie zu Extras/Optionen/Einstellungen und klicken Sie auf E-Mail-Optionen. Bei der Option "Beim Antworten auf Nachrichten " wählen Sie Präfix vor jede Zeile der urspr. Nachricht. Im Feld "Bei jeder Zeile voranstellen " erscheint die allgemein übliche eckige Klammer (>), gefolgt von einem Leerzeichen. Dies dürfen Sie so stehen lassen. Wenn Sie nun auf eine Mail antworten, versieht Outlook den Ursprungstext mit dem Zitierzeichen. Das sieht zwar nicht sehr hübsch aus, hat aber Vorteile: Wenn Sie Antworten zu den einzelnen Fragen zwischen die zitierten Absätze schreiben, sieht der Empfänger, zu welchem Teil der Mail Ihre Antworten gehören und welcher Text von ihm bzw. welcher von Ihnen stammt. Speicherverzeichnis: Ärgern Sie sich darüber, dass Ihnen Outlook stets den falschen Ordner vorschlägt, wenn Sie z.B. eine Mailbeilage speichern möchten?

Ältere Outlook-Versionen (bis und mit Outlook 2002 von Office XP) verwenden automatisch jenen Pfad, den Windows generell als Standardspeicherordner vorschlägt. Wenn Sie dies ändern, gilt die Änderung für alle Programme, die diesbezüglich keine eigenen Einstellungen haben. Starten Sie den Registry-Editor (Start/Ausführen, Eingabe von regedit) und begeben Sie sich zu diesem Zweig:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer\User Shell Folders Doppelklicken Sie in diesem Zweig auf den Wert "Personal" und passen Sie den Ordner Ihren Wünschen an.

In Outlook 2003 lässt sich das mit einem anderen Registry-Trick ändern: Navigieren Sie zu folgendem Registry-Zweig und klicken Sie ihn an: HKEY_CURRENT USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\Options. Öffnen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Neu/Zeichenfolge. Als Namen tippen Sie DefaultPath ein und drücken Enter. Öffnen Sie den neu erstellten DefaultPath-Wert per Doppelklick. Im Feld "Wert" tippen Sie nun den Pfad zu jenem Ordner ein, den Outlook zukünftig standardmäßig als Speicherordner vorschlagen soll, z.B. D:\Mailbeilagen\. Signatur einfügen: Besonders bei Geschäfts- oder Vereinsmails sind so genannte Signaturen recht sinnvoll. Dies sind ein paar frei definierbare Textzeilen, die auf Wunsch automatisch ganz am Schluss jeder E-Mail stehen, die Sie verschicken. Darin bringen Sie Ihre Telefon- und Faxnummer unter sowie evtl. die Adresse Ihrer Firmen- oder Vereinswebseite.

Öffnen Sie Extras/Optionen/E-Mail-Format und darin die Schaltfläche Signaturen. Ein Klick auf Neu startet den Signaturassistenten. Geben Sie einen Namen für die Signatur ein, z.B. jene Ihrer Firma oder Abteilung. Übernehmen Sie dies mit Weiter, sehen Sie schon den Signatureditor vor sich. Schreiben Sie nun den gewünschten Text hinein. Sie dürfen auch verschiedene Signaturen erstellen. Bestätigen Sie diese am Schluss mit OK und wählen Sie im unteren Teil des Registers E-Mail-Format, welche Ihrer Signaturen bei neuen Mails angewendet werden soll und welche bei Antworten. Outlook trennt die Signaturen normalerweise nicht korrekt vom eigentlichen Text. Fügen Sie deshalb selbst einen korrekten Trenner ein: Die erste Zeile sollte nur zwei Bindestriche, gefolgt von einem Leerzeichen enthalten A. Wird Ihre Mail in einem Mailprogramm gelesen, das sich an die Standards hält (z.B. Mozilla Thunderbird), stellt dieses die Signatur genau so dar wie vorgesehen, nämlich ausgegraut. Beim Antworten auf eine solche Mail wird die Signatur nicht mitzitiert.