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Mehr Effizienz in die Geschäftsabläufe

Die internationale Finanzkrise zwingt auch deutsche Unternehmen dazu, Ressourcen einzusparen und die eigene Rentabilität zu steigern. Ein Enterprise Portal bietet viele Möglichkeiten, die internen Arbeitsabläufe effizienter und schlanker zu gestalten.

Von Alexander Ehle

"Die Welt wird nicht wieder so werden wie vor der Krise!" Dies sind keine Worte aus einem apokalyptischen Science Fiction Film. Ganz im Gegenteil. Sie kommen aus dem Mund unseres Finanzministers und zeigen deutlich: Die Bankenkrise in den USA ist kein regionales Problem, sondern wird auch für die deutsche Wirtschaft negative Folgen haben. Eine Möglichkeit, dem konjunkturellen Abschwung entgegenzutreten, bietet die Optimierung von Geschäftsprozessen durch ein Enterprise Portal. Durch effizientere Prozesse ist es für Unternehmen möglich, Ressourcen einzusparen und Produkte bzw. Dienstleistungen schneller und kostengünstiger auf den Markt zu bringen als die Konkurrenz. Die folgenden sechs Beispiele zeigen auf, wie sich im Unternehmen deutliche Einsparungen mit einer Portallösung erzielen lassen.

Kostensenkungen durch elektronisches Dokumentenmanagement

Schätzungen gehen davon aus, dass die manuellen Bearbeitungskosten eines eingehenden Papierdokuments bei bis zu 70 Euro liegen können. Mit einem Unternehmensportal können diese Kosten deutlich reduziert werden, indem Dokumente elektronisch erfasst, im Portal bearbeitet und nach der Bearbeitung schließlich archiviert werden. Das Drucken, Kopieren und Verteilen der Dokumente entfällt, wodurch außerdem eine Menge Papier eingespart wird.

Auch die Redaktion, Freigabe und Verwaltung von Dokumenten wird durch den Einsatz eines Enterprise Portals verbessert. Neue Dokumente durchlaufen dabei einen Freigabe-Zyklus, der einheitliche Abläufe und eine hohe Qualität der Dokumente garantiert. Ein Revisionsverfahren sorgt in ähnlicher Form für die erneute Überprüfung bzw. Überarbeitung der Dokumente nach einer definierten Zeit. So ist jederzeit ein aktueller Stand gewährleistet.

Geringere Fehleranfälligkeit durch effizientes Informationsmanagement

Informationen werden in einem Unternehmensportal zentral an einer Stelle gespeichert und allen Mitarbeitern unter einer einheitlichen Oberfläche zur Verfügung gestellt. So kann jeder Mitarbeiter sofort auf alle Daten zugreifen, die er für seine Arbeit benötigt, ohne diese zuerst mühselig in verschiedenen Verzeichnissen suchen zu müssen. So wird der Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter reduziert und der Arbeitsablauf insgesamt beschleunigt. Die unternehmensweit einheitlichen Daten vereinfachen außerdem die Auswertung der Unternehmenskennzahlen. Durch die gesteigerte Aktualität und Qualität der Daten wird darüber hinaus die Fehleranfälligkeit innerhalb eines Geschäftsprozesses deutlich verringert.

Beispielsweise können Rundschreiben, die von den Mitarbeitern sonst oft erst mit einiger zeitlicher Verzögerung gelesen werden, zentral im Portal veröffentlicht werden und stehen nach Veröffentlichung allen Mitarbeitern zeitgleich zur Verfügung. Allein dadurch kann bereits eine Menge Arbeitszeit und Papier eingespart werden. Anmeldungen, z.B. für Schulungen und Veranstaltungen, können auf diesem Weg ebenfalls papierlos und transparent für alle Betroffenen erfolgen. Auch Vorlagen können über das Portal verwaltet werden, was den Vorteil hat, dass dann nicht mehr diverse unterschiedliche Versionen dieser Dokumente im Umlauf sind.

Freisetzung von Personalressourcen durch automatisierte Workflows

Die meisten Fachverfahren und Verwaltungstätigkeiten innerhalb eines Unternehmens lassen sich über automatisierte Prozesse zuverlässiger und schneller gestalten. Mit einem Enterprise Portal ist es möglich, diese Unternehmensprozesse vollständig zu automatisieren. Dadurch werden Personalressourcen frei, die wiederum an anderer Stelle im Unternehmen eingesetzt werden können.

Ein Beispiel hierfür ist die Bearbeitung von Bedarfsanträgen der Mitarbeiter. Diese kann in einem Unternehmensportal so automatisiert werden, dass Anträge für Büromaterial mit nur geringem Wert direkt an die Einkaufsabteilung gesendet werden, ohne dass diese erst von einem Vorgesetzten genehmigt werden müssen. Nur Anträge, die eine höhere Investitionssumme erfordern, landen zur Genehmigung bei dem zuständigen Vorgesetzten. Die wichtigsten Daten des Antrags sind dann bereits in einer Mail oder einem Portlet erfasst und ein Link führt direkt auf die Genehmigungsseite. Der gesamte Vorgang läuft elektronisch über das Portal und erfordert keinerlei Papierformulare. Auf diese Weise wird der Vorgesetzte zeitlich entlastet und kann sich um andere Dinge kümmern.

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