Mit Word-Formatvorlagen effektiver arbeiten

Borg Calendar

Tipp: Borg Calendar öffnet jede Kalender- oder Listenansicht auf einer eigenen Registerkarte. Statt über das Menü „Aktion“ oder über die Button-Leiste zu gehen, genügt es, die gewünschte Registerkarte nach vorne zu bringen. Ein Druck auf Esc minimiert das Tool augenblicklich ins Systray.

CIB Image

Tipp: Die Bearbeitungsfunktionen von CIB Image betreffen nicht die eigentlichen Inhalte der PDF-Dateien. Änderungen an Textpassagen oder Grafiken sind nicht möglich. Hier hilft die Vektorgrafik-Software Inkscape ab Version 0.46 0 (für alle Windows-Versionen, www.inkscape.org). Das Gratis-Tool kann PDF-Dateien öffnen. Die im Dokument enthaltenen Texte sind editierbar. Zuvor müssen Sie die Gruppierung aufheben („Objekt, Gruppierung aufheben“) und den Text mit „Text, Manuelle Unterschneidungen entfernen“ entsperren.

Copernic Desktop Search

Tipp: Copernic Desktop Search kann auch Bilder, Musikdateien und Videos finden. Das Tool berücksichtigt dabei Exif-Informationen in JPG-Dateien, und es kann die Treffer neben Dateiname und Erstelldatum auch auf die Dateigröße (groß, mittel, klein) einschränken. Gut arbeitet die Suche nach MP3-Dateien, die ID-Tags enthalten. Sie können die Suche auf Titel, Interpret, Album, Genre und Datum ausweiten sowie verschiedene Kriterien miteinander kombinieren.

Dia

Tipp: Mit Dia bearbeiten Sie simultan mehrere Projekte, die jeweils in einem eigenen Fenster verwaltet werden. So übernehmen Sie ganz einfach mit „Kopieren“ und „Einfügen“ markierte Teile eines Diagramms.

Font Xplorer

Tipp: Kostenlose Schriften in allen möglichen Stilen gibt’s wie Sand am Meer. Eine gute Anlaufstelle ist zum Beispiel die Website www.kostenlos.de. Geben Sie oben in das Suchfeld das Stichwort „Fonts“ ein.

Ganttproject
Tipp: Mit der Exportfunktion von Ganttproject speichern Sie die Daten als PDF-Dokument und als CSV-Datei zum weiteren Verarbeiten in Microsoft Excel oder Open Office Calc. Wer die Projektpläne im Internet veröffentlichen möchte, nutzt die Funktion zum Speichern als HTML-Datei.

Jgnash

Tipp: Damit Unbefugte keinen Zugriff auf Ihre vertraulichen Finanzdaten haben, nutzen Sie die Verschlüsselung. Sichern Sie den Zugang zusätzlich mit einem möglichst komplizierten Passwort.

Lingoes

Tipp: Weitere Wörterbücher binden Sie ein, indem Sie im Browser die Site www.lingoes.org öffnen und in der oberen Navigationsleiste auf „Add Dictionaries“ klicken. Stöbern Sie nun durch die Sprachkategorien, oder geben Sie ein Stichwort in das Suchfeld ein. Laden Sie die Treffer auf Festplatte. Danach öffnen Sie Lingoes mit einem Doppelklick auf das Systray-Icon, klicken im oberen Eingabefeld auf den kleinen Pfeil links außen und wählen „Optionen Index-Gruppe“. Mit „Installieren“ gelangen Sie zu einem Auswahldialog, über den Sie die geladene Datei mit der Endung LD2 öffnen. Das Wörterbuch taucht nun in der Liste auf. Auf Wunsch können Sie mit den Pfeiltasten die Reihenfolge anpassen.

Numerical Chameleon

Tipp: Zum Umrechnen von Währungen müssen Sie die tagesaktuellen Kurse aus dem Web laden. Klicken Sie auf „Programm, Wechselkurse aktualisieren“, und wählen Sie im Drop-down-Feld einen Server. Über „Weiter“ und „Besuchen“ öffnet sich die Web-Seite im Browser. Sie speichern sie mit Strg-S (Firefox) oder „Seite, Speichern unter“ (IE 7) als HTML- oder XML-Datei ab. In Numerical Chameleon laden Sie diese Datei anschließend mit „Kurse finden“.

PDF-Creator

Tipps: Die in das Programm integrierte Software PDF Blender erweitert PDF-Creator um eine nützliche Funktion. Mehrere Aufträge zur PDF-Erstellung lassen sich in der Druckerwarteschlange über den Button „Warten – Sammeln“ zu einem Dokument zusammenfassen. Ein sinnvolles Extra ist auch die PDF-Creator-Toolbar, die sich auf Wunsch im Internet Explorer und in Firefox installiert. Damit speichern Sie Web-Seiten ohne Umweg als PDF-Datei ab.

Tipp10
die absolvierten Lektionen die Dauer, die Fehlerzahl und die Anschläge pro Minute. Per Verlaufsdiagramm vergleichen Sie so gleiche Lektionen miteinander und sehen auf einen Blick Ihre Lernfortschritte. In einer weiteren Auflistung lassen sich die Fehlerquoten aller im Schreibtraining verwendeten Schriftzeichen ablesen.

Abwesenheits- und Urlaubsplaner 2009 für Excel 2007
Das Excel-Arbeitsblatt Urlaubs/Abwesenheitsplaner ist in verschiedenen Versionen abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter erhärtlich. Das Tool soll bei der Planung und Auswertung von Urlaubs- und Fehltagen helfen und beinhaltet unter anderem einen Jahreskalender mit Feiertagen und eine Abwesenheitsliste.

ASAP Utilities
Schon seit zehn Jahren gibt es ASAP Utilities, eine Makrosammlung mit mehreren hundert Befehlen zum Formatieren von Arbeitsblättern und Einträgen, zum Markieren von Bereichen oder für den gezielten Zugriff auf Daten, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen.

Chart Advisor
Ohne Vorkenntnisse ist es gar nicht so einfach, eine passende grafische Umsetzung für eine Tabelle zu finden. Chart Advisor hilft dabei, indem das Tool eine markierte Tabelle mit Hilfe eines vorgegebenen Regelwerks analysiert und Gestaltungsvorschläge macht. Das klappt in den meisten Fällen recht gut, auch wenn das Tool noch in der Beta-Phase ist. Zu jedem Vorschlag sehen Sie einen Punktwert, wie empfehlenswert die Software diesen findet. Auch lassen sich Veränderungen vornehmen, wobei Chart Advisor auch gleich Legende und Überschrift anpasst. Sie finden das englischsprachige Tool für Excel 2007 unter „Einfügen, Chart Advisor“.

Excel Jahresplaner 2009 und 2010
Für Ihre längerfristige Planung kann Ihnen der gratis Excel-Jahresplaner eine große Hilfe sein. Sie können alle notwendigen Termine eintragen und haben diese mit dem Programm immer übersichtlich im Blick.

Microsoft Office Compatibility Pack
Wenn Sie Microsoft Office 2000, Office XP oder Office 2003 haben, können Sie das Büropaket mit diesem Compatibility Pack kompatibel zu den Dateiformaten von Word, Excel und Powerpoint 2007 machen.

OPA Backup
Im Hinblick auf die nächste Neuinstallation Ihres Rechners kann es sinnvoll sein, ein Backup der Aktivierungsdateien anzulegen und auf CD zu brennen. OPA Backup erstellt eine Sicherungsdatei mit allen notwendigen Daten von Office XP, 2003 und 2007. Das Tool erkennt, ob die jeweilige Installation korrekt erworben und installiert wurde und ermöglicht auch nur in diesem Fall die Sicherung der Aktivierungsdaten. OPA Backup setzt .Net Framework 3.0 voraus.

Osa Sync
Um die Outlook-Daten mehrerer Rechner zu synchronisieren, braucht man normalerweise einen Server und MS Excange. Dass es auch einfacher geht, beweist Osa Sync Lite, eine Freeware, die bis zu vier Rechner per Peer-to-Peer-Verbindung miteinander vernetzt. Die Outlook-Daten werden dabei vollautomatisch einander angeglichen. Praktisch: Sie können beim Anlegen eines Kontakts festlegen, ob dieser auch auf die anderen Outlook-Installationen übertragen werden soll und wenn ja auf welche. Die erste Kontaktaufnahme mit den anderen Computern erfolgt über einen einfachen Assistenten.

pcwArbmen2.DOT
Unser Word-Add-In pcwArbmen2.DOT erweitert um ein eigenes Schnellstart-Menü mit dem Namen "pcwArbeitsmenü". Im Gegenteil zum Word-eigenen Menüpunkt "Arbeit" lassen sich die hier vertretenen Dokument-Einträge selbst verwalten, so dass Sie auf Wunsch immer Zugriff auf Ihre wichtigsten Dokumente haben.

pcwAutoFrmt3
Wenn Sie in bestimmte Autokorrektur- oder Autoformat-Funktionen nur selten benötigen und nach der Verwendung gleich wieder abschalten möchten, sollten Sie unserAdd-In pcwAutoFrmt 3 ausprobieren. Damit speichern Sie den jeweiligen Zustand aller Optionen auf den Registerkarten unter "Extras, Autokorrektur" und stellen ihn bei Bedarf mit einem Mausklick wieder her.

pcwBackup
Das Office-Add-In pcwBackup ermöglicht es mit einem Klick Backups vom bearbeiteten Projekt in einen festgelegten Ordner zu machen. Unser Archiv enthält drei Office-Add-ins, pcwBackup.xla für , pcwBackup.dot für und pcwBackup.ppa für . Im Excel-Add-In pcwBackup.xla ist außerdem dass Makro pcwTabcleaner enthalten, mit dem sich komfortabel Bilder, Schrift- und Farb-Formate, Hyperlinks, und leere Spalten und Zeilen entfernen lassen.

pcwFarben
Unser -Beispiel pcwFarben zeigt, wie Sie mit sehr geringem Programmieraufwand die Zahlenwerte in Excel-Bereichen farbig formatieren können. Unser Beispiel-Makro "Colorize" unterscheidet neben Maximum und Minimum sehr große, große, durchschnittliche, kleine und sehr kleine Werte.

pcwRen-in-Word
Mit dem VB-Script pcwRen-in-Word können Sie ausgewählte Dateien komfortabel in umbennenen. Das ist besonders bei einer größeren Anzahl nützlich, da Sie auf die umfangreichen Suchen-&-Ersetzen-Funktionen von Word zurückgreifen können.

pcwTextmarken
Das Add-In pcwTextmarken erweitert um ein Pop-up-Menü, über das Sie schnell zwischen den Textmarken navigieren und neue anlegen können. Außerdem blenden Sie darüber bei Bedarf die Textmarken-Markierung im Dokument ein und wieder aus.

pcwWordOrdnung
Wenn Sie mehrere Dokumente geöffnet haben um sie simultan zu bearbeiten und sie möglichst übersichtlich auf Ihrem Bildschirm zu verteilen, gibt Ihnen lediglich die Möglichkeit, sie über das Menü "Fenster, Alle anordnen" untereinander anzuordnen. Je nach Dokument-Typ kann es aber auch sinnvoller sein, die Fenster nebeneinander auf dem Bildschirm anzuzeigen. Mit unseren Makros aus der DateipcwWordOrdnung binden Sie diese Funktion ganz leicht in Ihr Word ein.

PhraseExpress
PhraseExpress fügt für Sie automatisch Textbausteine in Office-Anwendungen, Editoren und Mail-Programmen ein, sodass Ihnen viel Tipparbeit erspart bleibt.

Smart Tools Booklet Assistent
Smart Tools Booklet Assistent stellt automatisch fest, ob die Seitenzahl durch 4 teilbar ist und ergänzt andernfalls leere Seiten. Praktisch: Für die Außenseite fordert das Tool auf Wunsch anderes Papier an. Das Tool druckt zunächst die Vorderseiten und fordert Sie danach auf, die Blätter erneut umgekehrt in den Drucker zu legen - ein Duplex-fähiger Drucker wird daher nicht benötigt. Anwender, die Word 2007 nutzen, finden das Tool in der Registerkarte „SmartTools“.

Sun ODF Plugin
Das Open Document Format (ODF) ist ein offener Standard für Texte, Tabellen, Präsentationen und andere Office-Dokumente. Dieser XML-basierte Standard ermöglicht den einfachen Austausch zwischen verschiedenen Office-Paketen, allen voran Star Office und Open Office – auch über Betriebssystemgrenzen hinweg. Die einfachste Möglichkeit, um MS Office (ab Office XP) das Lesen, Bearbeiten und Speichern von Dateien mit den Endungen .ODT, .ODS oder .ODP beizubringen, ist das Sun ODF Plugin, Dieses ermöglicht auch das Festlegen von der OD-Formate als Standardformat.

Taxcel
Das Add-In für Excel hilft Ihnen bei der Berechnung der Einkommensteuer, Lohnsteuer und der Zuschlagsteuern (Solidarzuschlag und Kirchensteuer)

Ubit Menu
Für viele Anwender ist die Ribbon-Bedienerführung von Office 2007 ungewohnt und unübersichtlich. Eine Möglichkeit, zur gewohnten Benutzeroberfläche zurück zu kehren, gibt es nicht. Wer sich nicht damit abfinden will, für den ist die Freeware Ubit Menu geeignet. Die bringt Ihnen die Menüs von Excel, Word und Power Point 2003 zurück. Funktionen, die sich unter Office 2007 verändert haben, werden ausgeblendet oder durch ihre Entsprechungen ersetzt. Laut Hersteller nutzen viele Anwender übrigens über kurz oder lang doch die neuen Office-Menüs, da sie in vielen Punkten eingängig und sinnvoll sind.

WinMerge
Das Gratis Tool WinMerge hilft Ihnen dabei, Textdokumente zu vergleichen und stellt dabei die Unterschiede farblich dar.