Versionsverwaltung hilft weiter

Bei vielen Tätigkeiten ist es oftmals nötig, verschiedene Versionen eines Dokuments anzulegen. In solchen Fällen wird die ursprüngliche Version zunächst verworfen, da ein anderer Ansatz verfolgt wird. Die zuerst angelegte Variante wird aber nicht gelöscht, sondern archiviert. Schließlich kann es sein, dass sie zu einem späteren Zeitpunkt doch noch benötigt wird. Die einzelnen Varianten des Dokuments werden dann jeweils unter einem eigenen Dateinamen gespeichert. Dabei besteht die Gefahr, den Überblick zu verlieren. Auch kann es vorkommen, dass die aktuellste Version aus Versehen gelöscht wird. Die in Open Office integrierte Versionsverwaltung verhindert dies.

Das Grundprinzip: Die Routine archiviert die Vorversionen, indem sie diese im aktuellen Dokument speichert. In der Praxis hat dieses Verfahren mehrere Vorteile. Außerdem wird Speicherplatz gespart, da nur die tatsächlichen Änderungen erfasst werden.

Die Versionsverwaltung rufen Sie über „Datei, Versionen“ auf und klicken auf „Neue Version speichern“. Open Office blendet daraufhin einen Dialog ein, in dem Sie optional einen Kommentar zu dieser Version eingeben können. Verzichten Sie darauf, speichert Open Office lediglich Datum, Uhrzeit und Nutzername.

Beim Öffnen des Dokuments lädt Open Office automatisch die aktuellste Version. Möchten Sie hingegen eine ältere Version aufrufen, erledigen Sie das ebenfalls über die Versionsverwaltung. Wählen Sie die gewünschte Version aus, und klicken Sie auf „Öffnen“. Allerdings ist dieses Dokument schreibgeschützt. Um trotzdem mit der alten Version arbeiten zu können, speichern Sie diese unter einem neuen Namen, so dass der Schreibschutz aufgehoben wird.