Datenbank

Schritt 4: Daten suchen

Mithilfe der Funktion "Abfrage" durchsuchen Sie Ihren Datenbestand nach bestimmten Kriterien und lassen sich die Ergebnisse übersichtlich anzeigen. In unserem Beispiel durchkämmen wir die Datenbank nach der Altersfreigabe und setzen anschliessend ein "Kombinationsfeld" ein. Es gibt dem Benutzer in einem Drop-down-Menü die Wahl, nur Filme mit einer bestimmten Altersbeschränkung aufzulisten.
Und so geht's: Rufen Sie den "Abfrage"-Assistenten auf. Die entsprechende Schaltfläche finden Sie im Reiter Erstellen. Wählen Sie Auswahlabfrage und im Ausklappmenü Tabelle: Tabelle_DVD_Sammlung. Legen Sie fest, welche Tabellenfelder Ihre Abfrage enthält; in unserem Beispiel ist es Altersfreigabe.
Klicken Sie auf Weiter, bis Sie den Namen der Abfrage eintippen müssen. Geben Sie Abfrage_DVD-Sammlung ein. Schliessen Sie mit Fertig stellen ab. Damit ist die Abfrage angelegt. Sie sehen diese ab sofort auf der linken Seite in der Spalte "Alle Tabellen".
Da eine DVD-Sammlung mehr als nur einen Film zu einer bestimmten Altersfreigabe umfasst, müssen doppelte Anzeigen im späteren Dropdown-Menü vermieden werden. Klicken Sie mit Rechts in der Spalte "Alle Tabellen" auf den Punkt Abfrage_DVD_Sammlung. Wechseln Sie in die Entwurfsansicht. Entfernen Sie das Häkchen bei "Anzeige" und greifen Sie im Hauptmenü ganz rechts oben zu Eigenschaftsblatt. Dieses öffnet sich. Ändern Sie in der Zeile "Keine Duplikate" den Eintrag von Nein auf Ja. Aktivieren Sie das Häkchen bei "Anzeige" wieder. Speichern Sie die ganze Datenbank ab.
Jetzt fehlt nur noch das "Kombinationsfeld" für die Drop-down-Auswahl der Altersfreigabe. Klicken Sie mit Rechts auf Formular_DVDSammlung und auf Entwurfsansicht. Im Reiter Entwurf finden Sie unter Steuerelemente das gesuchte Kombinationsfeld. Klicken Sie darauf. Ziehen Sie mit der Maus und gedrückter linker Taste auf dem Raster eine Fläche auf. Es öffnet sich der "Kombinationsfeld"-Assistent.
Greifen Sie nun zu Das Kombinationsfeld soll die Werte einer Tabelle oder Abfrage entnehmen. Im nächsten Dialog wählen Sie unter "Anzeigen" den Punkt Abfragen und danach Abfrage_DVD-Sammlung. Im nächsten Schritt entscheiden Sie sich bei "Verfügbare Felder" für Altersfreigabe, klicken auf den Rechtspfeil und dreimal auf Weiter. Jetzt legen Sie fest, in welcher Tabellenspalte die Auswahl gespeichert werden soll. Wählen Sie im Drop-down-Menü Auswahl_Altersfreigabe. Klicken Sie anschliessend auf Weiter. Vergeben Sie noch einen passenden Namen für Ihr Kombinationsfeld (zum Beispiel Altersfreigabe). Klicken Sie auf Fertig stellen; platzieren Sie das neue Feld auf Ihrem Formular.
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