Stellen Sie sich vor, Sie führen ein Haushaltsbuch, in dem die monatlichen Kosten aufgelistet sind und das über entsprechend viele Einträge verfügt. Auf den ersten Blick verschafft Ihnen eine solche Tabelle keine Übersicht. Mit Hilfe der Funktion "SUMME" wäre es jetzt zwar möglich, die Gesamtausgaben pro Monat zu berechnen. Wollen Sie jedoch wissen, wie viel Sie insgesamt für Lebensmittel ausgegeben haben, müssten Sie erst eine Spalte einfügen, diese schön formatieren und dann erst die Summe bilden. Mit "Teilergebnissen" verschaffen Sie sich schnell einen Überblick. Die folgende Anleitung gilt für Excel 2002 (XP) und Excel 2000, lässt sich aber auch auf jüngere Excel-Versionen übertragen.

Für das geplante Vorgehen am wichtigsten ist die Spalte "Kategorie", die in jeder Zeile einen Eintrag hat. Markieren Sie die Tabelle und klicken Sie im Menü DATEN auf TEILERGEBNISSE. Darauf erscheint das Dialogfeld "Teilergebnisse". In "Gruppieren nach" wählen Sie die Spalte aus, deren Einträge summiert werden sollen, in unserem Beispiel ist es die Spalte "Kategorie". In "Unter Verwendung von" wählen Sie die Rechenart "Summe". Bei "Teilergebnis addieren zu" haken Sie die Spalten an, in denen die Teilsummen erstellt werden sollen, im Beispiel sind das die Spalten mit den Monaten Januar bis Mai. Ist "Seitenumbrüche zwischen Gruppen einfügen" angehakt, werden die Teilergebnisse druckfreundlich gestaltet: Nach jeder Zwischensumme folgt ein Seitenumbruch – jede Gruppe steht auf einer neuen Seite.

Sinnvoll ist es, "Ergebnisse unterhalb der Daten anzeigen" anzuhaken, dann werden die Zwischensummen unterhalb der Gruppen eingefügt. Ist diese Option nicht angehakt, stehen die Teilergebnisse oben. Sind alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf OK und sehen, was passiert: Excel fügt unter jeder Gruppe eine neue Zeile ein, die sich im Format den anderen Zeilen anpasst, und schreibt die Zwischensummen hinein. In der Form "[Kategoriename] Summe" werden die Zwischenergebnisse markiert.