Workflow-Steuerung: Smart Documents

Sobald eine Software mit der Struktur von Office-XML-Dateien umgehen kann, ist sie in der Lage, sie ebenso zu lesen und zu verändern wie Word, Excel oder Powerpoint. Microsoft bewirbt die XML-Fähigkeiten seiner Desktop-Schwergewichte mit beispielhaften Nutzungsszenarien, in denen etwa ein Word-Dokument im Rahmen eines Workflows automatisch Informationen aus einer Datenbank übernimmt und in ein eingebettetes Formular einfügt. Das Redmonder Marketing spricht in diesem Zusammenhang von "Smart Documents".

Grundsätzlich waren derartige Anwendungen auch schon in Zeiten älterer Office-Versionen und mit Binärdateien möglich. Allerdings beschränkten sich die dynamischen Veränderungen von Texten oder Tabellen auf die jeweiligen Applikationen, die mit Hilfe von Makros und ODBC-Treibern die geladenen Daten veränderten. Der Anspruch von Office 2007 geht in dieser Hinsicht wesentlich weiter: Dokumente sollen sich nicht nur von Word, Excel & Co. verarbeiten lassen, sondern von beliebigen Drittanwendungen. Dazu zählen vor allem Server-Applikationen, die Dokumente oder Kalkulationstabellen programmatisch erzeugen und verändern können. Microsoft positioniert Office deshalb als Rich-Client-Alternative zum Browser, weil ein Web-Server statt dynamisch erzeugter HTML-Seiten etwa auch per Skript generierte Word- Dateien an den Client schicken könnte. Der Hersteller bietet im Rahmen der "Visual Studio Tools for Office" entsprechende Bibliotheken an.

Office-Dateien bieten sich daher nach der Vorstellung von Microsoft als universelles Format an, in dem Informationen durch Workflows und Prozesse geschleust werden. Eine wichtige Komponente ist dabei auch der Biztalk-Server, der eingehende XML-Daten abhängig von definierbaren Bedingungen an externe Anwendungen übergeben kann und dabei den gesamten Verarbeitungsvorgang orchestriert. Allerdings spielen bei solchen Business-Daten traditionelle Office-Dokumente mit ihren zahlreichen Formatierungsanweisungen eine untergeordnete Rolle, dort dominieren entweder firmenspezifische XML-Schemata oder E-Business-Standards.