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Skype for Business (Lync): So kommunizieren Sie perfekt

07.07.2015 | 09:47 Uhr |

So verwenden Sie Skype for Business (Lync) möglichst produktiv im Unternehmen. Und kommunizieren auch mit Smartphones besser.

Microsoft hat den Namen der bekannten Echtzeit-Kommunikations-Lösung Lync in Skype for Business geändert. Die Funktionen sind dabei gleich geblieben, und auch die vorhandenen Clients lassen sich weiter problemlos einsetzen. Natürlich erweitert Microsoft ständig die Funktionen und bietet auch bereits einen neuen Client an. Der Nachfolger von Lync 2013 trägt die Bezeichnung Skype for Business Server 2015.

Unabhängig davon, ob Sie Skype for Business oder Lync 2013 als lokalen Server installieren (On-Premise) oder über Office 365 nutzen, erhalten Unternehmen mit der Lösung eine effiziente Kommunikationsplattform. Microsoft bietet Lync-Clientanwendungen für alle relevanten Systeme an, für Windows steht bereits der Skype for Business-Client für Office 2013 zur Verfügung. Die Installation erfolgt automatisiert über Windows-Update.

Namens-Wirrwarr

In den meisten Fällen ist die Benennung dieser Clients noch nicht einheitlich, vor allem auf Smartphones. Das heißt, die Lösung wird in Office 365 bereits als Skype for Business bezeichnet, während die Clients noch nach Lync 2013 benannt werden. Der lokal betriebene Server trägt weiterhin die Bezeichnung Lync 2013, die neue Version verwendet Skype for Business 2015.

Auch für Smartphones und Tablets gibt es den passenden Client. Steht der Skype for Business-Client noch nicht zur Verfügung, können Anwender einfach den Lync 2013-Client für die Anbindung verwenden. Skype for Business und Lync 2013 bieten zahlreiche Möglichkeiten der Echtzeitkommunikation.

In Office 365 ist Skype for Business standardmäßig integriert
Vergrößern In Office 365 ist Skype for Business standardmäßig integriert

Sobald die Lync-Infrastruktur installiert und einsatzbereit ist, können Anwender die Lösung verwenden. Auch beim Einsatz von Office 365 steht Lync zur Verfügung, in den meisten Ländern bereits als Skype for Business. Auch in erweiterten Umgebungen lässt sich Lync einsetzen, zum Beispiel in Verbindung mit Exchange. Hier können Administratoren eine Verbindung mit den beiden Systemen aufbauen. Dadurch lassen sich Lync-Kommunikationen mit Exchange archivieren, die Exchange-Kontakte in Lync nutzen, und auch Outlook zusammen mit Lync betreiben.

Anwender können auf mehreren Endgeräten an Lync angebunden sein und miteinander kommunizieren. Die Anmeldung erfolgt durch Eingabe von E-Mail-Adresse und Kennwort. Daher ist die Einrichtung von AutoDiscovery ein wichtiger Bereich bei der Installation von Lync. Setzen Sie Office 365 ein, oder den Clouddienst von Skype for Business, können Sie sich direkt mit Ihrer E-Mail-Adresse an den jeweiligen Clients anmelden, unabhängig davon, ob Sie auf Lync 2013 setzen, oder auf Skype for Business.

Skype for Business als eigenständige Cloudlösung buchen

Microsoft bietet den Lync-Nachfolger Skype for Business auch außerhalb von Office 365 an. Mit der Cloudlösung können Unternehmen können Unternehmen ab 1,50 Euro/Benutzer und Monat die Echtzeitkommunikationslösung nutzen. Setzen Sie im Unternehmen Office 2013 ein, wird der Skype for Business-Client über ein Windows-Update auf Ihrem Rechner installiert.

Mit dem Skype for Business-Client können Profis eine Verbindung mit Skype for Business oder Office 365 aufbauen
Vergrößern Mit dem Skype for Business-Client können Profis eine Verbindung mit Skype for Business oder Office 365 aufbauen

Die Anmeldung am Skype for Business-Client kann mit Ihrer Office 365-E-Mail-Adresse erfolgen. Sobald Sie angemeldet sind, können Sie Ihre Kontakte verwalten, Termine koordinieren und Unterhaltungen starten. Durch die Verfügbarkeit der Umgebung auf Smartphones und PCs lassen sich Unterhaltungen auf verschiedenen Wegen nutzen, auch parallel.

Mobil mit Lync und Skype for Business  kommunizieren

Arbeiten Sie mit Smartphones und Tablets, können Anwender mit Lync/Skype for Business in Echtzeit kommunizieren. Aus jeder Echtzeitunterhaltung lässt sich ein Telefongespräch führen. Auf Wunsch können Anwender dabei auch die Frontkamera aktivieren und den Anruf zu einem Videoanruf erweitern. Die Kommunikation erfolgt über das Internet und das WLAN, wenn Sie mit einem solchen verbunden sind. Das heißt, Unternehmen können mit Lync auch ausländische Verbindungen durchführen und dabei einiges an Geld sparen. Verwenden Sie Exchange oder Office 365, können Anwender auch die interne Adressliste durchsuchen und so Unterhaltungen mit internen Kontakten starten, wenn sich diese noch nicht in der internen Kontakteliste der Clients befinden.

Sobald ein Kontakt aus der Liste aufgerufen wird, haben Sie die Möglichkeit eine Echtzeit-Unterhaltung zu starten, einen VoIP-Anruf, einen Video-Anruf oder eine neue E-Mail. Die E-Mail wird über den Mail-Client auf dem entsprechenden Gerät versendet. Jede Unterhaltung lässt sich in den Optionen per E-Mail versenden, zum Beispiel aus Dokumentationsgründen.

Bereits geführt Unterhaltungen speichert der Client in einem eigenen Fenster, sodass diese jederzeit weitergeführt werden können.

Mit dem Lync-Client bauen Sie eine Verbindung zu Office 365 und zu Lync 2013 auf
Vergrößern Mit dem Lync-Client bauen Sie eine Verbindung zu Office 365 und zu Lync 2013 auf

Skype for Business als PC-Client in der Praxis nutzen

Haben Sie sich an Skype for Business angemeldet, können Sie im Client Einstellungen anpassen. Im oberen Bereich können Sie zwischen Ihren Kontakten und Terminen wechseln. Außerdem sehen Sie auf dem Fenster die verpassten Unterhaltungen. Fahren Sie mit der Maus über einen Kontakt, blendet Skype for Business die möglichen Aktionen ein, also Echtzeitunterhaltung,  Anruf, Videokonferenz und mehr.  

Im Skype for Business-Client starten Sie Unterhaltungen mit einfachen Mausgesten
Vergrößern Im Skype for Business-Client starten Sie Unterhaltungen mit einfachen Mausgesten

Mit dem PC-Client können Sie auch erweiterte Funktionen nutzen, sobald Sie eine Unterhaltung gestartet haben. Sie können mit Skype for Business, genauso wie vorher mit Lync, Online-Präsentationen starten. Hier haben Sie anschließend mehrere Möglichkeiten. Sie können eine PowerPoint-Präsentation öffnen, den Desktop freigeben, oder auch einzelne Anwendungen, zum Beispiel Office-Programme, Internet Explorer oder sonstige Programme gemeinsam nutzen. Dazu haben Sie die Möglichkeit festzulegen, dass die Teilnehmer der Unterhaltung den Inhalt nur lesen dürfen oder auch steuern können.

Mit dem Lync-Client können Sie auch Präsentationen starten und Anwendungen teilen
Vergrößern Mit dem Lync-Client können Sie auch Präsentationen starten und Anwendungen teilen

In den Einstellungen des Skype for Business-Clients können Sie zahlreiche Anpassungen vornehmen um die neue App an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Die Einstellungen finden Sie über das Zahnrad-Symbol und der Auswahl von Extras\Optionen . Nach der Installation ist es sinnvoll, wenn Sie sich diese Optionen ansehen und die einzelnen Bereiche nach und nach durchgehen.

Skype for Business zusammen mit Outlook nutzen

Skype for Business arbeitet auch mit anderen Microsoft-Programmen zusammen, zum Beispiel Outlook. Sie sehen im Adressbuch und beim Erstellen von neuen E-Mails, ob ein Empfänger in Lync online ist. Auf diesem Weg können Sie also auch Unterhaltungen starten, anstatt E-Mails schreiben und erkennen, welche Anwender derzeit am Arbeitsplatz sitzen. Fahren Sie mit der Maus über den Kontakt, können Sie direkt aus Outlook heraus eine Unterhaltung starten.

Sie können auch aus Outlook heraus Unterhaltungen starten oder Termine planen
Vergrößern Sie können auch aus Outlook heraus Unterhaltungen starten oder Termine planen

Skype mit externen Kontakten

Skype for Business erlaubt aber nicht nur die Kommunikation zwischen Kontakten in der gleichen Organisation, sondern auch mit externen Kontakten. Administratoren können diese Einstellung in der Verwaltungsoberfläche anpassen. Dazu werden die Einstellungen des Skype for Business-Benutzers aufgerufen und die Einstellungen im Bereich Externe Kommunikation angepasst. Sie haben aber natürlich auch die Möglichkeit die Einstellungen für die externe Kommunikation für die gesamte Organisation zu steuern. Sie finden die dazugehörigen Einstellungen über den Bereich Organisation\Externe Kommunikation im Skype for Business Admin Center.

Die Verbindung mit externen Kontakten ist standardmäßig erlaubt, lässt sich aber auf Wunsch blockieren
Vergrößern Die Verbindung mit externen Kontakten ist standardmäßig erlaubt, lässt sich aber auf Wunsch blockieren

Um neue Kontakte hinzuzufügen, verwenden Sie in der Skype for Business-App den Bereich der Kontakte und klicken auf das kleine Icon zum Hinzufügen von Kontakten. Hier stehen verschiedene Optionen zur Auswahl. Neben der Möglichkeit Skype for Business-Anwender hinzuzufügen, können Anwender auch Skype-Kontakte an den Client anbinden.

Externe Kontakte lassen sich an Skype for Business problemlos anbinden
Vergrößern Externe Kontakte lassen sich an Skype for Business problemlos anbinden

Teamwork mit Skype for Business, SharePoint 2013 und Office 365

Speichern Sie Dokumente in SharePoint 2013 oder in einer Dokumentenbibliothek von Office 365, können Sie ebenfalls mit anderen Anwendern an Dokumenten arbeiten. Sie sehen auch hier, welche Anwender gerade online sind und können sich mit den Anwendern über die Dokumente unterhalten oder die Dokumente sogar gemeinsam nutzen.

Wenn mehrere Dokumente gleichzeitig ein Office-Dokument in SharePoint oder Office 365 nutzen, lassen sich die Dokumente gemeinsam bearbeiten. Die Anwender erhalten außerdem eine Information darüber, welche Anwender aktuell am Dokument arbeiten und können mit Skype for Business miteinander kommunizieren.

Das gemeinsame Arbeiten an Office-Dokumenten ist in SharePoint, Office 365 auch zusammen mit Skype for Business möglich
Vergrößern Das gemeinsame Arbeiten an Office-Dokumenten ist in SharePoint, Office 365 auch zusammen mit Skype for Business möglich

Arbeitet ein Anwender mit einer Offline-Kopie eines Dokumentes in Word und ein anderer mit Word Online direkt in Office 365 oder Office Web App-Server, werden die geschriebenen Texte miteinander synchronisiert. Durch die gemeinsame Kommunikation über Skype for Business lassen sich auf diesem Weg also auch umfangreiche Dokumentenaktionen durchführen und Anwender können gemeinsam an wichtigen Dokumenten arbeiten.
 

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