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Word 97-2003: Textteile sammeln und kopieren

04.01.2007 | 11:23 Uhr |

Sie möchten aus mehreren Word-Dateien Textteile, eventuell auch Bilder in ein neue Datei kopieren. Die Optionen der erweiterten Office-Zwischenablage stellen Sie dabei ebensowenig zufrieden wie die Möglichkeiten seit Version XP, mit -Taste unabhängige Textteile zu markieren. Beides ist zu umständlich und zu kompliziert. Außerdem ist die Zahl der zu sammelnden Elemente begrenzt. Wiir zeigen Ihnen, wie Sie dieses Problem bequemer lösen können.

Anforderung:

Fortgeschrittener

Zeitaufwand:

Mittel

Problem:

Sie möchten aus mehreren Word-Dateien Textteile, eventuell auch Bilder in ein neue Datei kopieren. Die Optionen der erweiterten Office-Zwischenablage stellen Sie dabei ebensowenig zufrieden wie die Möglichkeiten seit Version XP, mit <Strg>-Taste unabhängige Textteile zu markieren. Beides ist zu umständlich und zu kompliziert. Außerdem ist die Zahl der zu sammelnden Elemente begrenzt.

Lösung:

Eine Word-Funktion, die noch aus dem letzten Jahrtausend stammt, ist hier nach wie vor die bessere Alternative. Es handelt es sich um den Standard-Autotext-Baustein „Sammlung“. Solange Sie ihn nicht verwenden, ist er quasi unsichtbar. Erst wenn Sie den zugehörigen Hotkey benutzen, taucht der Baustein unter „Einfügen, Autotext, Autotext“ auf. Deshalb ist er den meisten Anwendern nicht vertraut. Eine „Sammlung“ entsteht ganz einfach:

1. Markieren Sie einen Textteil oder ein Bild, und drücken Sie <Strg>-<F3>. Der markierte Teil wird ausgeschnitten (dazu unten mehr, „Achtung“) und landet in der „Sammlung“.

2. Wiederholen Sie das für alle Texte und Bilder, die Sie zusammensuchen wollen. Ihre „Sammlung“ kann aus unterschiedlichen Dateien stammen. Sie bleibt sogar erhalten, wenn Sie zwischenzeitlich Word oder gar Windows beenden.

3. Alles gefunden? Dann öffnen Sie eine neue oder bestehende Datei und fügen dort mit „Einfügen, Autotext, Autotext, Sammlung“ die komplette Sammlung ein. Bei dieser Methode bleibt die „Sammlung“ weiter bestehen. Da Word diese in der globalen Vorlage Normal.DOT ablegt, sollten Sie diesen Weg nur wählen, wenn Sie sie hier regelmäßig nutzen wollen. Andernfalls verwenden Sie besser den Hotkey <Strg>-<Shift>-<F3>, der die Daten einfügt und dabei auch den Autotext-Baustein wieder löscht.
Achtung: Word löscht die Textpassagen und Bilder nach <Strg>-<F3> aus der ursprünglichen Datei. Das dürfte in den wenigsten Fällen erwünscht sein und mit dazu beigetragen haben, dass sich die praktische Word-Funktion nie richtig durchgesetzt hat. Sie müssen beim „Sammeln“ also strikt darauf achten, beim Schließen der Quelldokumente die Speicherabfrage zu verneinen.

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