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Word 97-2003: Bilder als Autotext einfügen

Sie binden in Ihre Word-Dokumente häufig dieselben Grafiken ein. Es ist dabei recht umständlich, die Dateien immer über das Menü "Einfügen, Grafik, Aus Datei" heraussuchen zu müssen. Praktischer wäre es, häufig benötigte Bilder oder Logos automatisch einbauen zu können. Wir erklären Ihnen, wie Sie dieses Problem lösen können.

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Problem:

Sie binden in Ihre Word-Dokumente häufig dieselben Grafiken ein. Es ist dabei recht umständlich, die Dateien immer über das Menü "Einfügen, Grafik, Aus Datei" heraussuchen zu müssen. Praktischer wäre es, häufig benötigte Bilder oder Logos automatisch einbauen zu können.

Lösung:

Anders als der Name es vermuten lässt, kann die Autotext-Funktion auch Bilder einfügen. Gleiches gilt für die Autokorrektur. Welchen Weg Sie wählen, hängt davon ab, wie viele Grafiken Sie verwenden. Sind es nur wenige, gibt es ein simples Verfahren: Öffnen Sie ein neues Word-Dokument, und fügen Sie die gewünschte Grafik wie üblich ein. Markieren Sie das Bild, drücken Sie <Alt>-<F3>, und vergeben Sie ein Kürzel, mit dem Sie es künftig abrufen. Das geht später mit <Kürzel>, <F3> oder mit "Einfügen, Autotext" und Auswahl des Kürzels. Der Nachteil dieser einfachen Methode: Alles landet in der Standardliste der Autotext-Funktion und macht diese schnell unübersichtlich.

Falls Sie also mit einem großen Pool an Grafiken arbeiten, bietet sich eine alternative Lösung an, die allerdings etwas komplizierter ist. Auch hier fügen Sie zunächst ein Bild in ein neues Dokument ein. Danach legen Sie eine neue Formatvorlage an. Markieren Sie dazu die eingefügte Datei, und wählen Sie in Word XP/2003 "Format, Formatvorlagen und Formatierung" (Word 97/2000: "Format, Formatvorlagen". Klicken Sie dort auf die Schaltfläche "Neue Formatvorlagen" (Word 97/ 2000: "Neu").

Als Name geben Sie für die Vorlage zum Beispiel "Bilder" ein, und als Formatvorlagen-Typ wählen Sie "Absatz". Aktivieren Sie noch die Klickbox vor "Zur Vorlage hinzufügen". Mit "OK" nehmen Sie die neue Absatz-Formatvorlage in die Standard-Vorlage Normal.DOT auf. Stellen Sie unter Word XP und 2003 sicher, dass sowohl die Grafik als auch die neue Formatvorlage markiert sind, und wählen Sie dann "Einfügen, Autotext, Neu". Nachdem Sie dem Autotext-Eintrag einen aussagekräftigen Namen gegeben haben, können Sie über "Einfügen, Autotext, Bilder, <Name des Autotext-Eintrags>" ganz bequem darauf zugreifen.

Um ein weiteres Bild in die neue Autotext-Rubrik "Bilder" einzutragen, fügen Sie es in ein leeres Dokument ein und wählen "Format, Formatvorlagen und Formatierung" (XP, 2003) beziehungsweise "Format, Formatvorlage" (97, 2000). Nun markieren Sie unter Word XP/2003 wieder den Eintrag "Bilder", (97/2000: Vorlage "Bilder"). Per Klick auf "Zuweisen" nehmen Sie die Grafik in Ihre Autotext-Rubrik auf. Danach markieren Sie zusätzlich eines der eingefügten Bilder und erstellen, wie oben beschrieben, einen neuen Autotext-Eintrag. Nachdem Sie die Prozedur für alle Bilder wiederholt haben, finden Sie diese unter "Einfügen, Autotext, Bilder" aufgelistet. Um einen Eintrag zu löschen, gehen Sie auf "Einfügen, Autotext, Autotext", markieren ihn in der Liste und klicken auf "Entfernen".

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