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Seriendruck: Zellinhalte verkürzt

08.08.2006 | 10:29 Uhr |

In einem Seriendruck-Dokument (Word XP/2003) verwenden Sie als Datenquelle eine Excel-Tabelle, die Zellen mit mehr als 255 Zeichen enthält. In Ihrem Word-Dokument sehen Sie aber nur die ersten 255 Zeichen des Inhalts dieser Zellen. Falls Sie Word XP verwenden, sehen Sie gar nur eine „0“. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dieses Problem lösen können.

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Problem:

In einem Seriendruck-Dokument (Word XP/2003) verwenden Sie als Datenquelle eine Excel-Tabelle, die Zellen mit mehr als 255 Zeichen enthält. In Ihrem Word-Dokument sehen Sie aber nur die ersten 255 Zeichen des Inhalts dieser Zellen. Falls Sie Word XP verwenden, sehen Sie gar nur eine „0“.

Lösung:

Schuld an diesem Verhalten ist der Datenbanktreiber OLEDB, den Word seit der Version XP als Standard für den Import von Excel-Dateien vorsieht. Sie können das Problem beheben, indem Sie als Import-Methode manuell DDE (Dynamic Data Exchange) festlegen. Bei diesem Verfahren sehen Sie auch längere Zellinhalte komplett, und mit den Daten werden zusätzlich die Formatierungen übertragen.

Einen Nachteil müssen Sie aber in Kauf nehmen: Beim Import der Daten startet Word erst die Anwendung der Quelldaten – in unserem Fall also Excel – und öffnet die entsprechende Datei. Um den Importfilter auswählen zu können, müssen Sie zunächst in Word unter „Extras, Optionen“ auf der Registerkarte „Allgemein“ die Option „Konvertierung beim Öffnen bestätigen“ aktivieren. Wenn Sie ein neues Seriendruck-Dokument erstellen, fragt Excel in Zukunft beim Öffnen der Datenquelle nach, welchen Treiber Sie verwenden wollen. Wählen Sie hier den Eintrag „MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls)“. Wenn Sie das Seriendruck-Dokument bereits angelegt haben, klicken Sie in der Symbolleiste „Seriendruck“ („Ansicht, Symbolleisten, Seriendruck“) auf die Schaltfläche „Datenquelle öffnen“, um die Quelldatei erneut zu importieren. Dabei können Sie ebenfalls zwischen mehreren Treibern für den Import wählen.

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