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Feldfunktionen in Word richtig nutzen

Für veränderliche Daten sollten Sie in Microsoft Word unbedingt Felder verwenden, sprich: die Feldfunktionen. Wir erklären diese Feldfunktionen, mit denen Word das automatische Aktualisieren übernimmt, und zeigen konkrete Anwendungsbeispiele für den Arbeitsalltag mit Word.

Zuerst wählen Sie eine "Kategorie", dann den "Feldnamen " und zum Schluss die "Feldeigenschaft"
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Der Artikel stammt von unserer Schwesterpublikation PCtipp .

Ein Feld ist ein Platzhalter, an dessen Stelle Word veränderliche Daten anzeigt. Dies können Objekte sein, die Word automatisch aktualisiert (z.B. ein Inhaltsverzeichnis), mathematische Berechnungen oder auch Informationen über Sie und Ihr Word-Dokument. Felder verwenden Sie laufend, meist ohne sich dessen bewusst zu sein. Immer wenn Sie Fußnoten, Seitenzahlen, Nummerierungen oder Grafiken platzieren, fügt Word nicht den eigentlichen Text, sondern ein Feld ein.

In diesem Artikel, dessen Beispiele konkret für Word XP und 2003 gelten, die aber auf Word 2007 übertragbar sind, sollen aber Felder im Rampenlicht stehen, die im Menü EINFÜGEN/FELD leider allzu oft unbeachtet ein Schattendasein fristen. Apropos Schatten: Um problemlos erkennen zu können, wo sich in einem Dokument Felder befinden, schalten Sie die Feldschattierung ein. Wählen Sie EXTRAS/OPTIONEN und aktivieren Sie auf der Registerkarte ANSICHT die Option "Feldschattierung immer".

Felder bestehen aus geschweiften Klammern A, einer Feldfunktion B und Schaltern C
Vergrößern Felder bestehen aus geschweiften Klammern A, einer Feldfunktion B und Schaltern C
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Feldfunktionen und Schalter
Um die Arbeitsweise von Feldern besser zu verstehen, schauen wir uns die Feldfunktionen anhand eines Beispiels etwas genauer an. Wollen Sie die nächsten Schritte sofort am Computer ausprobieren, erstellen Sie zuerst ein leeres Dokument und fügen ein Datumsfeld ein. Wählen Sie dazu EINFÜGEN/FELD, aktivieren Sie in der Auswahlliste "Kategorien " den Eintrag "Datum und Uhrzeit" und in der Spalte "Feldnamen" den Eintrag "Date". Dieses Fenster brauchen Sie auch in allen folgenden Beispielen.

Fügen Sie Ihrem Feld nun noch einen so genannten Schalter hinzu, der bestimmt, wie ein Feld formatiert wird: Klicken Sie auf OPTIONEN (Word 2000) bzw. wählen Sie in der Spalte "Feldeigenschaften " (ab Word 2002) einen Eintrag aus. Sie können beispielsweise zwischen verschiedenen Datumsformaten wählen. Selektieren Sie das gewünschte Format (bei Word 2000 müssen Sie noch auf HINZUFÜGEN klicken) und schließen Sie die Dialogbox wieder. Standardmäßig wird außerdem immer der Schalter "Mergeformat" hinzugefügt. Dieser bewirkt, dass zugewiesene Formatierungen auch bei einer Aktualisierung erhalten bleiben. Wollen Sie das nicht, entfernen Sie das Häkchen bei "Formatierung bei Aktualisierung beibehalten". Allerdings berauben Sie sich damit einer sehr praktischen Funktion.

Auf dem leeren Blatt wird jetzt das aktuelle Datum angezeigt. Drücken Sie Alt+F9, sehen Sie statt des Datums die Feldfunktion in geschweiften Klammern, gefolgt von den zugewiesenen Schaltern.Erneutes Drücken von Alt+F9 bringt wieder den Feldinhalt zum Vorschein. Das manuelle Eintippen von Feldfunktionen ist meist zu umständlich. Wer es dennoch versuchen will: Drücken Sie Ctrl+F9, werden Ihnen die geschweiften Klammern vorgegeben, zwischen die Sie die Feldfunktion und die Feldeigenschaften (Schalter) eingeben.

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