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Zeiterfassungstools aus dem Web für Freiberufler und KMU

18.11.2013 | 07:10 Uhr |

Wir stellen die besten Zeiterfassungstools für Freiberufler und Unternehmer vor. Alle unsere Tools sind Cloud-basiert.

Zeit ist die wichtigste Ressource im Unternehmen. Dennoch verschenken viele Freiberufler aller Couleur und Inhaber kleiner Handwerksbetriebe, Architekturbüros oder Kommunikationsberater ihre Zeit geradezu. Da wird beispielsweise bei der Abrechnung einer PC-Installation am Monatsende einfach das „per Daumen“ kalkulierte Angebot zugrunde gelegt – und dabei ganz vergessen,  dass der Kunde vor Ort Zusatzwünsche angemeldet hatte, die zwei Stunden Mehrarbeit erforderten. Oder im Grafikbüro wird ein Logoentwurf nach dem normalen Pauschalsatz abgerechnet, weil niemand festgehalten hat, dass die Besprechung von Korrekturen wegen interner Meinungsverschiedenheiten zweieinhalb Stunden statt einer Stunde gedauert hat.

Auch wenn es im Einzelfall nur um kleine Beträge geht, kommt im Monat leicht der eine oder andere Tagessatz zusammen, der auf diese Weise unbezahlt bleibt. Der Grund: Viele Selbständige sparen bei der Zeiterfassung – und damit am falschen Ende. Dabei ist die Bandbreite der verfügbaren Angebote längst so groß, dass für jeden Tätigkeitsbereich und jeden Arbeitstyp etwas dabei sein sollte.

Das gilt insbesondere für alle Büroarbeiter, die überwiegend am PC oder einem anderen elektronischen Gerät mit Internetzugang arbeiten. Für sie existiert mittlerweile eine kaum noch überschaubare Vielfalt an Lösungen für Zeiterfassung, Zeit-Management und Abrechnung.

Überlegungen zum perfekten Zeiterfassungstool

Grundlage einer effektiven Lösung ist immer die möglichst einfache und benutzerfreundliche Erfassung des Zeitaufwands pro Kunde/Projekt. Dabei muss der Anwender häufig selbst die richtige Balance zwischen einer möglichst genauen Dokumentation seiner Arbeitszeiten und möglichst geringem Aufwand für die Zeiterfassung selbst finden.

Hier hilft die Möglichkeit, zwischen unterschiedlichen Erfassungsmethoden zu wählen: Eine Stoppuhrfunktion erscheint zwar auf den ersten Blick für viele Tätigkeitsbereiche anwendbar, doch sobald es hektisch wird und der Benutzer häufig zwischen verschiedenen Projekten und einzelnen Tätigkeiten wechseln muss, geht es nicht ohne nachträgliche Erfassung und Änderung ab. Und wenn die Funktionen in diesem Bereich zu kompliziert sind, wird schon nach wenigen Tagen gar nicht mehr aufgezeichnet. Ähnliches gilt für die Wahl der Eingabegeräte: Neben dem klassischen PC sollte ein modernes Zeiterfassungswerkzeug die wichtigsten Tablets und Smartphones unterstützen, damit der Benutzer auch unterwegs seine Arbeitszeiten möglichst unmittelbar erfassen kann.

Manche Tätigkeiten erfordern darüber hinaus die Möglichkeit zu reiner Zeiterfassung auch offline. Wenn dann auch noch Templates zum Anlegen von Projekten, Aufgaben und Berichten bereitstehen sowie frühere Eingaben kopiert und bearbeitet werden können, ist schon viel für eine zeitnahe, effiziente und zuverlässige Erfassung der aufgewendeten Zeiten getan.
 
Funktionen für die Abrechnung der erfassten Zeiten und Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungs- und Rechnungswesen-Programmen sorgen dafür, dass die Abrechnung schnell und effizient erledigt wird und der Anwender die volle Transparenz über seine Arbeitskosten hat. Mithilfe von Werkzeugen zur Analyse der Arbeitszeit-Daten lassen sich die Kalkulationen für künftige Projekte optimieren und Einsparpotenziale in Arbeitsabläufen aufdecken.

Mehr als ein Stundenzettel

Die Möglichkeiten moderner Zeiterfassung gehen weit über den klassischen Stundenzettel hinaus. Natürlich geht es weiterhin in erster Linie darum, dem Kundengegenüber Aufwände zuverlässig dokumentieren zu können. Doch es geht um mehr: Die elektronische Zeiterfassung erlaubt beispielsweise einen schnellen Überblick darüber, wie sich das Zeitbudget in einem Projekt entwickelt. Mit wenigen Klicks erfährt der Anwender, in welchen Bereichen tatsächliche Aufwände besonders häufig von der Kalkulation abweichen.

Das unterstützt eine realistischere Planung für die Zukunft. Und schließlich ermöglicht die frühzeitige Erkenntnis, dass der Zeitbedarf für ein bestimmtes Projekt oder Teilprojekt überschritten wird, die rechtzeitige Nachverhandlung mit dem Auftraggeber, bevor es zu spät ist und der Kunde sich vor vollendete Tatsachen gestellt fühlt.
 
Zeiterfassungstools aus der Cloud kurz vorgestellt

Finarx Timesheet Cloud
Vergrößern Finarx Timesheet Cloud

Finarx Timesheet Cloud

Arbeitszeiten minutengenau erfassen, Projekte, Mitarbeiter und Kunden verwalten, Budgets präzise kontrollieren sowie Daten individuell auswerten und Berichte erstellen – die Funktionalität von Finarx Timesheet Cloud ist anspruchsvoll  definiert. In wohltuendem Gegensatz zu dem Rundum-sorglos-Versprechen auf der Website steht die einfache, klare und ansprechende Optik der Bedienungsoberfläche des Systems. Um seine Zeiten zu erfassen, klickt der Benutzer einfach auf den Start-Button, wählt Projekt und Tätigkeit aus einer Liste aus und kann anschließend auch den Rechner wieder herunterfahren, wenn gewünscht – die Uhr läuft in der Cloud weiter. Das ist ideal für Tätigkeiten unterwegs. Dazu passt auch die Möglichkeit, Timesheet Cloud per Smartphone zu bedienen und die Web-App mit den Mobile Apps für iOS und Android zu synchronisieren. Timesheet Cloud Lite für Einsteiger und Freelancer ist als Einzelbenutzerversion mit eingeschränkter Reporting-Funktionalität kostenlos erhältlich. Timesheet Cloud Pro gibt es für sechs Euro pro Benutzer und Monat.

Time and Bill
Vergrößern Time and Bill

Time and Bill

Konsequent einfach und dazu noch kostenlos präsentiert sich Time & Bill. Die Funktionalität umfasst drei verschiedene Erfassungsmethoden, darunter auch eine Stoppuhr, sowie die Erstellung vorgefertigter Berichte per Mausklick und den Datenexport nach Excel zur Weiterverarbeitung. In dem übersichtlichen Programm dürften sich auch Anfänger und wenig geübte PC-Nutzer schnell zurechtfinden. Die Funktionen für das Anlegen und Verwalten von Projekten und Aufgaben sind logisch aufgebaut und intuitiv zu bedienen. Was dem Poweruser jedoch fehlen dürfte, ist ein bisschen mehr Komfort, etwa die Möglichkeit, Aufgaben für unterschiedliche Projekte wieder zu verwenden.

Irritierend wirkt die minutenweise Zählung der Stoppuhr, weil sich in den ersten 60 Sekunden nach dem Start nichts tut. Wer es als Freelancer mit einer überschaubaren Anzahl gleichzeitiger Projekte und Aufgaben zu tun hat und keine komplexen Berichte erstellen muss, erhält mit Time and Bill ein solides und kostenfreies Werkzeug. Für weitergehende Anforderungen – etwa beim Einsatz im Team - stellt der Anbieter Christian Grobmeier zusätzliche Dienste zur Verfügung.

Clockodo

Clockodo adressiert gestalterisch tätige Menschen. Das zeigt sich sowohl in Aufbau und Funktionalität des Dienstes als auch in den Beispielprojekten der Demo-Tour. Neben den reinen Zeiten hat der Benutzer hier eine Fülle von Zusatzinformationen stets präsent – so etwa den Stundensatz im jeweiligen Projekt, das Budgetvolumen und den aktuellen Verbrauch der Ressourcen Zeit und Geld. Damit bei so viel Information die Übersicht nicht verloren geht, ist die Benutzeroberfläche intelligent aufgebaut und bietet dem Anwender darüber hinaus die Möglichkeit zwischen verschiedenen Ansichten zu wechseln.

Auch an eine Druckansicht ist gedacht, so dass eine präsentable Übersicht auf Papier jederzeit schnell auch ohne vorherigen Excel-Export ausgedruckt ist. Bei der Zeiterfassung an sich steht die Stoppuhr (sekundengenau) im Mittelpunkt. Sie läuft wie bei Finarx in der Cloud und kann somit beispielsweise mit dem PC im Büro gestartet und später mit dem Handy unterwegs gestoppt werden. Alternativ steht ein eigener Desktop-Client zur Verfügung, der die Abwesenheit des Benutzers registriert und bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz fragt, ob die Unterbrechung als Arbeitszeit gezählt werden soll. Eine Funktion, die gerade an hektischen Tagenfür die nötige Disziplin bei der Zeiterfassung sorgt.

Die monatliche Grundgebühr für Clockodo beträgt fünf Euro für einen Nutzer. Jeder zusätzliche Mitarbeiter kostet vier Euro inklusive Mehrwertsteuer. Praktisch für saisonal genutzte Arbeitsplätze: Es werden nur aktive Mitarbeiter berechnet, die im vergangenen Monat mindestens einen Zeiteintrag erstellt haben. Nutzer nur zeitweise im Unternehmen sind, müssen somit nicht zimmerwieder an- und abgemeldet werden.

Joli

Speziell für Dienstleistungsunternehmen wurde Joli entwickelt. Der Dienst wendet sich laut Anbieterangaben an Architekten, Designer, Werbeagenturen, Kreative jeder Art, Freelancer, Call-Center, Rechtsanwälte, KFZ-Werkstätten, Consulting-Unternehmen, Personaldienstleiter, Außendienst und andere Geschäftszweige.

Rund um die Arbeitszeiterfassung als Kernstück von Joli gruppieren sich Cloud-basierte Funktionen zum Verwalten von Projekten, Kunden und Mitarbeitern. Details wie etwa die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben automatisiert bestimmten Mitarbeitern zuzuweisen, belegen, dass Joli mehr Steuerungstool als reine Dokumentations- und Abrechnungssoftware darstellt.
Auffallend einfach ist die Preisgestaltung bei Joli: Die Kosten belaufen sich inklusive aller Funktionen auf 10 Euro pro Nutzer im Monat (zzgl. MwSt.). Die Testversionen gibt es für einen Monat gratis.

 
Timetac

Als eines der komplexeren Angebote zur Zeiterfassung in der Cloud kommt Timetac aus Österreich daher. Während bei Joli etwa das Thema Zeiterfassung die Homepage klar dominiert, obwohl die Software auch Funktionen für das Kundenbeziehungsmanagement beinhaltet, springen dem Besucher der Timetac-Seite schon auf den ersten Blick neben der „Zeiterfassung“ auch „Urlaubsverwaltung“, „Auswertungen“ und „Erweiterungen“ ins Auge. Damit erweckt Timetac eher den Eindruck einer Unternehmenslösung für mittlere und größere Firmen, das für den klassischen Freiberufler oder eine kleine Agentur überdimensioniert ist. Für alle, die als Ein-Personen-Büro häufiger größere Projektteams steuern, dürfte es jedoch einen Versuch wert sein. Die kostenlose Testversion für 30 Tage gibt es unter www. timetac.com

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