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Mit Web Collaboration Teambesprechungen und IT-Support umsetzen

Web Collaboration heißt das Zauberwort, mit dem Unternehmen Kosten senken und ihre Effizienz steigern können. Beispielsweise mit webbasierten Team-Besprechungen und Online-IT-Support. Netviewer Meet und Netviewer Support sind dafür zwei geeignete Werkzeuge.

Nur zwei Beispiele für Web Collaboration aus dem Unternehmens-Alltag: Per Webkonferenz finden Vertriebspräsentationen direkt vom Desktop des Key-Account-Managers auf dem Rechner des Kunden statt. Und der IT-Mitarbeiter löst via Online-IT-Support die PC-Probleme seines Kunden. Web-Konferenzen gibt es als Punkt-zu-Punkt-Videochat mit einem einzigen entfernten Kollegen (dieser Lösung eignet sich besonders für den IT-Support) oder eben als echtes Team-Meeting mit vielen Teilnehmern.

Konferenzen und Team-Besprechungen via Internet sind vielfach deutlicher anschaulicher und leistungsfähiger als einfache Telefon-Konferenzen. Zudem können Unternehmen mit Web-Konferenzen viele Dienstfahrten vermeiden – das spart Zeit und Geld, die Teilnehmer können außerdem nach Beendigung des Meetings sofort weiterarbeiten. Als Dreingabe gibt es dank Web Collaboration noch eine bessere CO-Bilanz, die sich unter Umständen werbewirksam vermarkten lässt.

Es spricht also einiges für Web Collaboration, wie das Schlagwort für die Zusammenarbeit über das Internet heißt. Doch wie klappt Web Collaboration im Detail? Welche Voraussetzungen werden dafür benötigt, welche Software eignet sich dafür?

Web-Konferenzen

Beim Thema Web-Konferenz sollten Sie nicht zwangsläufig an kostenlose Tools à la Skype oder MSN Messenger denken. Einen pixeligen Video-Chat bekommt man zwar mit fast jedem Messenger zustande, doch wer Videokonferenzen richtig nutzen will, kommt an professionellen Videokonferenzlösungen nicht vorbei.

1. Moderator startet Moderatorprogramm, Moderatorprogramm kontaktiert Vermittlungsserver (VMS) 2. VMS authentifiziert Moderator und sendet URL des Kommunikationsservers (KS) und sechsstellige Sitzungsnummer an Moderator. 3. Moderatorprogramm kontaktiert KS und wartet auf Teilnehmer. 4. Moderator übermittelt Teilnehmern Sitzungsnummer per Telefon oder E-Mail. 5. Teilnehmer starten Teilnehmerprogramme und geben Sitzungsnummer ein. Teilnehmerprogramme kontaktieren VMS. 6. VMS sendet URL des KS, auf dem das Moderatorprogramm wartet, zurück. 7. Teilnehmerprogramme kontaktieren KS. 8. KS verbindet Moderator- und Teilnehmerprogramme - die Sitzung ist aufgebaut.
Vergrößern 1. Moderator startet Moderatorprogramm, Moderatorprogramm kontaktiert Vermittlungsserver (VMS) 2. VMS authentifiziert Moderator und sendet URL des Kommunikationsservers (KS) und sechsstellige Sitzungsnummer an Moderator. 3. Moderatorprogramm kontaktiert KS und wartet auf Teilnehmer. 4. Moderator übermittelt Teilnehmern Sitzungsnummer per Telefon oder E-Mail. 5. Teilnehmer starten Teilnehmerprogramme und geben Sitzungsnummer ein. Teilnehmerprogramme kontaktieren VMS. 6. VMS sendet URL des KS, auf dem das Moderatorprogramm wartet, zurück. 7. Teilnehmerprogramme kontaktieren KS. 8. KS verbindet Moderator- und Teilnehmerprogramme - die Sitzung ist aufgebaut.
© 2014

Netviewer Meet ist so ein Konferenz-Programm. Mit Netviewer Meet können Sie mit den Meeting-Teilnehmern über Video, VoIP und Chat kommunizieren. Alle Teilnehmer der Konferenz können Dokumente nicht nur betrachten, sondern auch gemeinsam bearbeiten. Mit einem Zeigepfeil kann man das Augenmerk auf wichtige Punkte in den Dokumenten legen. Sofern nötig können Sie die teilnehmenden Host-Rechner sogar von Ihrem Desktop aus fernsteuern.

Besonders praktisch: Nur der Initiator einer Webkonferenz muss Netviewer Meet auf seinem PC installieren und die Software starten, alle weiteren Teilnehmer können durch Eingabe einer Konferenz-ID direkt über das Internet eine Verbindung zum Initiator aufbauen.

Die Daten sind während der Web-Konferenz geschützt, sie werden nämlich verschlüsselt übertragen. Unternehmen können die Software zudem individuell an ihre Bedürfnisse anpassen. Der Initiator eines Webmeetings kann die Rechte der einzelnen Teilnehmer punktgenau festlegen.

Anders als bei einer Telefonkonferenz sehen Sie Ihre Gesprächspartner und können deren Mimik und Gestik bei Ihrer Gesprächsführung berücksichtigen. Termine, die sich aus der Web-Konferenz ergeben, können Sie direkt in den Outlook oder Lotus Notes-Kalender eintragen.

Das bietet Netviewer Meet
Vergrößern Das bietet Netviewer Meet
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Nach Abschluss der Konferenz wollen Sie wichtige Details Revue passieren lassen? Kein Problem - Ihre Sitzungen können Sie vollständig dokumentieren. Verschiedene Plugins sorgen dafür, dass Sie Netviewer Meet aus verschiedenen Anwendungen heraus direkt starten können. Mit Hilfe eines Add-in für den Windows Live Messenger kann der Initiator einer Webkonferenz beispielsweise seine Live Messenger-Kontakte direkt aus Netviewer zu einer Sitzung einladen. Weitere Add-ins und Plug-ins gibt es für Outlook, Skype und Firefox, für Internet Explorer und Firefox, um nur einige Beispiele zu nennen.

Die Kommunikation klappt mit Netviewer auch plattformübergreifend, weil die Web Collaboration-Software neben Windows auch Linux und MacOS unterstützt - Flash-basierte Web-Applikation für den Browser machen das möglich, außerdem gibt es ein Teilnehmerprogramm für MacOS.

Sinnvolles Zubehör sind Headset und Webcam. Netviewer unterstützt den Benutzer beim Einrichten seines Headsets. Es erkennt außerdem die Monitorauflösung des Rechners und wählt die optimale Darstellung für den übertragenen Bildschirm. Dies sorgt besonders bei stark unterschiedlichen Bildschirmauflösungen für bessere Lesbarkeit.

Unternehmen können die Software 14 Tage testen. Das deutschsprachige Netviewer Meet läuft auf Rechnern mit Windows 2000, XP, Vista, Windows Server 2000, 2003 und 2008. Der Download ist knapp über ein Megabyte groß.

Download: Netviewer Meet 5.1.1

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