Tabellenkalkulation: Werte aus Tabellen ermitteln

Problem: Bei größeren Excel-Projekten möchten Sie der Übersicht halber mehr Platz am Bildschirm haben.

Lösung (Excel 97-2003): Die Ansichtsoptionen lassen sich in Excel ohne weiteres optimieren. Die Einstellungen befinden sich unter „Extras, Optionen, Ansicht“ sowie unter „Ansicht, Symbolleisten“. Das Menü „Ansicht“ bietet ferner mit „Ganzer Bildschirm“ eine Variante ohne Titelleiste.

Natürlich ist es zu umständlich, die Optionen immer manuell zu setzen – ein einfaches Makro kann Ihnen alle Umstellungen automatisch abnehmen: Der VBA-Code pcwChangeView.BAS, der das Excel-Fenster auf eine pure Datenansicht ohne Titel-, Symbol- und Status-, ja sogar ohne Menüleiste reduziert und diese Ansicht auch wieder zurücksetzt.

Wenn Sie das Makro nur in einer bestimmten Arbeitsmappe einsetzen möchten, öffnen Sie diese, starten mit <Alt>- <F11> den VBA-Editor, klicken auf das Projekt „Diese Arbeitsmappe“ und fügen den Code rechts im Bearbeitungsfenster ein. Global, also in allen Excel-Tabellen, arbeitet das Makro nur, wenn Sie es in die PERSONL.XLS integrieren. Falls der VBA-Editor bei Ihnen kein „VBAProjekt (PERSONL. XLS)“ anzeigt, müssen Sie dieses erst anlegen. Das geht am einfachsten, indem Sie mit „Extras, Makro, Aufzeichnen“ ein Dummy- Makro für die „Persönliche Makroarbeitsmappe“ (PERSONL.XLS) anlegen.

Achtung: Sie müssen dem Makro über „Extras, Makro, Makros, Optionen“ unbedingt eine Tastenkombination – zum Beispiel <Strg>-<B> – zuweisen, weil die pure Datenansicht ohne Menü und Leisten keine andere Möglichkeit bietet, den Makrocode auszuführen.

Problem: In einer Excel-Tabelle möchten Sie Preisangaben auslesen, wenn ein bestimmter Materialname auftaucht. Eine weitere Tabelle enthält dafür die Materialliste mit Preisen. Eine Lösung per Makro oder gar Datenbank-Schnittstelle ist Ihnen zu aufwendig.

Lösung (Excel 97-2003 / Calc): Der einfachste Ansatz erfordert nur ein weiteres Tabellenblatt in der Excel- Arbeitsmappe und eine knappe Formel. Bei unserem Beispiel enthält das zusätzliche Tabellenblatt die Daten der Materialliste. In der Spalte A stehen die Materialnamen. Spalte B enthält die zugehörigen Preise (siehe Abbildung).

Nun können Sie in der Haupttabelle mit einer Formel nach dem Namen fragen und sich den Preis zurückgeben lassen. Angenommen, Sie geben in Zelle A6 „Metall“ ein. Um nun in B6 automatisch den richtigen Preis zu erhalten, benötigen Sie dort folgende Formel:

=Index(Tabelle2!B:B;Vergleich
(A6;Tabelle2!A:A;0))

„Index“ definiert den Bereich, aus dem Sie einen Wert erhalten möchten. Der Bereich enthält die Preise für die verschiedenen Materialien in Tabelle2. Welchen Schnittpunkt „Index“ zurückgeben soll, ermittelt „Vergleich“. Diese Tabellenfunktion arbeitet in Excel nach dem Muster:

=Vergleich(Suchbegriff, Suchbereich, Vergleichstyp)

Die Funktion sieht also nach, welches Wort als Suchbegriff in der Zelle A6 steht. In der Liste in Tabelle2 findet sie im Suchbereich das Wort in der Spalte A. Der Vergleichstyp ist dabei „0“ – er gibt nur genau identische Suchbegriffe zurück. Als Ergebnis gibt „Vergleich“ die Zeile des gesuchten Begriffs aus. „Index“ kann nun den richtigen Preis liefern. Die Beispieltabelle pcwIndex_bsp.XLS veranschaulicht das Prinzip.

Calc unterscheidet sich nur beim Schlüsselwort „Vergleich“ – verwenden Sie stattdessen „Match“. Beim Import einer entsprechenden Excel-Datei geschieht diese Umwandlung automatisch.