Wesentliche Neuerungen von Vorgänger Office 2007 wie die anfangs kontrovers diskutierten Ribbons und die Schnellzugriffsleiste (Minisymbolleiste) links oben wurden in Office 2010 übernommen beziehungsweise konsequent weiterentwickelt. Doch der seit Office 2007 bekannte rund-bunte Office-Button ist weg. Stattdessen gibt es jetzt einen großen Backstage-Bereich unter "Datei".

Hier finden Sie nicht nur das Speichern- und Drucken-Menü, sondern auch eine Liste der zuletzt verwendeten Dateien, den Zugriff auf Skydrive (und damit auf die mit Office Web Apps erstellten Dateien) via "Freigeben", die Hilfe und das Optionen-Menü. Zudem können Sie im Backstagebereich beim Neuanlegen einer Datei unter vielen Vorlagen wählen.

Der Menü-Punkt „Informationen“ liefert Details zur jeweiligen Datei, beispielsweise wer sie nutzen darf und wie groß die Datei ist. Ebenfalls unter "Informationen" finden Sie den Punkt "Mediengröße und -leistung", der Ihnen sagt, ob Mediendateien in Ihre Office-Datei eingebunden sind und wie große diese sind. Außerdem stellt Ihnen Office 2010 auch gleich eine Komprimierungsfunktion für diese Medien zur Verfügung. Besonders spannend unter dem Gesichtspunkt "Datenverlust vermeiden": Unter Informationen finden Sie den Punkt "Versionen verwalten", mit dem Sie Entwurfsversionen von nicht gespeicherten Dateien wiederherstellen können.

Mehrere Office-2010-Anwender können ein- und dasselbe Dokument zeitgleich über das Internet bearbeiten. Damit sich die Benutzer nicht gegenseitig ihre Texte überschreiben, kann jeder Benutzer einen bestimmten Absatz in einem Dokument für andere Benutzer sperren. Benutzer A bearbeitet also beispielweise den zweiten Absatz von oben, Benutzer B den vierten Absatz. Jeder hat seinen gerade in der Bearbeitung befindlichen Abschnitt für andere Benutzer gesperrt. Alle Bearbeiter eines Dokuments werden angezeigt. Wollen Sie also einen konkreten Abschnitt in einem Word-Dokument verändern und sehen, dass dieser Absatz durch einen Kollegen gesperrt ist, so können Sie ihn sofort anrufen und um Freigabe des Abschnittes bitten.

Zudem können Sie unter "Informationen, Berechtigungen, Dokument schützen" Word-, Excel- und PowerPoint 2010-Dateien verschlüsseln.