57058

Teamarbeit mit Office 2007

20.02.2008 | 08:55 Uhr |

Der „Sharepoint Server 2007“ dient als Drehscheibe für Teamarbeit und das Dokumenten-Management. Die neue Version bietet Funktionen, die ohne aufwändige Server-Installationen auskommen.

von Ursula Eilers

Viele Unternehmen haben schon seit längerer Zeit Sharepoint eingeführt, sei es als Sharepoint-Server oder als Sharepoint-Services, die Microsoft mit Windows Server 2003 ausliefert. Die Software bietet eine gemeinsame Ablage für Office-Dokumente und erlaubt es, Arbeitsabläufe für ein Team zu dokumentieren - und vieles mehr, um Mitarbeiter zu informieren.

Die engere Integration des neuesten Sharepoint-Servers in das Office-Paket macht sich bei vielen Gelegenheiten bemerkbar. Beispielsweise verfügt das Dateimenü in Word, Excel oder PowerPoint jetzt über einen Punkt „veröffentlichen“. Hier kann der Benutzer Texte in einem Weblog publizieren, Dokumente über das Netzwerk auf dem Sharepoint-Server speichern oder dort einen neuen Dokumentarbeitsbereich erstellen.

Aber nicht alle Unternehmen, die Microsoft Office einsetzen, arbeiten mit den Sharepoint-Services oder mit dem Sharepoint-Server. Hinzu kommt, dass ein zentraler Server in einigen Szenarien keine ideale Lösung darstellt. Das gilt etwa für den Zugriff von außen durch die Firewall oder bei der Kooperation mit externen Projektmitgliedern, die kein Benutzerkonto im Unternehmensnetz besitzen. Mit dem Kauf von Groove Networks, der Firma des jetzigen Chief Software Architect Ray Ozzie, gelangte die gleichnamige Peer-to-Peer-Anwendung vor zwei Jahren zu Microsoft.

Obwohl das Tool Sharepoint und Outlook ergänzte, verfügte es über mehrere Basisfunktionen, die sich mit Microsofteigener Technik überschnitten. Deshalb blieb die Positionierung von Groove länger unklar. In Office 2007 ist es nun mit von der Partie. Trotz des P-to-P-Hypes vor einigen Jahren und der IT-Legende Ozzie im Hintergrund blieb Groove bei Office-Anwendern aber noch weitgehend unbekannt. Wer Groove installiert, legt auch gleichzeitig ein Groove-Konto an, das auf einem öffentlichen Server gelistet wird (das kann man aber auch ausschließen). Über dieses Konto können Kollegen und Team-Mitglieder per Mail oder direkt über Groove eingeladen werden, einem speziellen Arbeitsbereich, der auf dem eigenen lokalen PC eingerichtet wird, beizutreten.

Nimmt der Kollege diese Einladung an, werden die beiden PCs über das Internet miteinander verbunden (Peer-to-Peer) und auf dem zweiten Computer wird ein Abbild dieses Arbeitsbereichs erstellt. Die Mitglieder eines Arbeitsbereiches müssen nicht immer alle online sein, sobald sie jedoch in Groove einloggen, wird der Arbeitsbereich synchronisiert, sobald nur ein anderer Teilnehmer verfügbar ist. Wenn sich in den Groove-Daten etwas verändert, dann werden die Anwender darüber automatisch benachrichtigt.

Die ausgefeilte Synchronisierung von Daten zählt zweifellos zu den nützlichsten Funktionen von Groove. Bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dateien müssen diese innerhalb von Groove geöffnet und gespeichert werden, weil ein Abgleich mit der Ursprungsdatei außerhalb des Systems nicht stattfindet.

0 Kommentare zu diesem Artikel
57058