Schritt 5: Bericht erzeugen

Suchergebnisse lassen sich mit Access 2007 auswerten und in einem Bericht darstellen. Er gibt nur die gewünschten Felder aus. Dazu legen Sie im Hauptformular eine Schaltfläche an, die diesen Bericht öffnet.

Und so gehts: Rufen Sie im Hauptmenü unter Erstellen den "Berichts"-Assistenten auf und wählen Sie unter "Tabellen/Abfrage" den Eintrag Tabelle: Tabelle_DVD-Sammlung aus. Übernehmen Sie die Felder Cover, Filmtitel, Genre, Altersfreigabe und Bewertung wie unter Schritt 3 beschrieben. Klicken Sie anschliessend dreimal auf Weiter. Bei der Frage "Welches Layout soll Ihr Bericht besitzen?" nehmen Sie die Option Tabellarisch und bei "Orientierung" den Punkt Hochformat. Klicken Sie zweimal auf Weiter. Im letzten Dialogfeld geben Sie dem Bericht den Namen Bericht_DVD-Sammlung_Altersfreigabe. Klicken Sie auf Fertig stellen. Der Bericht wird in der linken Spalte angelegt.

Klicken Sie mit Rechts darauf und wechseln Sie in die Entwurfsansicht. Wählen Sie im Hauptmenü Vorhandene Felder hinzufügen; es erscheint die "Feldliste". Klicken Sie mit Rechts auf die weisse Fläche und auf Datensatzquelle bearbeiten. Die Frage "Möchten Sie eine Abfrage erstellen, die auf dieser Tabelle basiert?" bestätigen Sie mit Ja. Fügen Sie per Doppelklick die Felder Cover, Filmtitel, Genre, Altersfreigabe und Bewertung ein. Die Altersfreigabe legen Sie wie folgt fest: Der Datensatz soll angezeigt werden, wenn der Film der Altersfreigabe entspricht. Geben Sie dazu im Feld "Altersfreigabe" unter "Kriterien" Folgendes ein: [Formulare]![Formular_DVD-Sammlung].[Auswahl_ Altersfreigabe]. Speichern Sie Ihre Datenbank ab.

Nun wechseln Sie in die Entwurfsansicht des Formulars Formular_DVD-Sammlung. Fügen Sie mittels "Befehlsschaltflächen"-Assistenten den Button Datensätze suchen ein. Klicken Sie dazu auf Schaltfläche und ziehen Sie im Formular ein Rechteck auf. Platzieren Sie dieses nahe dem "Kombinationsfeld" Altersfreigabe. Jetzt fehlt noch die Verknüpfung auf das neue Formular, um dieses per Datensätze suchen zu öffnen.

Dazu wechseln Sie in die Entwurfsansicht, markieren Datensätze suchen per Rechtsklick und rufen das Eigenschaftenblatt auf. Dort gehen Sie zum Reiter Ereignis und wählen in der ersten Zeile "Beim Klicken" die drei kleinen Punkte rechts sowie Generator. Bestätigen Sie mit OK. Nehmen Sie bei "Aktion" Ausführen Befehl und bei "Argumente" den Punkt Datensatz Speichern, Screen 8. Bei "Neu angelegtes Formular" greifen Sie zu ÖffnenFormular.

Das "Argument" heisst Bericht_DVDSammlung_Altersfreigabe. Speichern Sie ab. Die fertige Datenbank öffnen Sie per Doppelklick auf Formular_DVD-Sammlung. Sie ermöglicht es Ihnen, die eingetippten Daten anzusehen, zu ergänzen sowie gezielt nach Filmen mit Altersbeschränkung zu suchen.

Der Artikel stammt von unserer Schwesterpublikation PCtipp.