17.06.2012, 07:11

Alexander Roth

Meetings in der Cloud

Sieben Dienste für Web-Conferencing vorgestellt

Youtube clever für Werbung nutzen ©iStockphoto/Neustockimages

Videochats, Kollaboration, Desktops teilen? PC-Welt erklärt, wie Web-Conferencing funktioniert. Plus: Die sieben besten Tools für die Kommunikation via Web im Überblick.
Vernetztes Arbeiten ist zum entscheidenden Kriterium für den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen aller Größenordnungen geworden. Die Online-Zusammenarbeit in verteilten Teams spart nicht nur Reisekosten und CO2- Emissionen. Sie beschleunigt vielmehr Abstimmungsprozesse signifikant und steigert die Produktivität der Mitarbeiter. Dabei kommt vor allem der Umstand zum Tragen, dass moderne Collaboration-Lösungen, beispielsweise im Bereich des Web-Conferencing, vermehrt auch mit mobilen Endgeräten nutzbar sind. Neben Notebooks kommen immer öfter Tablet-PCs und Smartphones zum Einsatz.

Web-Conferencing: Was ist das eigentlich?

Doch was genau ist eigentlich Web-Conferencing? Nicole Dufft, Telekommunikationsexpertin und Senior Vice President bei Pierre Audoin Consultants (PAC) GmbH definiert pragmatisch: „Web Conferencing bezeichnet die gemeinsame Teilnahme an einer Präsentation über eine Web-Applikation, unabhängig davon, ob die Präsentation von einer oder mehreren Personen gehalten oder eventuell gemeinsam bearbeitet wird. Bei Videokonferenzen kommt eine Bildübertragung dazu.“ Und das immer häufiger. In Zukunft wird Video zum Standard bei Web-Konferenzen gehören. Auch heute schon lässt sich per  Webcam am Smartphone, Desktop oder Tablet ein Videobild erzeugen, das zumindest für die Arbeit mit bekannten Kollegen und Geschäftspartnern ausreichend ist.
Für den Erfolg einer Webkonferenz sind bislang jedoch andere Faktoren wichtiger als die Videoübertragung. So etwa die Frage, wie einfach und schnell sich ein Meeting aufsetzen lässt. Auch die Benutzerführung für die Teilnehmer sowie ein einfacher, schneller und sicherer Einwahlprozess sind von entscheidender Bedeutung. Hinzu kommen die Qualität der Audioverbindung sowie die Möglichkeiten der gemeinsamen Bearbeitung von Dateien und Dokumenten als weitere Kriterien zur Beurteilung durch den Anwender. Vor dem Abschluss längerfristiger Verträge mit dem Anbieter einer Web-Conferencing-Lösung sollte außerdem geklärt werden, ob und wie iPhone, iPad oder andere mobile Endgeräte in die Nutzung der Plattform einzubinden sind.
Checkliste Webconferencing-Funktionalität
o      Ad-hoc-Meeting
o      Kennwortschutz
o      Online-Terminplanung
o      Automatischer Versand von E-Mail-Einladungen
o      Teilen von Dateien und Dokumenten
o      MS-Office Integration zum Teilen von Office-Dokumenten mit einem Klick
o      Start von Meetings aus MS Outlook
o      Übergabe der Präsentatorenrolle an beliebige Teilnehmer
o      Kommentarfunktion
o      Whiteboard
o      Application Sharing
o      Audio (Integriert via PC-Lautsprecher oder über separate Telefonkonferenz. Wahlunterstützung?)
o      Multimedia-Integration (z.B. zum gemeinsamen Anschauen von Videos)
o      Website-Sharing (Teilnehmer können auf geteilter Website navigieren)
o      Chatfunktion (öffentlich/nicht-öffentlich/frei konfigurierbar)
o      Aufzeichnungsfunktion
o      Abstimmungsfunktion
o      Reporting-Funktionalität (Chat, Abstimmungen, Teilnehmeraktionen)
o      Web Cam Video
o      Online-Support
o      Automatische Updates und Upgrades
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