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Word 97-2003: Neues Dokument aus Vorlage

22.11.2006 | 11:11 Uhr |

Zum Erstellen von Word-Dokumenten verwenden Sie im Windows-Explorer den Kontextmenüpunkt "Neu, Microsoft Word-Dokument". Dabei erzeugt Word das Dokument immer auf Basis der Standardvorlage. Sie wollen aber eine individuelle Vorlage verwenden, um beispielsweise schnell einen Geschäftsbrief, ein Fax oder eine Rechnung zu erstellen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dieses Problem lösen können.

Anforderung:

Fortgeschrittener

Zeitaufwand:

Mittel

Problem:

Zum Erstellen von Word-Dokumenten verwenden Sie im Windows-Explorer den Kontextmenüpunkt "Neu, Microsoft Word-Dokument". Dabei erzeugt Word das Dokument immer auf Basis der Standardvorlage. Sie wollen aber eine individuelle Vorlage verwenden, um beispielsweise schnell einen Geschäftsbrief, ein Fax oder eine Rechnung zu erstellen.

Lösung:

Beim Anlegen neuer Dokumente über "Neu" im Explorer verwendet Word zwei Vorlagen: Die globale Dokumentvorlage Normal.DOT und eine DOC-Datei, die in der Regel unter %windir%\Shellnew liegt. Bei Word XP beispielsweise heißt die Datei Winword8.DOC. Sie können diese in Word öffnen und anpassen. Allerdings enthält dann jedes Dokument, das Sie über den Explorer anlegen, die gleichen Änderungen. Der Einsatz mehrerer Vorlagen ist nicht vorgesehen. Mit einem Trick geht es trotzdem: Sie können das Neu-Menü um zusätzliche Einträge erweitern. Dazu erstellen Sie neue Dateitypen, die jeweils eigene Vorlagendateien verwenden.

Und so geht‘s:

1. Legen Sie in Regedit unter "Hkey_Classes_Root" den neuen Schlüssel ".brf" für eine Briefvorlage an. Der Zeichenfolge "Standard" geben Sie den Wert "brffile". Erstellen Sie über das Kontextmenü "Neu" den Unterschlüssel "ShellNew".

2. Definieren Sie unterhalb von "ShellNew"die Zeichenfolge "FileName", der Sie als Wert den Pfad und Namen Ihres Briefmusters zuordnen (es handelt sich um eine normale DOC-Datei, keine DOT-Dokumentvorlage). Es genügt beispielsweise der Eintrag "Brief.doc", wenn sich die Datei unter %windir%\Shellnew befindet. Die unter "FileName" definierte Datei haben Sie zuvor angelegt. Sie sollte den Briefkopf und ähnliche Standards enthalten.

3. Nun müssen Sie den Schlüssel Ihrer Word-Version suchen (etwa "Hkey_Classes_Root\Word.Document.8"), dann markieren und mit "Datei, Exportieren" in eine REG-Datei schreiben. Welcher Schlüssel genau zugeordnet ist, erfahren Sie aus der Zeichenfolge "Standard" unter "Hkey_Classes_Root\.doc".

4. Öffnen Sie die REG-Datei mit dem Windows-Editor Notepad (Kontextmenü "Bearbeiten"), weil dieser im Unterschied zu etlichen anderen Text-Editoren das Unicode-Format der REG-Datei beherrscht. Ersetzen Sie in dieser Datei jedes Vorkommen von "Word.Document.8" (oder der Version, die Sie aktuell verwenden) durch "brffile" und den ersten String "@=Microsoft Word Dokument" durch "Briefdatei".

5. Wenn Sie die so geänderte Datei per Doppelklick neu einlesen, steht ab sofort der neue Kontextmenü-Eintrag "Briefdatei" zur Verfügung. Eine neu angelegte Datei hat immer die festgelegte Dateinamenserweiterung, in unserem Beispiel also ".brf". Das Einrichten eigener Dokumentklassen bringt natürlich über die "ShellNew"-Funktion hinaus weitere Vorteile: Wenn Briefe,Rechnungen, Faxe jeweils ihre eigene Dateiendung besitzen, sind sie im Windows-Explorer schnell zu identifizieren oder mit der Windows-Suche zu finden. Allerdings funktioniert das nur auf dem Rechner, bei dem Sie die beschriebenen Änderungen in der Registry vorgenommen haben. Dateien mit einer selbst definierten Extension müssen Sie daher vor der Weitergabe entweder wieder die ursprüngliche Endung geben, oder Sie informieren den Empfänger, in welcher Anwendung er sie über "Datei, Öffnen" laden soll.

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