22.03.2014, 08:35

Helen Bradley

Word-Tipp

Word: 10 geheime Tricks für Tabellen

Geheime Tricks für die Arbeit mit Tabellen in Word ©iStockphoto.com/kyoshino

Mit diesen zehn geheimen Tricks holen Sie mehr aus Word heraus. PC-Welt zeigt Ihnen Schritt-für-Schritt, was Sie mit Tabellen machen können und diese praktisch einsetzen.
Jeder benötigt Tabellen, um Text übersichtlich zu gestalten oder Zahlen optisch ansprechend aufzubereiten. Mit Word erstellen Sie schnell und einfach Dienstpläne, Kalender und Rechnungen. Zahlen in Spalten berechnet Word automatisch, ohne dass Sie zusätzlich Excel oder einen Taschenrechner benötigen. Falls sich eine Tabelle über mehrere Seiten erstreckt, fügt die Textverarbeitung auf jeder Seite automatisch Zeilenüberschriften ein. In diesem Artikel verraten wir Ihnen zehn geheime Tricks, wie Sie mit Tabellen arbeiten können.

1. Mathematische Formeln in Word verwenden

Falls Sie in einer Tabelle Zahlen aus einer Spalte miteinander verrechnen wollen, gehen Sie wie folgt vor: Erstellen Sie eine Tabelle und klicken Sie in das Tabellenfeld, in dem Sie die Summe der Zahlen haben möchten. Die Funktion Tabellentools wird aufgerufen. Anschließend wählen Sie das Menü Layout und klicken auf Formel. Daraufhin öffnet sich das Formel-Fenster. Falls die Formel =SUM(ABOVE) nicht im entsprechenden Dialog erscheint, müssen Sie diese manuell eintragen. Beim Zahlenformat können Sie aus einer Liste die Formatierung für den Zahlenwert wählen. Für dieses Beispiel entscheiden Sie sich für die #,##0-Darstellung. Das Ergebnis wird hiermit als ganze Zahl angezeigt. Nachdem Sie fertig sind, drücken Sie OK. Word berechnet automatisch den Wert und fügt diesen an der betreffenden Stelle ein.
Nachdem Sie einzelne Werte oder alle geändert haben, klicken Sie auf das zuvor berechnete Ergebnis und drücken <F9>. Die Summe wird neu berechnet. Sie können auch die ganze Tabelle markieren und dann <F9> drücken, um alle Ergebnisse auf einmal zu aktualisieren.

2. Spaltenüberschriften auf jede Seite

Bei einer großen Tabelle, die sich über mehrere Seiten erstreckt, ist es praktisch, eine sich auf jeder Seite wiederholende Zeilenüberschrift zu haben. Um diese einzufügen, klicken Sie in ein Feld, das Ihre Zeilenüberschrift wiedergibt und rufen die Funktion Tabelleneigenschaften aus dem Kontext-Menü auf. Danach wechseln Sie in den Reiter Zeile und aktivieren die Option Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen. Mit OK bestätigen Sie Ihre Auswahl. Falls Sie mehr als eine Zeilenüberschrift haben, markieren Sie die aufeinander folgenden Zeilen und folgen den vorhergehenden Anweisungen.

3. Visitenkarten und Namensschilder erstellen

Vermutlich wussten Sie noch nicht, dass Sie Visitenkarten und Namensschilder mittels Word-Tabellen erstellen können. Bevor Sie diese drucken, müssen Sie für einen fehlerfreien Ausdruck wissen, welches Papier Sie verwenden.
Visitenkarten und Namensschilder werden auf die gleiche Weise konfiguriert wie Haftetiketten. Sie beginnen mit einem neuen leeren Word-Dokument. Wechseln in das Menü Sendungen, um dort die Funktion Etiketten aus dem Unterpunkt Seriendruck starten aufzurufen. Im darauf folgenden Etiketten-Dialog geben Sie den Typ, des zu verwendeten Druckers, des Etikettenhersteller und die Etikettennummer an. Die Etikettennummer-Liste umfasst zusätzlich zu den Etiketten auch Namensschilder. Falls Ihr Etikettenhersteller in der Liste nicht aufgeführt wird, wählen Sie einen anderen Hersteller, der ähnliche Produkte herstellt. Sie können auch ein neues Etikett mit der entsprechenden Schaltfläche konfigurieren. Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, drücken Sie OK und die Tabelle wird angelegt. Für eine bessere Bedienbarkeit sollten Sie die Gitternetzlinien einschalten. Diese werden nicht mit ausgedruckt. Danach können Sie Ihre Visitenkarten und Namensschilder erstellen und ausdrucken.

4. Gleich hohe Tabellenzeilen

Falls eine Tabelle die gleiche Art von Daten enthält, können Sie die Tabellenzeilen gleich hoch machen. Sie können bei Bedarf die Tabelle vor dem Formatieren auf die richtige Länge bringen, indem Sie die Zellen markieren und mit der Maus den Zellenrand entweder nach oben oder nach unten verschieben. Im ersten Fall verkleinern Sie die gesamte Tabelle und im zweiten vergrößern Sie diese.
Jetzt markieren Sie die gesamte Tabelle oder eine Zeile und öffnen das Kontextmenü. Hier wählen Sie den Punkt Zeilen gleichmäßig verteilen. Daraufhin passt Word die ausgewählten Zellen an. Auf die gleiche Weise passen Sie die Breite an. Statt Zeilen gleichmäßig verteilen wählen Sie Spalten gleichmäßig verteilen.
5. Eine Tabelle teilen oder zwei Tabellen miteinander verbinden
Sie möchten den Inhalt von einer Tabelle auf zwei verteilen, entweder durch eine Trennung oder indem Sie einige Zeilen löschen? Auch das ist mit Word via Tastendruck möglich. Hierfür markieren Sie alle zusammenhängenden Zeilen, die Sie in eine zweite Tabelle auslagern möchten. Anschließend drücken Sie <Shift> + <Alt> + Pfeil-Taste nach unten (oder <Shift> + < Alt> + Pfeil-Taste nach oben, abhängig von der Richtung, in der Sie die Zeilen bewegen wollen). Die markierten Zeilen wandern in die entsprechende Richtung und teilen die Tabelle sobald sie entweder das obere oder untere Ende erreicht haben.
Um zwei Tabellen zusammenzufügen, markieren Sie alle Zeilen einer Tabelle und drücken <Shift> + <Alt> + Pfeil-Taste nach oben oder <Shift> + <Alt> + Pfeil-Taste nach unten. Dies machen Sie solange bis sich die Zeilen beider Tabellen berühren.
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