Buchhaltungssoftware aus der Cloud im Überblick

Cloud-Dienste erleichtern die Buchhaltung

Egal, in welcher Branche, egal wie groß oder klein eine Firma ist, egal wie qualifiziert die Mitarbeiter und wie innovativ die Produkte und Dienstleistungen: Nur wenn die Geschäftszahlen stimmen, geht es Unternehmern und Selbständigen wirklich gut. Schlecht geht es ihnen hingegen oft, wenn es darum geht, sich selbst und den Steuerbehörden den nötigen Überblick über die eigene Geschäftstätigkeit zu verschaffen.  Kein Wunder: Zettelwirtschaft und uralte Buchhaltungsprogramme oder eine Buchhaltung mit Word und Excel machen es dem User ja auch nicht leicht. Und spezialisierte Software, die helfen könnte, steht in dem Ruf, teuer umständlich und nur von Fachleuten installierbar zu sein.

Dabei sollten sich diese Vorteile in Zeiten von Software as a Service schnellstens in Rauch auflösen: Schon mit wenigen Klicks lassen sich moderne Online-Tools starten und zumeist gibt es auch eine kostenlose Testversion, so dass der Anwender kein Risiko eingeht, wenn er eine Lösung erst mal kennen lernen will, bevor er dafür Geld ausgibt.

Buchhaltungssoftware: Intuitive Benutzeroberfläche ist wünschenswert

Doch was macht ein professionelles Buchhaltungsprogramm eigentlich aus? Wenn Schreiner, Grafiker, Metallbauer, Anwälte, Architekten und andere Freiberufler oder Kleinunternehmer ihre Buchhaltung ohne Buchhalter erledigen wollen, benötigen Sie dafür vor allem eines: Eine leicht verständliche und bedienbare Benutzeroberfläche, die kein buchhalterisches Fachwissen voraussetzt.

Viele Lösungen unterstützen den Anwender deshalb mit kurzen Erläuterungen und Beispielen zur richtigen Anwendung der einzelnen Funktionen des Systems. Im Falle von Collmex und Scopevisio beispielsweise beginnt diese Form der Anwendungsunterstützung bereits auf der Ebene der alltäglichen Buchungen. Für häufige Geschäftsvorfälle wie „Wareneinkauf“ oder „Kunde zahlt Rechnung“ sind bereits Buchungsvorlagen mit Erläuterungen enthalten. Weitere Vorlagen kann der Anwender nach seinem Bedarf selbst erstellen.

Buchhaltungssoftware auf der Cloud ist immer aktuell

Eine wichtige Eigenschaft, mit der die Online-Services für die Buchhaltung glänzen können, ist ihre permanente Aktualität. Programmänderungen, die aufgrund rechtlicher und steuerlicher Neuerungen nötig werden, müssen nicht durch Installation neuer Versionen integriert werden, sondern sie werden vom Anbieter zentral eingespielt und stehen dem Benutzer beim nächsten Aufruf des Dienstes ohne Zusatzaufwand zur Verfügung. In der Regel ist dieser Service mit den monatlichen Nutzungsgebühren abgegolten, verursacht also auch keine zusätzlichen ungeplanten Kosten. Viele Anbieter dokumentieren die Rechtskonformität ihrer Dienste gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)  durch Zertifikate von externen Prüfern – so auch Scopevisio. Um sich zusätzlich abzusichern, sollten Anwender darauf achten, dass eine entsprechende Aktualisierungsgarantie Bestandteil des Servicevertrages ist.

Kommunikation mit dem Finanzamt mit Buchhaltungssoftware und ELSTER

Zu den wichtigsten Funktionen von Buchhaltungssoftware gehört die Unterstützung der Kommunikation mit den Finanzbehörden.  So lässt sich zum Beispiel die Umsatzsteuervoranmeldung zumeist mit wenigen Klicks auf Basis der getätigten Buchungen erstellen und aus dem Programm heraus via ELSTER an das Finanzamt senden. Ähnliches gilt für die Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR). Auch hier ermittelt die Software auf Befehl die aktuellen Daten und präsentiert sie in Form des amtlichen Formulars für die Meldung an das Finanzamt. Darüber hinaus bieten die Programme in der Regel die Möglichkeit aktueller Auswertungen von Einnahmen und Ausgaben, die sich nach verschiedenen Kriterien strukturieren sowie in unterschiedliche Datenformate exportieren lassen. Wer die Eintragung seines Unternehmens ins Handelsregister erwägt oder sich über rasches Umsatzwachstum freuen darf, sollte darauf achten, dass sein Buchhaltungsservice außerdem die Möglichkeit zur Erstellung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GUV) bietet. Neben diesen zumeist nur einmal jährlich für das Finanzamt anfallenden Aufstellungen bieten die meisten Buchhaltungsprogramme eine ganze Reihe zusätzlicher Auswertungsmöglichkeiten, die Unternehmen beispielsweise in der Zusammenarbeit mit Banken benötigen.

Darüber hinaus hat der Anwender die Möglichkeit, selbst neue Auswertungen zu erstellen. Eine Anlagenbuchhaltung mit den gängigen Abschreibungsverfahren gehört unter anderem bei Collmex ebenso zum Funktionsumfang wie Übersichten der offenen Posten auf Kunden- und Lieferantenseite. Auch kann der Anwender zwischen Soll- und Ist-Besteuerung sowie zwischen normaler Umsatzsteuerveranlagung und Kleinunternehmerregelung wählen. Ähnliches gilt für das Mahnwesen, allerdings unterscheiden die Programme sich hier teilweise erheblich hinsichtlich der mitgelieferten Vorlagen und der Einstellmöglichkeiten für Standardtexte und Zeiträume. Kassenbücher, Online-Banking, Kostenstellenverwaltung und Belegverwaltung gehören ebenfalls zu den buchhalterischen Funktionen, die in den verschiedenen Lösungen unterschiedlich gewichtet und gestaltet sind.Hier lohnt sich in jedem Fall ein Test vor der Produktauswahl. Ähnliches gilt für Reisekostenverwaltung und Lohnbuchhaltung: Hier bieten einige Dienste entsprechende Zusatzmodule an, aber auch Schnittstellen zu Speziallösungen für diese Aufgaben sind weit verbreitet.