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So arbeiten mehrere Personen in Word zusammen

01.03.2015 | 09:08 Uhr |

In Word können mehrere Mitarbeiter an einem einzigen Text gemeinsam arbeiten, Anmerkungen einfügen und Korrekturen vornehmen, die für alle nachvollziehbar sein. Sie können sich nämlich jeden Bearbeitungsschritt im Dokument anzeigen lassen. PC-Welt erklärt, wie das funktioniert.

Sie arbeiten im Team an einem Word-Dokument. Jemand ändert etwas am Schriftstück, ohne Sie zu informieren. Das ärgert Sie? Dann ist es Zeit für die Nachverfolgungsfunktion. Mit diesem Feature lässt sich jede Veränderung rekonstruieren. Vorgenommene Änderungen lassen sich annehmen beziehungsweise ablehnen.

Sie bearbeiten ein Dokument und vergessen die Funktion einzuschalten? PC-Welt verrät Ihnen einen einfachen Trick, wie Sie schnell und komfortabel prüfen können, ob die Nachverfolgung aktiv beziehungsweise ausgeschaltet ist. Neben diesem erfahren Sie weitere Tipps für eine bessere Zusammenarbeit.

Hinweis: Unsere Tipps beziehen sich auf Word 2010, weil diese Version immer noch am weitesten verbreit sein dürfte. Die Tipps sollten sich mit Word 2013 aber ähnlich umsetzen lassen.

Die Nachverfolgungsfunktion aktivieren

Nachverfolgungsstatus in der Statusleiste anzeigen lassen
Vergrößern Nachverfolgungsstatus in der Statusleiste anzeigen lassen

Um Änderungen an einem Word-Dokument aufzuzeichnen, müssen Sie die Nachverfolgung einschalten. Diese ist standardmäßig deaktiviert. Hierzu rufen Sie aus dem Menü Überprüfen > Änderungen nachverfolgen den Punkt "Änderungen nachverfolgen" auf. Ab diesem Zeitpunkt zeichnet Word alle Bearbeitungsschritte am Dokument auf. Sie sehen alle Ergänzungen und Streichungen. Schneller geht es die Funktion über die Statusleiste an- respektive auszuschalten. Dazu müssen Sie das Kontextmenü der Statusleiste aufrufen und einen Haken vor der Option Änderungen nachverfolgen setzen. Anschließend reicht ein Klick auf den entsprechenden Schriftzug, um die Funktion zu aktivieren beziehungsweise zu deaktivieren.

Nachverfolgung zeigt alle Bearbeitungsschritte an
Vergrößern Nachverfolgung zeigt alle Bearbeitungsschritte an

Je nachdem wie Word konfiguriert ist, stellt das Programm die Veränderungen am Dokument dar. In der Regel weist eine vertikale Linie, die sich links neben der Textzeile befindet, darauf hin, dass hier eine Änderung vorgenommen wurde. Rot eingefärbte und unterstrichene Elemente bedeuten eingefügter Text. Durchgestrichene farbig markierte Textstellen wurden entfernt. Falls der Text kursiv gestellt wurde, wird dies rechts am Textrand angezeigt.

Änderungen anzeigen und ausblenden

Falls die farblich hervorgehobenen Änderungen Sie beim Schreiben beziehungsweise Bearbeiten stören, können Sie die Nachverfolgung ausblenden. Hierfür können Sie eine von mehreren Optionen unter Überprüfen auswählen. Das entsprechende Symbol befindet sich direkt rechts oben neben Änderungen nachverfolgen . Gewöhnlich steht dort Abgeschlossen: Markups anzeigen . Weitere Möglichkeiten sind: Abgeschlossen, Original: Markups anzeigen und Original . Diese erscheinen sobald Sie die Drop-Down-Liste aufklappen. Die erste Möglichkeit zeigt Ihnen das Dokument mit allen Änderungshinweisen. Bei der zweiten sehen Sie den Text ohne farbliche Anmerkungen – so wie er aussieht nachdem Sie alle Änderungen akzeptiert haben . Original: Markups anzeigen bedeutet, dass der Text ohne hinzugefügte visuelle Formatierungen dargestellt wird, sondern diese nur schriftlich angezeigt werden. Die letzte Option stellt das Dokument dagegen ohne jegliche Änderungen dar.

Standardmäßige Markup-Formatierung ändern

Standardmäßige Markup-Formatierung ändern für eine bessere Übersicht
Vergrößern Standardmäßige Markup-Formatierung ändern für eine bessere Übersicht

Mit Überprüfen > Änderungen nachverfolgen > Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen ändern können Sie sich die standardmäßige Markup-Formatierung anzeigen lassen. Die Einstellungen stellen sicher, dass die Bearbeitungen von jeder Person in einer anderen Farbe erscheinen. Dies erleichtert die Identifizierung. Wer möchte kann dies ändern.

Änderungen überprüfen

Bevor Sie die Arbeit an einem Dokument beenden, sollten Sie die Änderungen überprüfen. Hierfür klicken Sie auf Überprüfen und auf Weiter im Bereich Änderungen . Das ist das Symbol mit dem blauen Pfeil nach rechts. Word springt zu jeder Änderung und markiert diese für eine bessere Identifizierung. Mit den Schaltflächen direkt links daneben werden die Änderungen akzeptiert beziehungsweise abgelehnt. Nachdem Sie eine Aktion durchgeführt haben, springt der Cursor zum nächsten Element. Falls Sie wenig Zeit haben, können Sie auch später entscheiden, wie Sie mit der Änderung vorgehen wollen – indem Sie diese überspringen.

Um alle Änderungen auf einmal anzunehmen, müssen Sie auf Annehmen klicken und aus der Drop-down-Liste den Punkt Alle Änderungen im Dokument annehmen wählen. Wenn Sie alle Änderungen ablehnen wollen, verfahren Sie gleich. Statt auf die Schaltfläche Annehmen klicken Sie auf Ablehnen und auf die entsprechende Funktion.

Mit Überarbeitungsbereich arbeiten

Vertikal angeordneter Überarbeitungsbereich erleichtert die Zuordnung
Vergrößern Vertikal angeordneter Überarbeitungsbereich erleichtert die Zuordnung

Darüber hinaus gibt es eine weitere Möglichkeit vorgenommene Änderungen am Text anzeigen zu lassen. Dazu öffnen Sie Überprüfen > Überarbeitungsbereich . Ein wiederholtes Aufrufen beendet den Sektor. Ferner können Sie angeben, ob dieser Bereich vertikal oder horizontal erscheinen soll. Nachdem der Sektor eingeblendet wird, sehen Sie oben eine Zusammenfassung der vorgenommenen Änderungen. Darunter listet Word die zugehörigen Details mit dem Namen des Bearbeiters auf. Um auf die entsprechende Stelle im Text zu springen, reicht es auf die farblich hervorgehobene Markierung zu klicken.

Speicherung von Bearbeitungshinweisen verhindern

Word so konfigurieren, dass immer ein Alarm ertönt
Vergrößern Word so konfigurieren, dass immer ein Alarm ertönt

Die Bearbeitungshinweise bleiben beim Speichern erhalten. Nachdem Sie das Dokument erneut geöffnet haben, können Sie daher nochmal nachvollziehen, was daran geändert wurde. Dies kann unangenehm für Sie werden.

Szenario: Sie haben die Ansicht Original ausgewählt. Änderungen werden Ihnen nicht angezeigt. Sie speichern das Dokument und schicken es an Ihren Kunden. Dieser kann jetzt die einzelnen Schritte am Dokument nachvollziehen.

Dies lässt sich vermeiden, indem Sie Word so konfigurieren, dass das Programm Sie warnt bevor das Dokument gedruckt, gespeichert und versendet wird. Dazu klicken Sie auf Datei > Optionen > Sicherheitscenter > Einstellungen für das Sicherheitscenter > Datenschutzoptionen . Im Abschnitt Dokumentspezifische Einstellungen setzen Sie einen Haken vor Vor dem Drucken, Speichern oder Senden einer Datei  mit Überarbeitungen oder Kommentaren warnen . Anschließend ertönt immer ein Alarm – egal ob Überarbeitungen angezeigt werden oder nicht.

Änderungen von nur einem Bearbeiter anzeigen lassen

Änderungen lassen sich von nur einem Bearbeiter anzeigen
Vergrößern Änderungen lassen sich von nur einem Bearbeiter anzeigen

Word verwendet für jeden Bearbeiter eines Dokuments eine andere Farbe und Stil für das Einfügen restriktive das Löschen von Elementen. Daher ist das Schriftstück bei mehreren Bearbeitern bunt. Für eine bessere Übersicht können Sie die Änderungen von einer oder mehreren Personen isolieren. Es werden dann nur die entsprechenden Änderungen angezeigt. Hierzu rufen Sie Überprüfen > Markup anzeigen > Bearbeiter auf und wählen diejenigen aus, deren Beiträge angezeigt werden sollen.

Bearbeitung einschränken

Teammitglieder können Nachverfolgungsfunktion nicht deaktivieren
Vergrößern Teammitglieder können Nachverfolgungsfunktion nicht deaktivieren

In manchen Fällen möchten Sie vielleicht, dass Word alle Änderungen automatisch aufzeichnet und niemand die Nachverfolgungsfunktion deaktivieren kann. Dies funktioniert, indem Sie auf Überprüfen > Bearbeitung einschr. klicken und die Option Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen: aktivieren. Aus der Drop-Down-Liste wählen Sie Überarbeitungen und klicken auf die Schaltfläche Ja, Schutz jetzt anwenden . Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie bei Bedarf ein Kennwort vergeben können. Ihre Kollegen können nun nicht mehr Änderungshinweise aus dem Dokument löschen.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation PCWorld.com .

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