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Wichtige Arbeiten am PC automatisieren

10.01.2013 | 11:18 Uhr |

Schluss mit dem immer gleichen Getippe und langweiligen Wiederholungsabläufen! Wir stellen fünf Tools vor, die eintönige Arbeitsschritte am PC bequem automatisieren.

Wieder einmal sitzen Sie vor Ihrem Computer, Ihre Augen hängen am Monitor, während Ihre Finger damit beschäftigt sind, die gleiche Tastenabfolge auf der Tastatur wieder und wieder zu drücken. Vielleicht legen Sie gerade eine komplexe Ordner-Hierarchie für eine Reihe von Projekten an. Oder vielleicht sind Sie dabei, ein und dieselbe Datenart ständig zu kopieren, einzufügen und zu formatieren. Was auch immer das Ziel Ihrer monotonen Knöpfchendrückerei sein mag: Spannend geht anders. Die gute Nachricht: Sie können sich selbst einen Weg aus dieser stupiden Arbeit heraus codieren - selbst, wenn Sie kein (Hobby-)Programmierer sind. Wir zeigen Ihnen dazu fünf leistungsstarke Automatisierungs-Tools, die Ihnen helfen.

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1) Directory Opus

Directory Opus
Vergrößern Directory Opus
© directoryopus.de

Wenn Sie etwas automatisieren wollen, müssen Sie zunächst die Arbeit, die ausgeführt werden soll, analysieren. Besteht sie aus vielen, immer gleichen Texteinträgen? Oder geht es eher darum, Dateien zu verschieben und zu erstellen? Das Arbeitsfeld einzugrenzen hilft dabei, das richtige Tool für die Aufgabe zu finden. In puncto Datei-Operationen können Sie zumindest mit Directory Opus nichts verkehrt machen.

Für 69 australische Dollars (umgerechnet etwa 55 Euro) ist Directory Opus einer der teuersten Dateimanager auf dem Markt - und auch deutlich teurer als beispielsweise Total Commander für ca. 35 Euro. Wenn Sie aber täglich die immer gleichen Dateiarbeiten zu erledigen haben, ist Directory Opus jeden Cent wert. Denn damit können Sie sämtliche Buttons, Toolbars, Menüs und Kommandos individualisieren und anpassen, indem Sie eigene Hotkeys setzen und neue Bezeichnungen verteilen. Sie können sogar das Layout nach Belieben verändern - von einem Doppelfenster-Datei-Commander-Stil bis zu Ihrer ganz eigenen Kreation.

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Dieser hohe Grad an individuellen Einstellmöglichkeiten macht Directory Opus zu einem sehr einfachen Automatisierungs-Tool: Die Software besitzt ihr eigenes Set von Kommandos und damit eine einfach zu beherrschende Programmiersprache. Zum Beispiel können Sie eine einzelne Taste auf der Tastatur mit dem Befehl belegen, ein neues Word-Dokument anzulegen, dessen Name das aktuelle Datum in einem bestimmten Format beinhaltet (beispielsweise 2013-01-06 oder 20130106, usw.). Sie können automatisch eine ganze Reihe von Dokumenten nach einem bestimmten Schema umbenennen oder ein Makro erstellen, das alle .doc- und .jpg-Dateien in einem Ordner erkennt, automatisch zippt, in einem Archiv anlegt, das den Namen trägt, den Sie vorher festlegen und per E-Mail verschickt. Mit anderen WOrten: Directory Opus hilft Ihnen dabei, nahezu jede Aufgabe zu automatisieren, die das Arbeiten mit Dateien jeglicher Art beinhaltet. Zudem sind die Kommandos und Befehle gut einsehbar und leicht verständlich.

Mehr Informationen und auch Anleitungen für Directory Opus finden sich auch im offiziellen, deutschsprachigen Blog der Software.

2) VBA

Visual Basic for Application (VBA)
Vergrößern Visual Basic for Application (VBA)

Kein Artikel über das Automatisieren von täglichen Arbeitsschritten wäre komplett ohne Microsofts VBA (Visual Basic for Applications). Sie können das Programm separat herunterladen und installieren - aber womöglich befindet es sich ohnehin schon auf Ihrem Computer: Es ist Bestandteil von Microsoft Office. Wenn Sie darauf aus sind, Arbeiten in Word, Excel oder Access zu automatisieren, ist VBA das Tool erster Wahl. Sie können es für nahezu jeden Zweck einsetzen: Texte eingeben, ein Dokument formatieren, mit externen Dateien arbeiten, individuelle Excel-Funktionen erstellen und so weiter.

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Eine der besten Eigenschaften von VBA ist der kinderleichte Einstieg. Sie können ein Makro davon aufnehmen, was Sie selbst gerade tun (beispielsweise einen Text markieren und ihn fetten) und dann mit dem integrierten VBA-Editor sehen, wie dieses Makro in Code-Form aussieht. Den VBA-Editor erreichen Sie durch Drücken von Alt-F11 oder über den Entwickler-Reiter im Ribbon-Menü (diesen Reiter müssen Sie zuvor manuell sichtbar machen).

Der VBA-Editor ist eine komplette Entwicklungs-Umgebung mit eingebauten Debugging-Tools, Auto-Vervollständigung, kontextsensitiver Hilfestellung und mehr. Wenn Sie ein neu aufgenommenes Makro im Editor betrachten, können Sie es dort auch ganz einfach verändern und sich so Schritt für Schritt neues Wissen aneignen, das Sie für Ihr Projekt benötigen. Mit VBA zu arbeiten ist eine der einfachsten Möglichkeiten, den Einstieg in die Programmierung zu finden. Jedes einzelne Makro ist klein und übersichtlich und sofort bereit zum Einsatz, wann und wo Sie es wünschen.

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3) PhraseExpress

Phrase Express
Vergrößern Phrase Express

Ganz egal, welches Programm Sie zum Tippen benutzen, Sie tippen womöglich öfter als Ihnen lieb ist die immer gleichen Dinge rauf und runter. Denken Sie nur mal an E-Mail-Grüße, Signaturen oder Standard-Floskeln aus Ihrem Arbeitsalltag ("Vielen Dank für Ihr Interesse" und so weiter). Wäre es nicht großartig, wenn Sie all diese sich wiederholenden Textbausteine mit nur ein oder zwei Tasten einfügen könnten? Genau das macht PhraseExpress . Für den privaten Gebrauch gibt es die Software kostenlos, Firmenkunden zahlen nach einer 30-tägigen Testphase knapp 38 Euro.

PhraseExpress aber als reines Text-Ersatz-Programm abzustempeln ist ein bisschen als wenn man sagen würde, ein Computer ist eine moderne Schreibmaschine. Natürlich können Sie damit immer wiederkehrende Textkästen speichern und bei Bedarf mit einer einzigen Taste einfügen; aber Sie können damit noch viel mehr anstellen. PhraseExpress erkennt zum Beispiel, wenn Sie einen Tippfehler korrigieren, merkt sich diese Korrekturen und bietet Ihnen beim nächsten Mal schon einen Korrekturvorschlag an, bevor Sie überhaupt merken, dass Sie sich vertippt haben. Es kann dynamische Informationen in Snippets einfügen, etwa das aktuelle Datum oder sogar das Datum von in sechs Tagen. Und nachdem Sie ein kostenloses Add-on von der PhraseExpress-Webseite heruntergeladen und installiert haben, können Sie die Software sogar als Inline-Taschenrechner benutzen. Tippen Sie beispielsweise etwas wie "(10-5)*7=" ein, ersetzt die Erweiterung die Rechnung mit dem korrekten Ergebnis.

So leistungsstark wie es ist, hat aber auch PhraseExpress seine Grenzen. Zum einen besitzt es keine richtige Programmiersprache. Sie können also nicht einfach Variablen konfigurieren und der eingebaute Editor bietet auch keine Zeilennummern oder eine Auto-Vervollständigung für Befehle. Ein weiteres Problem besteht bei der Dokumentation: Der Hersteller (Bartels Media) stellt zwar eine Online-Dokumentation zur Verfügung, diese ist aber nicht besonders genau. Andererseits hat PhraseExpress ein paar sehr nützliche Beispiele im Gepäck - wenn Sie also am liebsten exemplarisch lernen, finden Sie vielleicht ein Makro, das dem Befehl ähnelt, den Sie benötigen, und können es dann individualisieren.

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