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Word, Open Office / Star Office: Automatisch nummerieren und verweisen

Sie müssen in einem Fachtext auf Abschnitte oder Kapitel verweisen, etwa auf die Kapitelnummer oder die Überschrift. Diese Verweise im Fließtext oder in Bildunterschriften sollen sich automatisch anpassen, wenn Sie später Kapitel verschieben, löschen oder hinzufügen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dieses Problem mit Word, Open Office und Star Office lösen können.

Anforderung:

Fortgeschrittener

Zeitaufwand:

Mittel

Problem:

Sie müssen in einem Fachtext auf Abschnitte oder Kapitel verweisen, etwa auf die Kapitelnummer oder die Überschrift. Diese Verweise im Fließtext oder in Bildunterschriften sollen sich automatisch anpassen, wenn Sie später Kapitel verschieben, löschen oder hinzufügen.

Lösung:

Wenn Sie konsequent alle Verweise als "Querverweise" einfügen, können Sie diese immer aktuell halten. Bei Word geschieht dies halbautomatisch, das heißt, Sie müssen nach dem Verschieben eines Abschnitts die Querverweise aktualisieren, danach stimmen sie mit der neuen Gliederung überein. Open Office macht das komplett automatisch und aktualisiert die Bezüge, sobald Abschnitte verschoben werden. Wenn Sie nummerierte Überschriften wollen, überlassen Sie dieses der Automatik, so dass die Nummern sich ebenfalls eventuellen Änderungen anpassen.

Nummerieren in Word: Falls Sie manuell Nummern eingefügt haben, entfernen Sie diese zunächst. Schalten Sie dann unter "Ansicht" in den Gliederungsmodus um. Reduzieren Sie die Anzeige der Ebenen durch Klicken auf die Zahlen beziehungsweise über das Drop-down-Menü in der Symbolleiste "Gliederung" so weit, dass nur noch die Überschriften übrig bleiben, die Sie nummerieren wollen.

Rufen Sie dann den Menüpunkt "Format, Nummerierung und Aufzählungszeichen" auf, und wählen Sie eine passende Nummerierung von der gleichnamigen Registerkarte aus. Nachdem Sie den Dialog geschlossen haben, sind alle Überschriften automatisch nummeriert.

Querverweise in Word: Um auf eine der Überschriften zu verweisen, wählen Sie den Menüpunkt "Einfügen, Querverweis". Als Verweistyp verwenden Sie "Überschrift", unter "Verweisen auf" können Sie sich aussuchen, ob nun die Nummer oder der Text der Überschrift als Verweis im Text erscheinen soll. Dass Text aus einem Querverweis stammt, erkennen Sie daran, dass er grau hinterlegt ist.

Die Reihenfolge der Abschnitte ändern Sie im Gliederungsmodus, den Sie unter "Ansicht" auswählen können, indem Sie per Drag & Drop die davor stehenden Pluszeichen verschieben. Markieren Sie danach mit <Strg>-<A> das Dokument, und aktualisieren Sie mit <F9> die Querverweise. Das ist auch erforderlich, wenn Sie einen Abschnitt einfügen oder löschen.

Nummerieren in Open Office: Auch hier sollten Sie manuelle Nummerierungen in den Überschriften entfernen. Gehen Sie dann auf "Extras, Kapitelnummerierung". Unter "Ebene" klicken Sie so lange die Zahlen von oben nach unten durch, bis unter "Absatzvorlage" die Vorlage der zu nummerierenden Überschriften erscheint.

Unter "Nummer" wählen Sie dann die gewünschte Form für die Nummerierung aus und merken sich, welcher Ebene die Überschrift entspricht, bevor Sie mit "OK" bestätigen.

Querverweise in Open Office: Querverweise erstellen Sie über "Einfügen, Querverweis". Gehen Sie in dem Dialog auf die Registerkarte "Dokument". Wählen Sie dort die gemerkte Ebene und als Feldtyp "Kapitel". Hier können Sie zwischen Kapitelname, -nummer oder einer Kombination aus beiden wählen, die Sie mit "Einfügen" in den Text bringen. Damit können Sie jedoch immer nur auf den Abschnitt verweisen, in dem Sie sich gerade befinden. Um auf ein anderes Kapitel zu verweisen, markieren Sie dessen Überschrift, rufen das Menü "Einfügen, Querverweis" auf und wählen auf der Registerkarte "Referenz" den Feldtyp "Referenz setzen". Den Verweis auf dieses Kapitel an einer anderen Stelle fügen Sie mit demselben Dialog ein, nur dass Sie hier den Feldtyp "Referenz einfügen" verwenden. Tipp: Sie können den Dialog zwischen beiden Arbeitsschritten geöffnet lassen.

Auch in Open Office sind Querverweise grau hinterlegt. Um die Reihenfolge der Abschnitte zu ändern, schalten Sie mit <F5> den Navigator ein, falls dieser nicht aktiv ist. Mit dem zweiten Button von links in der unteren Reihe blenden Sie alle Elemente außer den Überschriften aus. Nun können Sie diese per Drag & Drop verschieben. Die Querverweise ändern sich dabei automatisch, ebenso beim Löschen oder Einfügen von Abschnitten.

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