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Was Prozess-Management wirklich bringt

25.09.2016 | 09:11 Uhr |

Business Process Management verspricht viele Vorteile: eigene Abläufe transparenter gestalten, Teilaufgaben automatisieren, Mitarbeiter und Systeme effektiver einsetzen. Doch um BPM erfolgreich zu machen, braucht es einiges an Vorwissen und die richtigen Werkzeuge.

Unter dem Begriff Business Process Management beziehungsweise Prozess-Management werden viele verschiedene Bereiche zusammengefasst. Abhängig davon, was mit den Modellen gemacht werden soll und welche Inhalte dafür in den Modellen abgebildet werden, haben sich verschiedene Marktsegmente gebildet.

Prozessmodellierung: Visualisierung

Der Fokus der Prozessmodellierungswerkzeuge in diesem Segment liegt in der Darstellung der Abläufe. Sachzusammenhänge sollen so verdeutlicht werden, dass ein Mensch diese lesen und nachvollziehen kann. Die Systeme bieten zumeist Portale für die flexible Navigation innerhalb der Strukturen an, es können aber auch Prozesshandbücher (beispielsweise als PDF-Dokument) erstellt werden. Hauptanwendungsgebiete sind die Dokumentation der bestehenden Abläufe (Dokumentation für Qualitätsmanagement, Schulung der Mitarbeiter) und der Entwurf neuer Abläufe (kontinuierliche Verbesserung durch Vorschlagswesen oder vollständiger Neuentwurf). Schnittstellen zu anderen Systemen sind meist wenig ausgeprägt. Der Fokus liegt auf der Einbindung einzelner Daten, wie beispielsweise auf der Bereitstellung von Formularen oder Handbüchern oder Kopplung an die Benutzerverwaltung.

Workflow: Ausführung

Die BPM-Werkzeuge in diesem Segment erstellen Workflows, welche direkt ausgeführt werden. Die Steuerung des Ablaufs übernimmt die Software, ebenso einzelne Teilaufgaben (automatisch ausgeführte Teilschritte). Der Anwender ist eingebunden, indem Aufgaben generiert und seine Eingaben über entsprechende Masken erfasst werden. Die Modelle müssen so exakt sein, dass das System die ausführbaren Prozesse erstellen und steuern kann. Die Anforderungen an die Integration zu Drittsystemen sind zumeist deutlich höher.

Über Daten- und Funktionsaufrufe werden Informationen zur Prozesssteuerung genutzt - beispielsweise im ERP hinterlegtes Restbudget bei Bedarfsanforderungen, Verfügbarkeit von Sachbearbeitern im Reklamationsmanagement. Teilweise sind die Funktionen des BPM-Werkzeugs auch in bestehende Applikationen integriert, beispielsweise indem die Aufgabenliste als Portlet in einer bestehenden Portalanwendung angezeigt wird.

In diesem Segment lässt sich zusätzlich danach unterscheiden, ob die Prozesse durch die BPM-Software selbst als Workflows umgesetzt werden sollen, oder ob die BPM-Software die Steuerungsregeln für eine Drittsoftware übernimmt. Beispiele für den zweiten Anwendungsfall sind Komponenten, welche zur Prozessdefinition für SAP-Systeme oder Microsoft SharePoint genutzt werden.

Kennzahlen: Analyse und Simulation

Funktionen zur Analyse finden sich zumeist auch in den Werkzeugen zur Visualisierung und zur Ausführung. Sie unterscheiden sich aber im Betrachtungsgegenstand. Analysen auf Basis der Prozessmodelle (Prozessklassen) ermöglichen Auswertungen über die hinterlegten Prozessobjekte und die Prozessstrukturen selbst. Damit lassen sich Fragen beantworten wie:

  • Welche Rolle ist an welchen Prozessen beteiligt?

  • In welchen Prozessen wird dieses Handbuch verwendet?

  • Wie viele Rollen sind am Prozess beteiligt?

  • Was ist die (Soll-)Gesamtlaufzeit des Prozesses?

Demgegenüber betrachten Analysen im Workflow-Segment die konkret ausgeführten Abläufe (Prozessinstanzen). Damit wird der Schritt vom Soll zum Ist vollzogen. Die Auswertungen können sich auf einzelne Abläufe (zur Erfüllung von Nachweispflichten) oder ganze Prozessgruppen beziehen (beispielsweise durchschnittliche Abarbeitungsdauer, aufgetretene Engpässe, Abweichungen zu Soll-Vorgaben). Zudem wird zwischen einer Vergangenheitsbetrachtung (Reporting: Abgearbeitete Prozesse) und der Analyse der Gegenwart (Monitoring: Aktueller Prozessstatus) unterschieden.

Im Bereich Kennzahlen gibt es darüber hinaus Spezialisten. Diese widmen sich entweder besonderen fachlichen Analysen ( Balanced Scorecard ) oder stellen besondere Funktionen (beispielsweise die Simulation von Prozessverläufen) zur Verfügung.

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