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Seriendruck nach Maß

Für den Seriendruck mit Word (97-2003) ist die Methode bekannt und beliebt, Excel-Datenbanken als Datenquelle zu nutzen. Wie Word beim Einbinden der Datenquelle vorgeht, hängt maßgeblich von der jeweiligen Programmversion ab. Sie möchten die Art des Imports bei Bedarf jedoch selbst beeinflussen. Wir erklären Ihnen, wie Sie dieses Problem lösen können.

Anforderung:

Fortgeschrittener

Zeitaufwand:

Mittel

Problem:

Für den Seriendruck mit Word (97-2003) ist die Methode bekannt und beliebt, Excel-Datenbanken als Datenquelle zu nutzen. Wie Word beim Einbinden der Datenquelle vorgeht, hängt maßgeblich von der jeweiligen Programmversion ab. Sie möchten die Art des Imports bei Bedarf jedoch selbst beeinflussen.

Lösung:

Für den Zugriff auf eine externe Datenquelle, etwa eine Excel-Tabelle oder eine Access-Datenbank, sind Importfilter oder Datenbanktreiber erforderlich. Word 2002 (XP) und 2003 verwenden standardmäßig OLEDB, während bei Word 97 und 2000 DDE zum Einsatz kommt.

Die Techniken sind zwar prinzipiell gleichwertig, zeigen aber beim Verarbeiten der Daten einige Unterschiede. Bei DDE gibt es beispielsweise keine Möglichkeiten, die Daten individuell zu sortieren, und OLEDB hat zumindest in Word 2002 (ohne Service Pack) einige Fehler.

Als weitere Import-Techniken stehen noch ODBC und der Excel-Konverter (nicht in Word 2003) zur Verfügung. ODBC ist eher für Anwender geeignet, die eine große Menge von Datensätzen importieren oder die SQL-Abfrage direkt beeinflussen wollen. Der Excel-Konverter eignet sich dagegen eher für kleinere Datenmengen. Er lässt sich unter Word 97 und 2000 beispielsweise einsetzen, wenn Sie verhindern möchten, dass Excel nach dem Aufruf des Seriendruck-Dokuments im Hintergrund automatisch startet und die Tabelle anzeigt.

So bestimmen Sie den Importtyp:

Word 97 und 2000 zeigen beim Auswählen der Datenquelle im Dialog eine Klickbox mit der Beschriftung "Importierweise auswählen" beziehungsweise "Import wählen". Ist diese aktiv, erscheint nach dem Öffnen eine Liste der verfügbaren Importfilter.

In Word 2002 oder 2003 gehen Sie auf "Extras, Optionen" und die Registerkarte "Allgemein". Aktivieren Sie hier die Klickbox vor "Konvertierung beim Öffnen bestätigen". Abhängig vom gewählten Datentyp erscheinen danach unterschiedliche Dialoge, über die Sie weitere Einstellungen vornehmen. Beim Excel-Konverter können Sie beispielsweise die Tabelle bestimmen, in der sich die Daten befinden und zusätzlich einen Namen ("benannter Bereich") oder Zellbereich angeben.

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