Tabellenkalkulation: Datenreihen automatisch ausfüllen
9. Benutzerdefinierte Formate einstellen: Datum mit Wochentag
Problem: Sie möchten Datumswerte so formatieren, dass der Wochentag in abgekürzter Form in den Zellen erscheint – im Format „Fr, 02.07.04“. Das ist so nicht als Standard vorgesehen.
Lösung (Excel 97-2003 / Calc): Die Standard-Formatierung von Datumsangaben hängt von den Windows- Einstellungen ab. Sie lässt sich in engen Grenzen über die Systemsteuerung verändern. Flexibler können Sie unter Excel oder Calc benutzerdefinierte Zahlenformate festlegen: Gehen Sie unter „Format, Zellen, Zahlen“ in der Spalte „Kategorie“ auf den Eintrag „Benutzerdefiniert“. Unter „Typ“ tragen Sie etwa
TTT, TT.MM.JJ
ein. Das führt zum Datumsformat „Fr, 02.07.04“. Weitere Anpassungen sind kein Problem: „JJJJ“ zeigt beispielsweise das Jahr vierstellig an. Wenn Sie „T.M.“ verwenden, verzichten Sie bei Tag und Monat auf die führende Null. Bei dem Format „TTTT, TT.MM.JJ“ wird der Wochentag komplett ausgeschrieben.
Beim zuletzt genannten Format wird die Darstellung unübersichtlich, da die Wochentage unterschiedliche Textlängen besitzen. Hier hilft ein Operator. Fügen Sie zwischen den Wochentag und das Datum „*“:
TTTT, * TT.MM.JJ
Jetzt setzt Excel den Wochentag linksbündig, das Datum rechtsbündig in die Zelle. Der Operator „*“ sorgt nämlich dafür, dass das folgende Zeichen – in diesem Fall das Leerzeichen – zum Ausfüllen der Spalte wiederholt wird. Excel speichert benutzerdefinierte Formate in der Formatliste; sie stehen Ihnen künftig auch in anderen Tabellen zur Verfügung.
10. Datenreihen automatisch per Maus ausfüllen
Problem: Wenn Sie – etwa für eine Arbeitszeiterfassung – eine Spalte benötigen, die nur die Datumswerte der Werktage enthält, müssen Sie auf eine praktische Funktion scheinbar verzichten. Das automatische Ausfüllen durch Ziehen mit der Maus scheitert.
Lösung (Excel 97-2003 / Calc): Mit den richtigen Kniffen bringen Sie Excel zum Ausfüllen fast beliebiger Datenreihen. Im konkreten Beispiel genügt es, mit der rechten Maustaste zu ziehen und danach im Kontextmenü „Wochentage“ auszuwählen.
Aber auch beim Ziehen mit der linken Maustaste klappt das Ausfüllen, wenn bereits eine ausreichende Datenbasis vorliegt: Fünf Datumseinträge mit einem Wochenendsprung sollten in jedem Fall ausreichen, um Excel Ihre Absicht erkennen zu lassen.
Bei Calc wählen Sie für die gleiche Aufgabe „Bearbeiten, Ausfüllen, Reihe“ und dann die Option „Wochentag“.
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