Schriftgutverwaltung mit Records Management

Records Management (RM) entspricht im Deutschen in etwa der Begriff „Aktenführung“ oder „Schriftgutverwaltung“. Dessen Ziel ist es, wichtige, aufbewahrungswürdige und vor allem aufbewahrungspflichtige Informationen nachprüfbar zu dokumentieren und abzulegen – von der E-Mail bis zum Papier.

Vor allem rechtliche Anforderungen bei der Speicherung und Aufbewahrung von Inhalten sollen mit RM eingehalten werden. Damit geht die elektronische Aktenführung weit über die normale Archivierung hinaus und stellt sicher, dass die Inhalte unveränderlich sind. Sollten doch einmal Änderungen an Dokumenten nötig sein, müssen diese zuverlässig dokumentiert werden.

Für das elektronische Records Management stehen Programme zur Verfügung, die digitale Medien und herkömmliche physische Archive verwalten. RM-Software bietet beispielsweise Funktionen zur geordneten Ablage von Informationen, Thesaurus- und wortgestützten Identifizierung sowie zum Schutz von Dokumenten oder bestimmten Teilen. Zeitstempel und elektronischen Signaturen ermöglichen die Verwaltung von Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen. Um nachträgliche Veränderung auszuschließen erledigt die RM-Software auch die Speicherung der Daten auf physisch unveränderbaren Medien.

Zwei Standards liefern einen Anforderungskatalog für RM-Systeme: Die von der EU 2001 veröffentlichte MoReq bzw. MoReq2 (Model Requirements for the Management of Electronic Records) beschreibt funktionale Anforderungen an elektronische RM-Systeme. Die im gleichen Jahr erschienene ISO 15489 stellt Management-Richtlinien zur Vorgehensweise für RM zur Verfügung. Ein RM-System im Rahmen einer unternehmensweiten ECM-Ausrichtung sollte unbedingt diese Standards einhalten.

Records Management ist im Übrigen kein Thema, das sich nur auf reine Dokumente bezieht. So wird es zunehmend wichtig, auch Inhalte wie Webcontent revisionssicher zu hinterlegen. Damit lassen sich beispielsweise Änderungsstände einer Website zu einem bestimmten Zeitpunkt dokumentieren – und für gerichtliche Auseinandersetzungen nachweisen.