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Word 97-2003: Tabellen sauber formatieren

Klar formatierte Tabellen sind ein seltener Anblick in Word. In vielen Texten trifft man auf Standard-Tabstopps, die nach einer Änderung der Schriftgröße für Chaos sorgen. Manche Anwender behelfen sich gar mit Leerzeichen. Welche Formatierungsmethode eignet sich für welche Tabelle? Wir zeigen es Ihnen.

Anforderung:

Fortgeschrittener

Zeitaufwand:

Mittel

Problem:

Klar formatierte Tabellen sind ein seltener Anblick in Word. In vielen Texten trifft man auf Standard-Tabstopps, die nach einer Änderung der Schriftgröße für Chaos sorgen. Manche Anwender behelfen sich gar mit Leerzeichen. Welche Formatierungsmethode eignet sich für welche Tabelle?

Lösung:

Die simple Methode, Abstände durch Leerzeichen festzulegen, kann nur bei Schriften mit fester Breite zum Erfolg führen (etwa mit Courier New, FigurineCB LetterSP, Lucida Console). Diese Möglichkeit kommt aber nur in Betracht, wenn eine Tabelle in einem einfachen Textformat (Ansi oder Ascii) gespeichert werden soll.

Wenn Sie mit <Tab> ein Tabulatorzeichen einfügen, orientiert sich Word wie jeder Text-Editor an bestimmten Standardmarken. Voreingestellt sind in Word 1,25 cm - also beginnt die erste Spalte bei 1,25 cm, die zweite bei 2,5 und so fort. Für eine saubere Tabellenformatierung sind diese Werte meist untauglich. Individuelle Tabstopps definieren Sie am einfachsten wie folgt: Markieren Sie die komplette benötigte Liste, und blenden Sie das Lineal, falls nötig, mit "Ansicht, Lineal" ein. Nehmen Sie den längsten Eintrag der ersten Spalte als Maß für den ersten Tabstopp. Diesen definieren Sie entweder durch Klick auf die entsprechende Stelle im Lineal oder manuell über "Format, Tabstopps". Analog gehen Sie für die weiteren Tabstopps vor. Tabstopps sind standardmäßig linksbündig, für Spalten mit Zahlen sollten Sie im Menü "Ausrichtung, Rechts" wählen.

Positionskorrekturen erledigen Sie einfach, indem Sie bei komplett markierter Liste den Tabstopp im Lineal mit der Maus verschieben.

Word reagiert bei umfangreichen Formatierungen allerdings eigenwillig. Ein Bug! Ein Limit? Word (alle Versionen) zeigt einheitliche Tabulator-Einstellungen nur bei bis zu 50 markierten Absätzen an (2"Mit 50 ist Schluss!", rechts). Damit sind Word-Tabulatoren für längere Listen untauglich.

Umgehen lässt sich das Problem allenfalls, wenn Sie die problematischen Absatzmarken durch weiche Zeilenumbrüche (<Shift>-<Return>) ersetzen. Um umfangreichere Listen in Word zu formatieren und zu bearbeiten, verwenden Sie besser die Tabellenfunktion. Eine Word-Tabelle entsteht automatisch, wenn Sie Tabellen via Zwischenablage aus Excel oder von einer Web-Seite nach Word kopieren. Über das Menü "Tabelle, Umwandeln, Text in Tabelle" können Sie aber auch bestehende Listen mit Tabstopps in Tabellen konvertieren. Die Spaltenzahl erkennt Word oft - aber nicht immer -, automatisch korrekt. Als Breite wählen Sie am besten "Optimale Breite: Inhalt", als Trennzeichen in der Regel "Tabstopps".

Über den Dialog "Text in Tabelle umwandeln" lässt sich aber theoretisch jede sauber strukturierte Textliste umbauen. folgen etwa die vier "Felder" pro "Datensatz" jeweils als vier Absätze untereinander, definieren Sie vier Spalten und wählen das Trennzeichen "Absätze" - schon haben Sie eine Liste in Tabellenform.

Word 97-2003: Mit 50 ist Schluss!

Seit der ersten Word-Version gibt es ein merkwürdiges Limit, das sich bei der Formatierung umfangreicher Texte bemerkbar macht. Die Symptome: Bei einem komplett mit einer Schriftart, etwa "Arial", formatierten Text verschwindet diese Schriftart in der Menüzeile plötzlich, sobald der gesamte Text markiert ist. Ebenso entschwinden die gesetzten Tabulator-Einstellungen für alle markierten Absätze, sobald die Markierung eine bestimmte Zeilenzahl überschreitet. Kurz: Bei großen Texten verweigert Word die Anzeige gemeinsamer Absatzformate. Ab wann passiert das? Wir haben nachgezählt: Gerade mal 50 Absätze kann Word verkraften. Darüber hinaus kann es keine Absatzformate mehr anzeigen.

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