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Sechs clevere Tools für die Zusammenarbeit in kleinen Unternehmen

22.08.2013 | 11:12 Uhr |

Podio, AffinityLive, Hackpad, Mezzanine und Bitrix24 sind Tools, die die Zusammenarbeit in Unternehmen deutlich erleichtern. Wir stellen diese fünf Business-Programme vor.

Fast alles können kleine Unternehmen heute in der Cloud erledigen. Die meisten Unternehmensanwender greifen dabei zu bekannten Cloud-Anwendungen wie Basecamp, Yammer und Google Docs. Doch es gibt auch weniger bekannte Online-Tools, die mehr bieten, weniger kosten oder sogar beides. Wir stellen fünf webbasierte Tools vor. Dazu nennen wir noch einen Office-Klassiker, der gerne vergessen wird, wenn von Online-Tools die Rede ist. Weil er eine klassische Desktop-Software fortführt.

Zusammenarbeit: Podio

Podio wird immer häufiger als Kooperations-Tool genutzt, wenn in Teams zusammen gearbeitet wird und eine Alternative zur Kommunikation via Mail gesucht werden soll. Ursprünglich wurde es als dänisches Startup gegründet und von Citrix letztes Jahr aufgekauft. Nun kommen immer neue Funktionen hinzu.

Die Anwendung ist relativ einfach: Sie laden Angestellte in Podios internes Kommunikationsnetzwerk ein und legen fest, auf welche Arbeitsbereiche diese zugreifen können. Sie können Außenstehenden erlauben, auf bestimmte Arbeitsbereiche zuzugreifen, um diese aus dem gesamten Angestelltennetzwerk herauszuhalten.

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Podios Marktplatz bietet viele spezielle Apps an, die Ihre Arbeitsbereiche an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen.
Vergrößern Podios Marktplatz bietet viele spezielle Apps an, die Ihre Arbeitsbereiche an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen.

Das Herausragendste an Podio ist nicht die allgemeine Zusammenarbeit und das Projektmanagement, sondern eher sein innovativer Einsatz von Apps. Podios integrierter Marktplatz beinhaltet etliche gut angepasste Apps für nahezu jede Art von Management: Hausverwaltung, das Management eines Kunststudios, sogar die Strukturierung einer Firmenübernahme. Durch einige wenige Einstellungen können Sie Podio von einem allgemeinen Projektmanagement-Tool zu einem sehr individuellen Werkzeug machen.

Podio gibt es als Mobile App für iPhone und Android.

Kosten: Bis zu 5 Mitarbeiter kostenlos, danach kostet jeder zusätzliche Mitarbeiter umgerechnet knapp sieben Euro pro Monat.

Arbeitsablaufmanagement: AffinityLive

Kunden im Auge behalten, Ihre Stunden aufzeichnen, Zeitpläne von Zulieferern zusammentragen und das Managen von Angestellten und dem Rechnungswesen nehmen sehr viel Zeit in Anspruch, die für etwas anderes weit besser eingesetzt wäre. Hier will AffinityLive helfen. AffinityLive erfasst Ihre Mails, Ihr Adressbuch und Ihren Kalender (von Google, Office 365 oder Exchange) und baut eine Datenbank für alle Ihre Klienten auf. Jeder Kunde bekommt seinen eigenen Aktivitätenfluss und neue Nachrichten werden automatisch in das Tool importiert.

AffinityLive baut eine zentrale Datenbank auf, von der aus Sie einfach die Aktivitäten Ihrer Kunden überwachen können.
Vergrößern AffinityLive baut eine zentrale Datenbank auf, von der aus Sie einfach die Aktivitäten Ihrer Kunden überwachen können.

Die kostenlose Version ist deutlich eingeschränkt. Sie ist nur eine bessere Kontaktdatenbank. Sie sollten für ca. 22 Euro pro Nutzer pro Monat aufrüsten, um Ihren Kalender einzubinden, Arbeitsflussmanagement durchzuführen (einschließlich Arbeitszeiterfassungsbögen) und Zugang zu CRM-Aktivitäten, wie das Vorbereiten und Schicken von Angeboten. Hochwertigere Features wie Dienstleistungsvertragsmanagement und die Erledigung von sich wiederholenden oder automatisch erneuernden Rechnungen sind bei der Version für zirka 45 Euro pro Nutzer pro Monat verfügbar.

Kosten: Von gratis bis umgerechnet 45 Euro pro Nutzer pro Monat, abhängig von den gewünschten Funktionen.

Wiki-Erstellung: Hackpad

Wiki-Erstellungsdienste sind in der Regel komplex und häufig eher von Programmierern als von Endnutzern betrieben. Die anfängliche Konfiguration eines Wikis kann sehr mühsam sein, also lassen Sie die Datenbank sich selbst erstellen und managen.

Es gibt zwar keine Mobile-Apps, die Seite ist aber Smartphone-freundlich.
Vergrößern Es gibt zwar keine Mobile-Apps, die Seite ist aber Smartphone-freundlich.

Hackpad ist sehr einfach innerhalb von Minuten zu verstehen und erlaubt es in nur wenigen Schritten Ihr Wiki zu erstellen (Sie erhalten dafür Ihre eigene .hackpad.com-Domain). Sie können Mitarbeiter einladen oder Änderungen für fremde Nutzer zulassen. Durch Klicken auf den (+)-Button erstellen Sie ein neues Dokument. Verschiedene Nutzer können gleichzeitig editieren und eine Sidebar zeigt an, wer was geschrieben hat. Es ist alles sehr intuitiv, einfach und gut organisiert. Sie können mit etwas Übung auch Checklisten, eingeblendete Videos oder Bilder erstellen oder auch Programmcode in gemeinschaftlicher Entwicklungsumgebung schreiben.

Es gibt keine Mobile-App.

Kosten: Bis zu 5 Nutzer kostenlos, danach 1,50 Euro pro Nutzer im Monat.

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Gruppenchat und Meetings: Mezzanine

Für gelegentliche Privatgespräche über den PC ist Skype völlig in Ordnung, aber für ernsthafte Videokonferenzen reicht es nicht mehr aus. Mezzanine erlaubt es den Teilnehmern mit Ihren eigenen mobilen Geräten oder von einem Webbrowser aus an Video-Chats teilzunehmen. Das Tool befindet sich aber noch in einem frühen Entwicklungsstatus.

HackPads saubere, intuitive Benutzeroberfläche optimiert den Erstellungsprozess von Wikis.
Vergrößern HackPads saubere, intuitive Benutzeroberfläche optimiert den Erstellungsprozess von Wikis.

Es gibt Mobile-Apps für iPhone und Android.

Kosten: Noch nicht bekannt gegeben.

Privates soziales Netzwerk: Bitrix24

Yammer ist seit langer Zeit der Standard für soziale Netzwerke in Unternehmen, aber Bitrix24 ist es wert, als Alternative genauer betrachtet zu werden. Es hat einige zusätzliche Funktionen und könnte günstiger als Yammer sein, abhängig davon wie groß Ihr Unternehmen ist.

Mezzanine lässt Teilnehmer einer Videokonferenz ihre eigenen Geräte nutzen, um Inhalte, Apps und Ideen über mehrere Bildschirme zu teilen.
Vergrößern Mezzanine lässt Teilnehmer einer Videokonferenz ihre eigenen Geräte nutzen, um Inhalte, Apps und Ideen über mehrere Bildschirme zu teilen.

Bitrix24 zeigt Aktivitätenverlauf, private Konversationen, Nachrichtensystem und Photogallerien an. Es gibt sogar einen „Like“-Button, den Bitrix24 nutzt, um Suchergebnisse zu organisieren. Zur Motivation können Vorgesetzte ihren Mitarbeitern für einen gut erledigten Job Auszeichnungen verleihen.

PacBitrix24 hat unter anderem integrierte Funktionen für Projektmanager, durch die Sie auf ein zusätzliches Tool verzichten können, wenn Sie dieses für Arbeitsfluss und To-Do-Listen nutzen. All das ist im System integriert für eine monatliche Pauschale. Bitrix24 gibt es in zwei Paketen: Standard für ca. 75 Euro oder Professional für ca. 150 Euro, welches Aufzeichnungsmanagement und ein Tabellensystem neben anderen Tools hinzufügt.

Es gibt Mobile-Apps für iPhone und Android.

Kosten: Kostenlos bis zu 12 Nutzern/5GB, danach umgerechnet 75 – 150 Euro pro Monat.

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Dieser Artikel stammt von unserer Schwesterpublikation PC-World.

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